Aperçu du rôle
L’administrateur(trice) OSP soutient le processus de développement des propositions de BPA de bout en bout, de l’identification des opportunités jusqu’au suivi des propositions, à la coordination des partenaires et au soutien documentaire. Ce rôle exige de solides compétences organisationnelles ainsi qu’une collaboration étroite avec les chefs techniques, les responsables de discipline et le/la rédacteur(trice)/coordonnateur(trice) aux propositions.

Responsabilités principales
Veille et suivi des opportunités

Surveiller quotidiennement les sites d’appels d’offres (RFP) et les portails d’approvisionnement afin d’identifier de nouvelles opportunités.

Gérer les abonnements aux appels d’offres, les notifications et les alertes par mots-clés.

Identifier et diffuser les opportunités pertinentes, y compris les sommaires SEEV et les listes de soumissionnaires ayant retiré les documents d’appel d’offres (plan takers lists).

Effectuer les suivis auprès des parties prenantes décisionnelles afin d’obtenir rapidement les décisions de type Go/No-Go.

Maintenir et mettre à jour le registre des propositions OSP de Toronto, y compris les mises à jour des addendas.

Maintenir et mettre à jour divers systèmes d’information OSP.

Coordination avec les partenaires et les architectes





Maintenir et mettre à jour la liste de contacts des architectes

Initier et gérer les démarches auprès des partenaires lorsqu’une opportunité nécessite une collaboration avec un architecte, en travaillant avec les parties prenantes internes pour identifier le partenaire le mieux adapté à chaque projet

Créer et maintenir la feuille des exigences client/architecte pour chaque proposition

Soutien aux propositions

Participer à la préparation des ébauches de lettres d’honoraires

Soutenir la mise à jour et le maintien des curriculum vitæ

Soutenir la mise à jour des fiches de projets

Fournir un soutien général en coordination administrative et documentaire tout au long du cycle de vie des propositions

Maîtrise technique

Connaissance avancée de Microsoft Office

SharePoint

Confortable avec l'usage des outils d’intelligence artificielle (IA)

Connaissance d'Adobe

Expérience avec les logiciels d’automatisation de documents et de propositions

Compétences interpersonnelles

Excellente attention aux détails

Grande capacité de gestion des priorités et du temps

Forte aptitude à la révision et à la correction de documents

Excellentes compétences en communication et en collaboration interfonctionnelle

#J-18808-Ljbffr

📌 Offres de services - Adjoint.e administratif.ve (Ontario)
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