Secrétaire / Agent(e) d’accueil en clinique

TEMPS PLEIN 24 à 32 heures

Langue parlée: Français et anglais fonctionnel et les autres langues sont assurément un atout!

Mission principale

Assurer un accueil chaleureux et professionnel des patients, gérer les rendez‑vous, la communication avec les patients et les professionnels de santé, ainsi que le suivi administratif et financier de la clinique, tout en respectant la confidentialité des informations médicales. Le poste requiert également un excellent savoir‑être, la capacité à travailler en équipe et à maintenir un environnement de travail positif et respectueux.

Études

DEP en secrétariat ou expérience connexe

Responsabilités principales

Accueil des patients:

• Recevoir les patients à leur arrivée et vérifier que leurs informations sont à jour.


• Demeurer disponible et assurer une présence à l’accueil sur l’heure du midi pour répondre au téléphone et recevoir les patients.


• Enregistrer leur arrivée dans le système informatique et remettre la pochette‑patient à l’infirmière pour le triage.


• Être attentif et réagir rapidement en cas de malaise d’un patient en salle d’attente et le référer à l’infirmière.


• Fournir des attestations de présence aux patients si nécessaire.

Gestion des rendez‑vous:

• Planifier les rendez‑vous annuels, de suivi et d’urgence en coordination avec le personnel médical.


• Gérer les annulations et modifications de rendez‑vous.

Communication et suivi des patients :

• Recevoir tous les appels externes, les filtrer et les acheminer vers la bonne personne ou le bon service.


• Répondre aux courriels des patients et transmettre les informations aux professionnels appropriés.


• Fournir,
  
  
  
  sur demande, les documents ou informations aux patients et enregistrer les interventions dans le dossier électronique.


• Prioriser de répondre au téléphone et s’assurer que les patients ont réponses rapidement à leurs questions et besoins.

Paiement et facturation:

• Gérer les paiements des adhésions et mettre à jour les informations dans le dossier électronique.


• Préparer la facturation après les rendez‑vous et encaisser les paiements.


• Produire et remettre, si demandé, le rapport annuel des honoraires perçus.


• Traiter la perception des honoraires pour les rendez‑vous téléphoniques ou hors heures d’ouverture, et transmettre les preuves de paiement aux patients.

Gestion des documents:

• Traiter le courrier postal reçu et le diriger vers le bon destinataire.


• Numériser les documents médicaux, la correspondance et les notes chronologiques du médecin au dossier médical électronique.


• Faire une vérification à la fin de la tâche pour s’assurer que l’enregistrement du document a bien fonctionné.


• Compléter la numérisation des archives et des dossiers physiques des patients décédés.


• Dossiers d’assurance et transfert de documents :

• Préparer les dossiers d’assurance et d’invalidité, faire vérifier le contenu par le médecin avant envoi.






• Vérifier la validité des autorisations de communication des renseignements personnels lors des demandes de transfert de dossier.


• Facturer le patient ou le tiers selon le cas.

Gestion des horaires des professionnels et des ECG:

• Créer et mettre à jour les horaires des médecins dans le système selon leurs disponibilités.


• Scanner les ECG et transmettre les résultats aux spécialistes, puis les numériser dans le dossier du médecin traitant après interprétation.

Vente et information:

• Présenter de manière claire et précise les services de la clinique, en expliquer le fonctionnement et les tarifs associés aux patients.

Tâches connexes:

• Assurer toute autre tâche administrative ou de soutien demandée afin de contribuer au bon fonctionnement de la clinique.

Compétences et qualités requises :

Savoir-faire professionnel :

• Sens de l’accueil et relation client.


• Rigueur et organisation.


• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.


• Maîtrise des outils informatiques et des systèmes de gestion de dossiers médicaux.


• Discrétion et respect de la confidentialité des informations médicales.

Savoir-être attendu:

• Utiliser un langage approprié et demeurer professionnel en toutes circonstances.


• Savoir gérer son stress et rester calme face aux situations difficiles.


• Avoir une attitude positive envers les collègues et travailler en équipe dans un esprit de coopération et de bienveillance.


• Faire preuve de respect, de courtoisie et de considération pour tous.


• Accueillir les patients avec le sourire dans le visage et dans la voix et maintenir un environnement chaleureux et rassurant.