POSTE : Personne agente de suivi administratif et financier

STATUT : Poste temporaire à temps plein (35 heures/semaine), pour une durée d'une année

LIEU DE TRAVAIL : Montréal, Québec

DATE DE DÉBUT : Dès que possible

NO DU CONCOURS : SPI-AAF-09-26

FIN DU CONCOURS: Vendredi 9 octobre 2026 à 17 h HE

POUR POSTULER : Faire parvenir un CV, accompagné d’une lettre de présentation à : [email protected]

NOTRE SITE WEB : www.devp.org

Nous encourageons les membres des groupes d'équité en matière d'emploi à poser leur candidature.

Seules les personnes candidates ayant le droit de travailler au Canada seront considérées pour ce poste.

L'ORGANISATION

Développement et Paix – Caritas Canada est l’organisation officiel de solidarité internationale de l’Église catholique canadienne et l’une des principales organisations canadiennes de développement international. L’organisation appuie des partenaires locaux dans plusieurs pays du Sud. Grâce à un réseau de membres présents partout au Canada, Développement et Paix – Caritas Canada sensibilise la population canadienne aux causes de la pauvreté et de l’injustice dans le monde et la mobilise dans des actions de changement social.

Développement et Paix – Caritas Canada s’engage à protéger les personnes contre toute forme d’exploitation et d’abus dans le cadre de ses activités. À cette fin, l’organisation s’est dotée de politiques de protection qui définissent les comportements attendus ainsi que les responsabilités de l’ensemble de son personnel. Nous appliquons des pratiques de recrutement sécuritaires, conformément à nos politiques en matière de protection.

Toute personne à qui un poste est offert au sein de Développement et Paix – Caritas Canada devra signer le Code de conduite, annexé à son contrat de travail, et s’engager à respecter les dispositions qui y sont énoncées. Toutes les personnes retenues devront également se soumettre aux vérifications d’antécédents appropriées.

SOMMAIRE DU POSTE

Sous la responsabilité de la personne directrice du Service et sous la coordination de la personne chargée du suivi administratif et budgétaire, la personne agente de suivi administratif et financier est responsable d’assurer le suivi administratif et le suivi financier des projets du Services des programmes internationaux et de fournir l’appui nécessaire à la bonne réalisation des activités du Service.

Pour cela, en collaboration avec la personne chargée de suivi administratif et budgétaire :

- Elle assure la gestion administrative et financière des projets selon les procédures établies et les exigences spécifiques des bailleurs de fonds, en collaboration avec les personnes chargées de programme, l’unité d’appui (UDA) des services des programmes internationaux, ainsi que les organisations partenaires locales.
- Elle veille aux respects de la conformité telle que définie par les procédures de DPCC ou celles négociées avec les bailleurs de fonds institutionnels
- Elle participe à l’organisation et l’archivage de l’information administrative et financière au sein du servic

PRINCIPALES FONCTIONS Suivi des procédures administratives et financières, en coordination avec la personne chargée de suivi administratif et budgétaire

- Mettre en oeuvre les normes et procédures relatives à la gestion administrative et budgétaire du service.

Ouverture et suivi administratif de la programmation

- Assure la coordination et la préparation des documents de projets sous sa responsabilité (protocole, modalité de paiement, formulaires de prévisions budgétaires, de demandes de fonds et de rapports financiers) en coordination avec la personne chargée d’administration et de suivi budgétaire et la personne chargée de programme, selon les procédures existantes
- Assure la préparation des paiements et des avis de paiements au partenaire local et fait le suivi des formulaires d’accusé de réception des fonds.

Suivi financier des projets

- Effectue le suivi et l’analyse des budgets, des dépenses, des rapports financiers
- Assure le contrôle des fonds (entrées et sorties) en monnaie locale du partenaire ainsi qu’en dollars canadiens pour maintenir un control des balances (reliquats) et des taux de change selon les exigences du bailleur.
- S’assure de la réception d’information provenant du logiciel comptable utilisé par le partenaire local (ex. grand livre, balance, fichier Excel, etc.).
- Pour les projets bailleurs, prépare et consolide les rapports financiers des partenaires, des dépenses terrain et des frais de DPCC sur un seul document Excel en suivant des gabarits de rapportage financier du bailleur.

