Soutien administratif à la haute direction :

▪ Assurer un soutien administratif au PDG dans l’organisation et le suivi de ses activités, priorités, engagements et échéanciers, notamment par la coordination de son agenda, de ses rencontres et des suivis logistiques nécessaires. ▪ Préparer, rassembler, réviser et mettre en forme les informations et documents nécessaires au PDG et à la PDGA, notamment les breffages, correspondances, présentations, notes et rapports. ▪ Effectuer les suivis découlant des rencontres et engagements de la haute direction, assurer les relances nécessaires et faciliter la circulation de l’information auprès des personnes concernées. ▪ Anticiper les besoins administratifs liés aux activités du PDG et porter à son attention les échéances ou suivis nécessitant son intervention. ▪ Collaborer avec la PDGA et la coordonnatrice des ressources humaines à certaines activités administratives et organisationnelles, notamment pour la préparation de documents confidentiels, l’intégration des employés et certains dossiers nécessitant l’implication de la haute direction. ▪ Traiter avec discrétion et jugement les informations et dossiers confidentiels relevant de la haute direction.

Soutien administratif et opérationnel : ▪ Contribuer à la réalisation de projets ou de mandats spéciaux confiés par la haute direction, dans les limites de son champ de responsabilités. ▪ Agir comme point de liaison administratif avec les fournisseurs de services externes, notamment en matière de technologies de l’information, pour les demandes courantes de l’organisation. ▪ Faciliter l’accès des employés au soutien technique requis et effectuer les suivis nécessaires jusqu’à la prise en charge de leur demande. ▪ Coordonner les commandes,



la réception et la remise du matériel informatique et de certains équipements de travail, et tenir à jour les informations et suivis administratifs s’y rapportant. ▪ Porter à l’attention de la PDGA les problématiques récurrentes, besoins particuliers ou situations nécessitant une orientation ou une intervention de niveau supérieur. Soutien à la gouvernance ▪ Coordonner la préparation administrative des réunions du conseil d’administration et de ses comités, notamment les convocations, confirmations de présence, ordres du jour, résolutions et transmission de la documentation requise. ▪ Effectuer la prise de notes lors des réunions, préparer les projets de procès-verbaux et assurer le suivi administratif des décisions, résolutions et actions qui en découlent. ▪ Agir comme point de contact administratif auprès des membres du conseil d’administration et des comités, répondre à leurs demandes courantes et assurer les suivis ou les diriger vers les personnes appropriées. ▪ Coordonner l’accueil et l’intégration administrative des nouveaux administrateurs et membres de comités, notamment par la création de leur dossier, la préparation de la documentation, la coordination des accès requis et la transmission des informations pertinentes. ▪ Tenir à jour les dossiers, registres et informations corporatives relatifs aux administrateurs et membres de comités, notamment les coordonnées, mandats, nominations, échéances et documents requis. ▪ Assurer le classement et la conservation des procès-verbaux, résolutions et autres documents officiels et contribuer à la préparation des documents et rapports destinés aux instances de gouvernance.

Avantages

- Assurance Dentaire
- Assurance Vie
- Assurance Vision
- Événements d'Entreprise
- Programme d'Aide aux Employés
- Stationnement sur place

Lieu du poste : En présentiel

📌 Technicien(ne) services administratifs à la haute direction (Gatineau)
🏢 Fondation Santé Outaouais
📍 Gatineau