L'ICIS

L’ICIS regroupe des leaders d’opinion passionnés par les données qui veulent apporter leur contribution au milieu de la santé. À titre d’organisme autonome sans but lucratif, nous collaborons avec nos partenaires au partage d’informations essentielles sur les systèmes de santé du Canada pour éclairer les décisions au profit de la santé des Canadiens. À titre d’employé de l’ICIS, vous jouerez un rôle déterminant dans l’évolution du système de santé canadien.

L’ICIS offre un milieu de travail exceptionnel où diversité, respect, intégrité, collaboration et innovation sont valorisés. Consultez notre strategie sur l'équité, la diversité et l'inclusion qui décrit les efforts que nous déployons pour créer un environnement plus inclusif et accueillant en misant sur nos apprentissages, notre gouvernance et nos pratiques.

L'ICIS, sachant ce qui importe à ses employés, offre une gamme d'avantages, , notamment :

- L’adhésion au régime de retraite HOOPP (à prestations déterminées)
- Un programme de planification de la retraite
- Un régime de vacances généreux pour les employés permanents ou contractuels à long terme
- Un équilibre travail-vie personnelle
- Un programme de planification de carrière
- Un programme d’apprentissage et de perfectionnement professionnel
- Un régime d’avantages sociaux flexible dès le premier jour de travail pour les employés permanents ou contractuels à long terme

Pourquoi ce rôle est-il key ? L’adjoint administratif principal apporte son soutien au vice-président dans la supervision de tous les aspects de l’administration du bureau. Il détermine entre autres l’ordre de priorité des activités et assure le transfert d’information à destination et en provenance du bureau. De plus, il est appelé à s’assurer que le vice-président est au fait des problèmes urgents et des questions délicates.

L’adjoint administratif principal traite lui-même une vaste gamme de questions, comme la désignation d’un responsable pour des priorités précises. Il s’adapte rapidement aux priorités changeantes et fait preuve de jugement au moment d’évaluer l’urgence et l’importance de diverses questions.

Quelles seront vos responsabilités ?

1. Assurer un soutien administratif de haut niveau et organiser les activités quotidiennes du vice-président. Le titulaire est appelé, entre autres, à gérer l’horaire du vice-président, à trier l’information et les demandes reçues,



à traiter la correspondance de l’ébauche jusqu’à la version définitive, à recueillir et préparer le matériel dont se servira le vice-président lors des réunions, à rédiger les procès-verbaux et à organiser les déplacements.
2. Assurer un soutien administratif pour d’autres membres du personnel du Secteur (à la demande du vice-président et au besoin), notamment commander les fournitures de bureau, préparer les salles de réunion externes, réserver les services de traiteurs, organiser les déplacements et l’hébergement des participants internes et externes pour les réunions et les événements, préparer les demandes de remboursement des frais de déplacement, ainsi que traiter le courrier externe et interne et les livraisons par messagerie.
3. Traiter les contrats et les paiements aux consultants, préparer les factures, gérer le décaissement et le rapprochement de comptes pour les cartes AMEX et le fond de caisse, préparer et traiter les frais professionnels et de déplacement, et initier et surveiller les virements bancaires.
4. Traiter avec les intervenants internes et externes de tous les niveaux et agir à titre de premier contact pour les demandes adressées au bureau. Rédiger les réponses aux demandes générales non techniques, les accusés de réception et les réponses provisoires. Assurer la révision de divers types de correspondance, de rapports, etc.
5. Attribuer des tâches au personnel temporaire selon les besoins, y compris aux étudiants stagiaires, et assurer l’orientation et la formation du personnel sur diverses fonctions informatiques.
6. Interpréter les politiques et procédures administratives de l’organisme et traiter d’autres questions, le cas échéant.
7. Organiser et assurer le maintien des systèmes de classement pour le Secteur, y compris l’archivage des documents conformément aux lignes directrices en matière de gestion de dossiers.
8. Assurer la liaison avec les fournisseurs et réaliser des analyses comparatives des coûts liés à l’utilisation de divers équipements de bureau, de mobilier et d’appareils électroménagers, et formuler des recommandations à la haute direction.



Créer et gérer divers comptes auprès des fournisseurs qui offrent des services au Secteur (p. ex. les hôtels et autres lieux utilisés pour les conférences régionales semestrielles).

Que mettriez-vous à profit ?

- Diplôme d’études collégiales, de préférence en administration des affaires ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.
- Au moins 3 ans d’expérience administrative pertinente auprès de cadres supérieurs.
- Aptitudes à gérer une multitude de priorités et à répondre aux exigences urgentes.
- Beaucoup d’initiative, de discernement, de discrétion et de tact.
- Entregent et excellentes aptitudes pour la communication. Capacité à collaborer efficacement avec des collègues et des cadres supérieurs situés dans divers endroits et fuseaux horaires.
- Aptitudes manifestes en matière d’organisation et de gestion du temps, et capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément dans un environnement dynamique et exigeant.
- Connaissance pratique de la structure de l’organisme, et des initiatives et protocoles en cours.
- Excellentes aptitudes pour la planification et la négociation.
- Capacité à répondre aux exigences occasionnelles de déplacement et à travailler selon un horaire flexible (p. ex. certains soirs ou week-ends en périodes de travail intense).
- Bonne connaissance pratique des applications de Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint) et des messageries électroniques.

Compétences de base

- Bureau principal : Toronto ou Ottawa
- Se conformer à toutes les politiques en milieu de travail de l’ICIS, y compris celles relatives au respect de la vie privée et à la confidentialité.
- Maîtrise des deux langues officielles.

Declaration Pour en savoir plus sur cette offre ou sur d'autres excellentes possibilités, visitez-nous au www.icis.ca et parcourez notre section Carrières.

Nous remercions tous les postulants, mais nous ne communiquerons qu’avec les candidats retenus.

L’utilisation dans le présent document de la forme masculine ou féminine, selon le contexte, a pour seul but d’alléger le texte.

Équité en emploi

L’ICIS veille à offrir un milieu de travail inclusif, sans obstacle et accessible, notamment en prenant les mesures d’adaptation nécessaires à une participation équitable aux processus de recrutement et de sélection. Par conséquent, si vous avez des besoins spéciaux, nous nous efforcerons d’y répondre.

📌 Adjoint administratif principal, Relations avec les gouvernements et Partenariats stratégiques (Toronto)
🏢 Canadian Institute for Health Information
📍 Toronto