Agent ou agente de secrétariat du doyen (LE-S-2025-07)

Description de fonction

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi dun ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin dassurer la bonne marche de lensemble des opérations dune unité administrative.

Attributions caractéristiques

• Anticipe et prévient les besoins des personnes quelle ou quil assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement dun grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.


• Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin dassurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes quelle ou quil assiste. À ce titre, tient lagenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.


• Tient à jour la comptabilité dune unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.


• Collabore à létablissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.


• Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à léquipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.






• Assume la responsabilité de la création et de lexploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.


• Participe à la planification et à lorganisation matérielle dactivités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, sassure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.


• Répond à des demandes dinformations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.


• Veille au respect et à lapplication des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur dactivités.

Note Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

• Scolarité: D.E.P. en secrétariat ou léquivalent


• Expérience: Quatre (4) années dexpérience pertinente.


• Autres: Logiciels: Suite office

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique dun logiciel reconnu à lintérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années dexpérience pertinente acquise à lUniversité Laval ou chez un autre employeur;


• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ détudes que celui exigé;


• chaque année dexpérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ détudes que celui exigé.

Lieu de travail Faculté d’aménagement, d’architecture, d’art et de design
Édifice du Boulevard
Ville de Québec

Numéro doffre: 17945

Période daffichage: Du 28-09-2026 au 13-10-2026

Statut et admissibilité

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous

Détails du poste

Classe 11

Taux horaire: 29.00$à 34.55$
Salaire annuel: 52 960.67$ à 63 096.25$
Numéro de poste: 50764

Régime demploi: 35 heures/semaine
Horaire: Temps plein, horaire variable
Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17h

Budget: Fonctionnement
Située au cœur de la Capitale-Nationale, l’Université Laval se distingue par son dynamisme, son innovation et son excellence en matière de recherche scientifique et d’enseignement supérieur. Première université francophone d’Amérique du Nord, elle a formé à ce jour plus de 335 000 personnes. Reconnue par Forbes comme meilleur employeur au Canada en 2026, l’Université Laval, c’est près de 10 000 employées et employés qui œuvrent quotidiennement à la réalisation de sa mission.