Administrative Assistant – Spine Surgery Clinic

CSI Neuro – Montreal, QC

Full time | Permanent | On-site

About CSI Neuro

CSI Neuro is a private clinic specializing in the assessment and treatment of spinal conditions. Our team provides personalized patient care, from the initial consultation through surgery and postoperative follow-up.

We are looking for an Administrative Assistant to work directly with our surgeon and contribute to the efficient coordination of clinical and surgical activities.

This is a key position within a small, dynamic team and is particularly well suited to someone who is organized, independent, skilled, and comfortable working in a medical environment where priorities can change quickly.

Main Responsibilities The Administrative Assistant will be responsible for:

- Managing patient calls, emails, and requests;
- Scheduling and coordinating appointments and medical follow-ups;
- Communicating with patients before and after their consultations;
- Preparing and maintaining accurate and up-to-date patient files;
- Collecting the documentation required for consultations, including imaging, medical reports, referrals, and other relevant records;
- Coordinating diagnostic tests, spinal injections, consultations, and other services requested by the surgeon;
- Assisting with the administrative coordination of surgeries, including communication with patients and the various healthcare providers involved;
- Providing patients with preoperative information and documentation;
- Ensuring that all required forms, documents, and instructions are completed prior to surgery;
- Coordinating administrative follow-up after surgery;
- Preparing medical and administrative documents as directed by the surgeon;
- Maintaining professional communication with referring physicians, clinics, hospitals, surgical centres, and other healthcare professionals;
- Following up as needed to ensure that patient files are complete and up to date;
- Working closely with the surgeon, Clinic Manager, and other members of the team;
- Contributing to the continuous improvement of the clinic’s administrative processes and organization.

Candidate Profile

We are looking for someone who is reliable, highly organized, and proactive, with the ability to manage multiple files and priorities while maintaining an excellent level of patient service.

Essential Skills and Qualities

- Excellent organizational and time-management skills;
- Strong attention to detail and consistent follow-through;
- Ability to work independently and take initiative;
- Excellent communication and customer service skills;
- Professionalism, discretion, and respect for confidentiality;
- Ability to manage multiple tasks in a busy clinical environment;
- Ability to learn new processes and computer systems quickly;
- Good judgment and the ability to recognize matters requiring prompt attention;
- A positive, collaborative, and solution-oriented approach.

Requirements

- Relevant experience in administration, medical administration, clinical coordination, or a similar position;
- Excellent command of both English and French, written and spoken, as the clinic serves both English- and French-speaking patients;
- Strong general computer skills;
- Comfort working with electronic patient files, email, calendars, and document-sharing platforms;
- Ability to work in office in Montreal.





Previous experience in a medical clinic, specialist physician’s office, or surgical environment is considered a strong asset.

Previous knowledge of spine surgery is not required. Training on the clinic’s processes and procedures will be provided.

What We Offer

- A stable position within a specialized medical clinic;
- A professional, close-knit work environment;
- A varied role with meaningful responsibilities;
- Training tailored to the clinic’s processes;
- The opportunity to progressively develop expertise in medical and surgical coordination;
- A work environment where autonomy, initiative, and continuous improvement are valued.

Schedule

Full-time – Monday to Friday

Work is primarily on-site at the clinic.

Compensation

Competitive salary based on experience and qualifications.

How to Apply

Please submit your resume along with a few lines explaining your interest in the position.

We are looking for someone interested in becoming a long-term member of our team and playing an important role in the clinic’s day-to-day organization and in supporting our patients throughout their care.

Assistante administrative – Clinique de chirurgie de la colonne vertébrale

CSI Neuro – Montréal, QC

Temps plein | Poste permanent | En présentiel

À propos de CSI Neuro

CSI Neuro est une clinique privée spécialisée dans l’évaluation et le traitement des pathologies de la colonne vertébrale. Notre équipe offre une prise en charge personnalisée des patients, de la consultation initiale jusqu’au suivi après chirurgie.

Nous recherchons une assistante administrative pour travailler directement avec notre chirurgien et contribuer à la coordination efficace des activités cliniques et chirurgicales.

