Relevant de la Direction des affaires étudiantes, la personne occupant l’emploi d’agent.e de soutien administratif classe principale, accomplit un ensemble de travaux administratifs spécialisés qui se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie en rapport avec les dossiers réguliers et spéciaux de la Direction, les travaux administratifs courants, l’accueil et la liaison avec les étudiant.es et la gestion de l'information tant de l'interne que de l'externe.

Spécifique au poste: Notamment, elle assure l’accueil du Service de santé, d’aide psychosociale et financière en veillant au traitement des demandes reçues par courriel, par téléphone et en personne.

Elle agit à titre de personne-ressource de premier plan auprès des personnes étudiantes souhaitant obtenir un accompagnement psychosocial et de santé, financier ou en orientation.

Elle reçoit et traite les différentes demandes et références du SAIDE, du BIP et de différents services en identifiant les besoins et en orientant les étudiant·es vers les ressources appropriées selon le niveau d’urgence et la nature de la demande.

Elle explique l’offre de service et prend rapidement en charge les personnes étudiantes vivant des situations particulières, avec calme, respect et professionnalisme.

Elle joue un rôle pivot dans l’organisation des tâches et la prise de rendez-vous en aide financière ainsi que dans la gestion des demandes psychosociales et des demandes liées à la santé.

Elle effectue un ensemble de travaux en lien avec le bon fonctionnement du service de consultation à l’intérieur de son champ d’activité. À l’aide des outils en place, elle coordonne la gestion des demandes et tient à jour les calendriers Outlook.

Elle appuie l’organisation et participe aux activités de promotion destinées à la communauté étudiante.

Elle organise les réunions, transcrit des textes et des lettres à partir de notes manuscrites.

Elle compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante.

Elle analyse et résume, par écrit ou verbalement, des documents.

Elle rédige les comptes rendus, les procès-verbaux et les documents nécessaires au bon déroulement de divers comités auxquels elle assiste.

Elle oriente et conseille sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire.

Elle assure la logistique des réunions et des activités du service et prépare, au besoin,



les dossiers nécessaires Elle accompagne et forme le nouveau personnel de soutien dans l’utilisation des systèmes de gestion et au niveau des procédures et bonnes pratiques établies.

Elle peut être appelée à organiser le travail du personnel de soutien impliqué dans la réalisation de programmes ou d’opérations techniques dont elle est responsable et à initier ce personnel au travail.

Elle assure les liaisons entre les étudiant.es, les intervenant·es et les collaborateur·trices internes et externes.

Elle élabore, en collaboration avec son équipe de travail, et met à jour des procédures et des outils de travail relatifs à son champ d’activité.

Elle procède à la classification des dossiers et de la documentation et en assure la mise à jour en fonction de la Politique de gestion documentaire, incluant la documentation électronique.

Elle voit à l’élagage et à l’archivage des dossiers.

Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

Elle procède à la production et à la mise à jour des rapports statistiques et des bilans d’activités du Service de consultation.

Elle assure le suivi des dossiers financiers reliés notamment aux budgets ainsi qu’à la préparation de la paie.

Elle réalise des outils de travail pour la Direction adjointe des services de consultation.

Elle collige les informations nécessaires afin d’assurer le contrôle et la vérification des opérations.

Elle prépare les documents nécessaires au suivi des dossiers financiers et à la préparation de la paie. NATURE DU TRAVAIL 1.

Agir à titre de personne-ressource à l’accueil du Service de santé, d’aide psychosociale et financière ; 2.

Assurer le soutien administratif et la coordination des activités du Service de consultation ; 3.

Accueillir le nouveau personnel ; 4.

Effectuer le suivi statistique, administratif et financier ; 5.

Assurer une gestion documentaire efficace et en conformité avec le plan de classification du Collège ; 6.

Toute autre activité connexe sans être limitatif. CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ Qualifications requises Scolarité/Expérience: Diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée notamment en secrétariat ou un diplôme d’études secondaires (DES)



ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente ; Expérience pertinente d'au moins six (6) ans.

Autres conditions exigées: Niveau avancé de la langue française, orale et écrite ; Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique: Microsoft 365 (Word et Excel).

Connaissance des méthodes et des usages propres à la tenue d’un secrétariat.

Qualifications souhaitées Connaissance d'un environnement informatique et outils en bureautique: Microsoft 365 : Power

Point, Teams et Outlook ; Plateformes pédagogiques: Clara et Omnivox ; Autres: Doodle, Microsoft Form, Monkey Survey et Canva.

Orientation service à la clientèle ; Souci du détail ; Discrétion et confidentialité de mise ; Tolérance face aux échéanciers serrés ; Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément ; Autonomie, initiative, sens de la planification, de l’organisation, de l’établissement des priorités et des responsabilités ; Esprit d'équipe et habiletés de relations interpersonnelles ; Sens de l’observation et de l’organisation de l’information ; Capacité d’analyse, de synthèse et de résolution de problèmes ; Intérêt et habileté pour la rédaction, la révision linguistique et la mise en page de textes ; Être en mesure de déterminer la priorité des demandes et les traiter en fonction des priorités et des échéanciers. TESTS REQUIS Réussite des tests de français et de connaissances REMARQUES a { text-decoration: none; color: #464feb; } tr th, tr td { border: 1px solid #e6e6e6; } tr th { background-color: #f5f5f5; } L'échelon dans l'échelle salariale est déterminée en fonction du niveau de scolarité et de l’expérience de la personne candidate.

Veuillez noter que cet affichage prend fin à 16 h à la date de clôture indiquée.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue. ACCÈS À L'ÉGALITÉ EN EMPLOI Le Collège Ahuntsic est fier de s’engager pour l’égalité des chances en emploi.

Nous appliquons un programme d’accès à l’égalité pour les groupes en quête d’équité dont les femmes, les Premiers Peuples, les membres des minorités ethniques et visibles, les membres de la communauté de la diversité sexuelle et de genre ainsi que les personnes en situation de handicap.

Nous déployons des mesures sécurisantes et personnalisées tout au long de votre parcours professionnel.

Rejoignez-nous et contribuez à mettre de l’avant un environnement inclusif et dynamique!

📌 Agent·e de soutien administratif, classe principale (Service de santé, d’aide psychosociale et financière) (Montreal)
🏢 Collège Ahuntsic
📍 Montreal