Aperçu du rôle

L’administrateur(trice) OSP soutient le processus de développement des propositions de BPA de bout en bout, de l’identification des opportunités jusqu’au suivi des propositions, à la coordination des partenaires et au soutien documentaire. Ce rôle exige de solides compétences organisationnelles ainsi qu’une collaboration étroite avec les chefs techniques, les responsables de discipline et le/la rédacteur(trice)/coordonnateur(trice) aux propositions.

Responsabilités principales

Veille et suivi des opportunités

- Surveiller quotidiennement les sites d’appels d’offres (RFP) et les portails d’approvisionnement afin d’identifier de nouvelles opportunités.
- Gérer les abonnements aux appels d’offres, les notifications et les alertes par mots-clés.
- Identifier et diffuser les opportunités pertinentes, y compris les sommaires SEEV et les listes de soumissionnaires ayant retiré les documents d’appel d’offres (plan takers lists).
- Effectuer les suivis auprès des parties prenantes décisionnelles afin d’obtenir rapidement les décisions de type Go/No-Go.
- Maintenir et mettre à jour le registre des propositions OSP de Toronto, y compris les mises à jour des addendas.
- Maintenir et mettre à jour divers systèmes d’information OSP.

Coordination avec les partenaires et les architectes





- Maintenir et mettre à jour la liste de contacts des architectes
- Initier et gérer les démarches auprès des partenaires lorsqu’une opportunité nécessite une collaboration avec un architecte, en travaillant avec les parties prenantes internes pour identifier le partenaire le mieux adapté à chaque projet
- Créer et maintenir la feuille des exigences client/architecte pour chaque proposition

Soutien aux propositions

- Participer à la préparation des ébauches de lettres d’honoraires
- Soutenir la mise à jour et le maintien des curriculum vitæ
- Soutenir la mise à jour des fiches de projets
- Fournir un soutien général en coordination administrative et documentaire tout au long du cycle de vie des propositions

Maîtrise technique

- Connaissance avancée de Microsoft Office
- SharePoint
- Confortable avec l'usage des outils d’intelligence artificielle (IA)
- Connaissance d'Adobe
- Expérience avec les logiciels d’automatisation de documents et de propositions

Compétences interpersonnelles

- Excellente attention aux détails
- Grande capacité de gestion des priorités et du temps
- Forte aptitude à la révision et à la correction de documents
- Excellentes compétences en communication et en collaboration interfonctionnelle

#J-18808-Ljbffr

📌 Offres de services - Adjoint.e administratif.ve (Toronto)
🏢 Colonial Group
📍 Toronto