Il s’agit d’un poste clé au sein d’une petite équipe dynamique, qui convient particulièrement à une personne organisée, autonome, professionnelle et à l’aise dans un environnement médical où les priorités peuvent évoluer rapidement.

Principales responsabilités

L’assistante administrative sera notamment responsable de :

- Gérer les appels, courriels et demandes des patients;
- Planifier et coordonner les rendez-vous et suivis médicaux;
- Assurer la communication avec les patients avant et après leur consultation;
- Préparer et maintenir à jour les dossiers des patients;
- Recueillir les documents nécessaires aux consultations : imagerie, rapports médicaux, références et autres documents pertinents;
- Coordonner les examens, infiltrations, consultations ou autres services demandés par le chirurgien;
- Participer à la coordination administrative des chirurgies, incluant la communication avec les patients et les différents intervenants;
- Transmettre les informations et documents préopératoires aux patients;
- Assurer le suivi des documents, formulaires et consignes nécessaires avant une chirurgie;
- Effectuer les suivis administratifs après la chirurgie;




- Préparer différents documents médicaux et administratifs selon les indications du chirurgien;
- Assurer une communication professionnelle avec les médecins référents, cliniques, hôpitaux, centres de chirurgie et autres professionnels de la santé;
- Effectuer les suivis administratifs nécessaires afin que les dossiers soient complets et à jour;
- Collaborer étroitement avec le chirurgien, la gestionnaire de clinique et les autres membres de l’équipe;
- Participer à l'amélioration continue de l’organisation et des processus administratifs de la clinique.

Profil recherché

Nous recherchons avant tout une personne fiable, extrêmement organisée et proactive, capable de gérer plusieurs dossiers simultanément tout en maintenant un excellent niveau de service auprès des patients.

Compétences et qualités essentielles

- Excellentes capacités d’organisation et de gestion des priorités;
- Grande attention aux détails et rigueur dans les suivis;
- Capacité à travailler de façon autonome et à prendre des initiatives;
- Excellentes aptitudes en communication et en service à la clientèle;
- Professionnalisme, discrétion et respect de la confidentialité;
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement clinique actif;
- Facilité à apprendre de nouveaux processus et outils informatiques;
- Bon jugement et capacité à déterminer ce qui nécessite une attention rapide;
- Attitude positive, collaborative et orientée vers les solutions.

Exigences

- Expérience pertinente en administration, secrétariat médical, coordination clinique ou dans un poste similaire;
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit, puisque la clinique dessert une clientèle francophone et anglophone;
- Bonne maîtrise des outils informatiques courants;
- Aisance avec la gestion de dossiers électroniques, les courriels, les calendriers et les plateformes de partage de documents;
- Capacité à travailler en présentiel à Montréal.

Une expérience dans une clinique médicale, un cabinet de médecin spécialiste ou un environnement chirurgical constitue un atout important.

Une connaissance préalable de la chirurgie de la colonne vertébrale n’est pas nécessaire. Une formation sur les processus et le fonctionnement de la clinique sera offerte.

Ce que nous offrons

- Un poste stable au sein d’une clinique spécialisée;
- Un environnement professionnel à taille humaine;
- Un rôle diversifié avec de réelles responsabilités;
- Une formation adaptée aux processus de la clinique;
- La possibilité de développer progressivement une expertise en coordination médicale et chirurgicale;
- Un environnement où l’autonomie, l’initiative et l’amélioration des processus sont valorisées.

Horaire

Temps plein – du lundi au vendredi

Travail principalement en présentiel à la clinique.

Rémunération

Salaire compétitif, établi selon l’expérience et les qualifications de la candidate ou du candidat.

Candidature

Veuillez soumettre votre CV accompagné de quelques lignes expliquant votre intérêt pour le poste.

Nous recherchons une personne qui souhaite s’investir à long terme au sein de notre équipe et jouer un rôle important dans l’organisation quotidienne de la clinique et l’accompagnement de nos patients.

Pay: $19.76-$31.06 per hour

Expected hours: 37.5 per week

Work Location: In person

📌 Administrative Assistant (Westmount)
🏢 CSI Neuro
📍 Westmount