Horaire : Du lundi au vendredi, de 10 h à 18 h Le titulaire du poste est responsable de la documentation et de la tenue des dossiers administratifs. Il soutient les activités quotidiennes de transport en veillant à ce que les dossiers de voyage, les documents d’expédition et les données du système soient complets, exacts et correctement archivés. Relevant du superviseur du transport, l’associé(e) veille à l’intégrité de la documentation, contribue aux audits et assure le suivi administratif nécessaire afin de favoriser le bon déroulement des opérations de transport et l’exactitude des rapports.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

- Gestion des dossiers de voyage et de la documentation
- Préparer, assembler et gérer les dossiers de voyage quotidiens pour les chauffeurs, les propriétaires-exploitants et les transporteurs tiers.
- Numériser, indexer et archiver les documents d’expédition entrants et sortants.
- Numériser et archiver les preuves de livraison (POD) et les connaissements (BOL).
- S’assurer que tous les documents requis pour les voyages et les expéditions sont complets, exacts et correctement classés.

- Exactitude des données et soutien aux audits

- Effectuer les audits Provision ainsi que d’autres vérifications de l’exactitude des données, au besoin.
- Valider la documentation et les données du système afin de s’assurer qu’elles correspondent aux activités opérationnelles.
- Identifier les écarts dans les données, les documents manquants ou les erreurs, et signaler les problèmes afin qu’ils soient corrigés.
- Contribuer au respect des exigences en matière de documentation, d’audit et de conservation des dossiers.

- Soutien au suivi OS&D;, au service à la clientèle et aux rapports

- Soutenir le suivi et la documentation des dossiers OS&D; en recueillant et en organisant les documents requis.
- Contribuer aux rapports liés au service en compilant la documentation et les données nécessaires.
- Fournir un soutien administratif dans le cadre des enquêtes et des suivis liés au service, au besoin.
- Maintenir des dossiers bien organisés afin de répondre aux besoins de rapports internes et externes.

- Soutien administratif et opérationnel

- Soutenir les opérations de transport en effectuant diverses tâches administratives et en préparant des rapports,



au besoin.
- Aider les superviseurs et les gestionnaires à préparer les données et à répondre aux demandes de documentation.
- Maintenir des systèmes de classement électroniques et physiques organisés.
- Respecter les procédures établies et signaler les problèmes lorsque les normes de documentation ne sont pas respectées.

QUALIFICATIONS

- De 1 à 3 ans d’expérience dans un poste en logistique, en transport, en administration ou en soutien aux opérations.
- Grande attention aux détails et souci élevé de l’exactitude.
- Aisance avec les systèmes de numérisation, les outils de gestion documentaire et les tableurs.
- Capacité à effectuer des tâches routinières avec constance dans un environnement dynamique.
- Excellentes aptitudes en organisation et en gestion du temps.
- Bonnes aptitudes en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.

INDICATEURS DE RÉUSSITE

- Dossiers de voyage quotidiens complets et exacts.
- Niveau élevé d’exactitude de la documentation et bons résultats lors des audits.
- Numérisation et archivage rapides et précis des preuves de livraison (POD), des connaissements (BOL) et des documents d’expédition.
- Soutien précis au suivi OS&D; et aux rapports liés au service.
- Réduction des corrections et des suivis nécessaires en raison d’erreurs de documentation ou de données.

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