Respect de la conformité





- Coordonne la centralisation des documents de reddition des comptes et l’enregistrement des pièces justificatives via un système d’archivage easy.
- Assure la révision des pièces justificatives en s’assurant de l’admissibilité des dépenses et de leur codification appropriée, selon les procédures établies de DPCC
- Révise et adapte, en collaboration étroite avec le partenaire local, le manuel de gestion du partenaire local pour tenir compte, le cas échéant, des spécificités du bailleur de fonds et du projet
- Assure la conformité des processus d’appel d’offres et d’achats les plus importants avec les procédures et les politiques décrites.
- Vérifie la conformité des contrats locaux de sous-traitance et coordonne les aspects administratifs relatifs à la mobilisation de ressources humaines ponctuelles au Canada.

Organisation de l’information et archivage

- Suit les modalités de classement de l’information du SPI
- Participe à l’archivage des documents du SPI

QUALIFICATIONS

Scolarité

- Diplôme d’études collégiales (DEC) en comptabilité, finances, en administration ou l’équivalent
- Baccalauréat en finances, en comptabilité ou en administration des affaires (un atout)

Langues

- Maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit

Logiciels utilisés

- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office 365, en particulier Excel (niveau intermédiaire-avancé ex : Tableaux croisés, somme conditionnelle, Recherchev (Vlookup)
- Connaissance d’un logiciel de base de données – Système de gestion de projets

Expérience

- Trois ans d’expérience pertinente en suivi administratif et financier
- Expérience de suivi administratif et financier et rapportage en coopération internationale avec des bailleurs des fonds gouvernementaux (un atout)

Connaissances particulières

- Bonne connaissance des procédures et exigences financières et de conformité des principaux bailleurs de fonds (un atout)
- Maîtrise de la gestion de budget et du suivi administratif et financier
- Connaissance en comptabilité

Aptitudes et comportements recherchés

Communications

- Communication interne : Bonne capacité d’écoute et de communication interpersonnelle
- Communication externe : Bonne communication
- Bon facilitateur et vulgarisateur en termes de formation et renforcement de capacités locale

Qualités recherchées

- Excellent sens de l’organisation, de la planification et des responsabilités
- Méthodique, systématique, autonome et capacité de prise d’initiatives
- Aptitudes pour le travail d’équipe
- Excellente gestion des priorité et capacité de travailler sous pression
- Disponibilité et flexibilité
- Minutie et souci de la qualité du travail dans les délais prescrits
- Débrouillardise

Administrative and Financial Monitoring Officer

Status

Permanent full-time position (35 hours/week).

Work location

Montreal, Quebec

Start date

As soon as possible

Reference number

SPI-AAF-09-26

Deadline

Friday, October 9, 2026 at 5:00 p.m. ET To apply

Send CV and cover letter to: [email protected]

We encourage members of employment equity groups to apply.

Only candidates eligible to work in Canada will be considered for this position.

The Organisation

Development and Peace — Caritas Canada is one of the leading Canadian international development NGOs and the official international solidarity organisation of the Canadian Catholic Church. The organisation supports local partners located in several countries of the Global South.

With a network of members across Canada, Development and Peace — Caritas Canada raises the awareness of Canadians about the causes of worldwide poverty and injustice and mobilizes Canadians around actions for change.

Development and Peace — Caritas Canada is committed to safeguarding people from exploitation and abuse in its work and has specific policies on this commitment which outlines the expected behaviour and the responsibility of all staff. We follow safe recruitment practices according to our safeguarding policies.

Any candidate offered a position within Development and Peace — Caritas Canada will be expected to sign the Code of Conduct as an appendix to their contract and agree to conduct themselves in accordance with its provisions. All successful applicants will be required to undergo appropriate background checks.

