SHĀB STUDIO | Montréal, QC

30 hours/week | 5 days/week | On-site

ABOUT SHĀB

SHĀB is not just a gym.

We’re a functional training studio built around movement, strength, and longevity.

Our goal is easy: train your body to be better at life.

We believe training shouldn't only be about how you look today. It should be about how you move, feel, perform, and age. We want our members to become stronger, more capable, more mobile, and more confident — not just for the next few months, but for the years ahead.

At SHĀB, you’ll find functional training, strength & conditioning, HYROX, bootcamp, calisthenics, mobility, Reformer Pilates, and more. Different disciplines, one philosophy: build a body that works.

We’re growing, and we’re looking for someone who wants to grow with us.

THE ROLE

We’re looking for a Studio Administrator & Client Services Coordinator who will be an important part of the SHĀB experience.

You’ll be one of the first people our members interact with and a key connection between our clients, coaches, and management team.

This is not a role where you simply sit behind a desk and wait for someone to walk in.

We’re looking for someone who is proactive, organized, people-oriented, and takes ownership. Someone who notices what needs to be done, follows up without being asked, communicates clearly, and genuinely cares about the people who walk through our doors.

A big part of the role will be managing the administrative side of Personal Training, coordinating with our coaches, and making sure our clients receive a seamless experience from their first interaction with SHĀB to their ongoing training.

WHAT YOU'LL DO

CLIENT EXPERIENCE

- Welcome members, clients, and guests and make them feel at home at SHĀB.
- Be a friendly and reliable point of contact for our community.
- Respond to client questions and requests.
- Manage client follow-ups, bookings, scheduling changes, and general inquiries.
- Help create a consistent, organized, and welcoming client experience.
- Notice when something isn't right and take the initiative to fix it.

PERSONAL TRAINING ADMINISTRATION

- Coordinate PT schedules between clients and coaches.
- Manage PT bookings, changes, and follow-ups.
- Communicate with clients regarding their sessions, packages, and scheduling.
- Keep PT information and administrative details organized.
- Follow up with clients and coaches to make sure nothing falls through the cracks.
- Support the overall PT experience from booking to ongoing communication.

COACH COORDINATION

- Act as an administrative point of contact for our coaches.
- Communicate schedules, updates, and important studio information.
- Help coordinate coach availability and scheduling changes.
- Follow up on client-related or operational items with coaches.
- Help keep communication between management, coaches, and clients clear and organized.

STUDIO ADMINISTRATION

- Support day-to-day front desk and studio operations.
- Assist with memberships, bookings, and client accounts.
- Maintain accurate and organized records.
- Handle ongoing administrative tasks and follow-ups.
- Support management with projects and operational needs.
- Help identify ways to make our systems and client experience better.

WHO YOU ARE

You’re someone who

- Is extremely organized and loves keeping things in order.
- Communicates clearly and confidently.
- Is naturally warm, friendly, and approachable.
- Takes initiative instead of waiting to be told what to do.
- Can manage multiple things at once without losing track of details.
- Is comfortable speaking with both clients and coaches.
- Is reliable and follows through.
- Knows how to handle problems calmly and find solutions.
- Cares about the details because you understand that the little things shape the client experience.
- Enjoys being around fitness, movement, wellness, and an active community.
- Wants to be part of a growing brand rather than simply clocking in and out.

Previous experience in administration, customer service, hospitality, fitness, wellness, or a similar environment is an asset. Experience with scheduling platforms, CRMs,



and other digital tools is also an asset.

WHY SHĀB?

Because we’re building something different.

We want SHĀB to be a place where people come to train, improve, connect, and become better versions of themselves.

We care about performance, but we also care about longevity. We want our members to be able to run, lift, jump, move, play, travel, and live their lives with a body they can rely on — at 25, 35, 50, 70, and beyond.

And that philosophy extends to our team too.

We’re looking for people who care about what they do, take pride in their work, and want to contribute to a community that is constantly evolving.

If that sounds like you, we’d love to meet you.

DETAILS

Position: Studio Administrator & Client Services Coordinator

Location: Montréal, QC

Schedule: 30 hours/week, 5 days/week

Type: Part-time, on-site To apply:

Send us your CV/resume and a short introduction telling us a little about yourself, your experience, and why you think you’d be a good fit for SHĀB.

SHĀB STUDIO | Montréal, Québec

30 heures/semaine | 5 jours/semaine | En présentiel

QUI SOMMES-NOUS ?

SHĀB, c’est bien plus qu’un gym.

Nous sommes un studio d’entraînement fonctionnel où le mouvement, la force et la longévité sont au cœur de notre philosophie.

Notre mission est simple : entraîner son corps pour mieux vivre.

Nous croyons que l’entraînement ne devrait pas seulement être une question d’apparence physique. Il devrait nous permettre de mieux bouger, de nous sentir mieux, d’améliorer nos performances et de vieillir en meilleure santé.

Nous voulons aider nos membres à devenir plus forts, plus mobiles, plus confiants et plus autonomes, non seulement aujourd’hui, mais pour les années à venir.

Chez SHĀB, nous proposons différentes disciplines : entraînement fonctionnel, musculation et conditionnement physique, HYROX, bootcamp, callisthénie, mobilité, Pilates Reformer et bien plus encore.

Différentes disciplines, une seule philosophie : développer un corps fort, fonctionnel et capable de nous accompagner tout au long de notre vie.

Nous sommes en pleine croissance et nous recherchons une personne qui souhaite évoluer avec nous et contribuer à notre communauté.

