Titre : Coordonnateur(trice) administrative de projets

Horaire suggéré : 30 à 35 heures par semaine

Mode de travail : principalement en présentiel, particulièrement durant la formation

Responsabilités principales

Poste

- Temps plein
- 100 % présentiel
- Bureaux de construction (commercial / industriel) au centre-ville de Montréal
- Salaire visé : 48 000 $ à 58 000 $ selon l’expérience

Profil recherché
- Adjointe administrative / secrétaire autonome, organisée et débrouillarde
- Idéalement 3 à 7 ans d’expérience
- Expérience en construction, entrepreneur général ou PME : gros atout
- Français impeccable
- Anglais fonctionnel
- À l’aise dans un environnement où il faut gérer plusieurs dossiers en même temps

Compétences et outils
- Outlook
- Excel
- Word / Microsoft Office
- QuickBooks
- Classement et organisation documentaire
- Gestion des courriels et appels
- Suivis administratifs

Responsabilités envisagées
- Soutien administratif général
- Gestion et classement des documents de projets
- Suivis avec fournisseurs et sous-traitants
- Préparation et suivi de documents reliés aux soumissions et appels d’offres
- Contrats
- Bons de commande
- Changements / extras
- Factures
- Un peu de comptabilité et soutien aux comptes payables / recevables
- Suivis CCQ / CNESST au besoin
- Soutien aux opérations et à l’équipe de gestion
- Préparer les bons de commande à partir des soumissions acceptées.




- Vérifier le fournisseur, le projet, la portée, le montant, les taxes et les exclusions.
- Produire les bons de commande amendés lorsque la portée ou le prix change.
- Préparer les contrats CCDC à partir des informations que vous fournissez : client, projet, prix, échéancier, professionnel et documents contractuels.
- Maintenir les versions brouillon, révisée et signée de chaque contrat.
- Préparer les factures et demandes de paiement progressives.
- Calculer les taxes, retenues contractuelles, montants antérieurement facturés et soldes.
- Préparer les factures finales et les factures de travaux supplémentaires.
- Recevoir et classer les factures des fournisseurs et sous-traitants.
- Vérifier chaque facture par rapport au bon de commande et aux modifications autorisées.
- Identifier les écarts et vous les soumettre avant paiement.
- Tenir un registre des factures reçues, approuvées, contestées et payées.
- Effectuer les communications administratives avec les clients, professionnels, fournisseurs et sous-traitants.
- Classer les documents dans le bon dossier de projet.
- Préparer les communications pour votre révision avant tout envoi key.

Nous offrons un environnement de travail plaisant et flexible. Rémunération : 48 000,00$ à 60 000,00$ par an

Avantages

- Heures d'arrivée et de départ flexibles
- Tenue Décontractée

Lieu du poste : En présentiel

📌 Coordonnatrice administrative de projets (Montreal)
🏢 Construction MADA
📍 Montreal