Summary

Reporting to the Director of the Department and coordinated by the administrative and budgetary oversight officer,



the Administrative and Financial Monitoring Officer is responsible for the administrative and financial monitoring of the International Programs Department’s projects and for providing the necessary support to ensure the smooth running of the Department’s activities.

To this end, in collaboration with the person in charge of administrative and budgetary oversight:

- Is responsible for the administrative and financial management of the projects in accordance with established procedures and the specific requirements of the donors, in collaboration with the people in charge of the program, the support unit (UDA) of the international programs department and the local partner organisations.
- Ensures compliance as defined by the DPCC’s procedures or those negotiated with institutional donors.
- Helps to organise and archive administrative and financial information within the department

Main functions Monitoring administrative and financial procedures, in coordination with the person responsible for administrative and budgetary oversight

- Implements standards and procedures relating to the department’s administrative and budgetary management

Opening and administrative monitoring of the program

- Coordinates and prepares the project documents for which it is responsible (protocol, terms of payment, budget forecast forms, requests for funds and financial reports) in coordination with the Administrative and Budgetary Oversight Officer and the Program Officer, in accordance with existing procedures.
- Prepares payments and payment advices to the local partner and follows up the acknowledgement of receipt forms.

Financial monitoring of projects

- Monitors and analyses budgets, expenditure and financial reports
- Ensures control of funds (inflows and outflows) in the partner’s local currency and in Canadian dollars in order to maintain control of balances and exchange rates in accordance with the donor’s requirements.
- Ensures that information is received from the accounting software used by the local partner (e.g. general ledger, balance, Excel file, etc.).
- For donor projects, prepares and consolidates the financial reports of partners, field expenses and DPCC costs on a single Excel document using the donor’s financial reporting templates.

Compliance

- Coordinates the centralisation of accounting documents and the recording of supporting documents using a simple archiving system.
- Reviews supporting documents to ensure that expenses are eligible and appropriately coded, in accordance with established procedures.
- In close collaboration with the local partner, revises and adapts the local partner’s management manual to take account of any specific features of the donor and the project.
- Ensures that the most important tendering and purchasing processes comply with the procedures and policies described.
- Checks the compliance of local subcontracts and coordinates the administrative aspects of mobilising ad hoc human resources in Canada.

Information organisation and archiving

- Follows the IPD information classification procedures
- Participates in the archiving of IPD documents

Required qualifications

Education

- DEC (Diploma of College Studies) in accounting, office technology (bureautics), administration or the equivalent
- Bachelor’s degree in finance, accounting or business administration (an asset)

Languages

- Fluency in spoken and written French and English

Software

- Proficiency in Microsoft Office 365, in particular Excel (intermediate-advanced level, e.g. cross-tabulation, conditional sum, Vlookup)
- Knowledge of database software – Project management system

Experience

- Three years’ relevant experience in administrative and financial monitoring
- Experience in administrative and financial monitoring and reporting in international cooperation with government donors (an asset)

Specific knowledge

- Good knowledge of the financial and compliance procedures and requirements of the main donors (an asset)
- Mastery of budget management and administrative and financial monitoring
- Accounting knowledge

Desired attitudes and behaviors

Communications

- Internal communication: Good listening and interpersonal skills
- External communication: Good communication
- Good facilitator and populariser in terms of training and local capacity building

Qualities sought

- Excellent organisational, planning and responsibility skills
- Methodical, systematic, autonomous and able to take the initiative
- Ability to work in a team
- Excellent priority management and ability to work under pressure
- Availability and flexibility
- Thoroughness and concern for the quality of work within the prescribed deadlines
- Resourcefulness

Type d'emploi : Temps Plein

Avantages

- Congés payés
- Événements d'Entreprise
- Heures d'arrivée et de départ flexibles
- Régime de retraite
- Tenue Décontractée
- Travail à domicile

Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC H2Z 1B1

📌 Personne agente de suivi administratif et financier (Montreal)
🏢 Développement et Paix
📍 Montreal