LE POSTE

Nous recherchons un(e) coordonnateur(trice) administratif(ve) et expérience client qui jouera un rôle essentiel dans le bon fonctionnement quotidien de SHĀB.

Tu seras l'un des premiers points de contact de nos membres et assureras le lien entre nos clients, nos entraîneurs et notre équipe de gestion.

Ce poste va bien au-delà d'un rôle traditionnel à la réception.

Nous recherchons une personne proactive, organisée, autonome et à l'aise avec les gens. Quelqu'un qui prend des initiatives, assure les suivis nécessaires, communique efficacement et se soucie réellement de l'expérience de chaque personne qui franchit nos portes.

Une partie importante du poste sera consacrée à la gestion administrative de l'entraînement privé (PT), à la coordination avec nos entraîneurs et au suivi de nos clients.

TES RESPONSABILITÉS

Expérience client et communication

- Accueillir chaleureusement les membres, les clients et les visiteurs.
- Être une personne-ressource fiable et accessible pour notre communauté.
- Répondre aux questions et aux demandes des clients de manière professionnelle.
- Assurer les suivis, gérer les réservations et les modifications d'horaire.
- Offrir une expérience client positive, personnalisée et cohérente.
- Prendre l'initiative de résoudre les problèmes et de répondre aux besoins des membres.

Gestion administrative de l'entraînement privé (PT)

- Coordonner les horaires et les séances entre les clients et les entraîneurs.




- Gérer les réservations, les modifications et les suivis des séances.
- Communiquer avec les clients concernant leurs séances, leurs forfaits et leurs horaires.
- Assurer une gestion rigoureuse des dossiers et des informations liés à l'entraînement privé.
- Effectuer les suivis nécessaires auprès des clients et des entraîneurs.
- Veiller au bon déroulement de l'ensemble des opérations administratives liées au PT.

Coordination des entraîneurs

- Agir comme point de contact administratif auprès de nos entraîneurs.
- Communiquer les horaires, les changements et les informations importantes concernant le studio.
- Coordonner les disponibilités et les modifications d'horaire.
- Assurer les suivis liés aux clients et aux besoins opérationnels.
- Faciliter la communication entre les entraîneurs, les clients et l'équipe de gestion.

Administration et opérations du studio

- Participer au bon fonctionnement quotidien de la réception et du studio.
- Assurer la gestion des réservations, des abonnements et des dossiers clients.
- Maintenir des dossiers et des informations à jour et bien organisés.
- Effectuer les tâches administratives et les suivis quotidiens.
- Soutenir l'équipe de gestion dans différents projets et besoins opérationnels.
- Contribuer à l'amélioration continue de nos processus et de l'expérience client.

LE PROFIL RECHERCHÉ Tu es une personne qui :
- Est extrêmement organisée et possède un excellent souci du détail.
- Communique clairement, autant à l'oral qu'à l'écrit.
- Est naturellement chaleureuse, accueillante et à l'aise avec les gens.
- Fait preuve d'autonomie et prend des initiatives sans attendre qu'on lui dise quoi faire.
- Sait gérer plusieurs tâches simultanément et établir ses priorités.
- Est à l'aise pour communiquer avec les clients et les entraîneurs.
- Est fiable, ponctuelle et assure toujours les suivis nécessaires.
- Sait garder son calme et trouver des solutions face aux imprévus.
- Accorde une grande importance à la qualité du service et à l'expérience client.
- S'intéresse à l'entraînement, au mouvement, au bien-être et à un mode de vie actif.
- Souhaite faire partie d'une entreprise en pleine croissance et contribuer activement à son développement.

Les atouts :

- Expérience en administration, en service à la clientèle, en hôtellerie, dans le domaine du fitness ou du bien-être.
- Expérience avec les logiciels de réservation, les systèmes CRM et les outils numériques.
- Excellente maîtrise du français et de l'anglais.

POURQUOI REJOINDRE SHĀB ? Parce que nous construisons quelque chose de différent.

Nous voulons que SHĀB soit un endroit où les gens viennent s'entraîner, progresser, se dépasser et créer des liens.

Nous accordons autant d'importance à la performance qu'à la longévité. Notre objectif est que nos membres puissent courir, soulever des charges, sauter, bouger, voyager et profiter pleinement de leur vie avec un corps sur lequel ils peuvent compter, à 25, 35, 50, 70 ans et bien au-delà.

Et cette philosophie s'applique également à notre équipe.

Nous recherchons des personnes passionnées par ce qu'elles font, qui sont fières de leur travail et qui souhaitent contribuer à une communauté dynamique, humaine et en constante évolution.

Si tu partages notre vision et que tu as envie de faire partie de l'aventure SHĀB, nous aimerions te rencontrer.

INFORMATIONS SUR LE POSTE

Poste : Coordonnateur(trice) administratif(ve) et expérience client

Lieu : SHĀB STUDIO, Montréal

Horaire : 30 heures par semaine, réparties sur 5 jours

Type de poste : Temps partiel, en présentiel

POUR POSTULER

Fais-nous parvenir ton CV ainsi qu'une courte présentation de toi, de ton expérience et des raisons pour lesquelles tu aimerais rejoindre l'équipe SHĀB.

Pay: $20.00-$24.00 per hour

Expected hours: 30.0 – 40.0 per week

Benefits

- Flexible schedule
- Paid time off

Application question(s):
- Why Shāb and why do you think you are a good fit?

Language:
- English (required)
- French (required)

Work Location: In person

📌 Coordonnateur(trice) administratif(ve) et expérience client
🏢 Shab
📍 Montreal