adjoint exécutif
Relève de : gestionnaire, Soutien à la haute direction et services administratifs
Motif de vacance : poste existant

Description de poste : adjoint exécutif
Au sujet du Centre canadien sur les dépendances et l’usage de substances
Le Centre canadien sur les dépendances et l’usage de substances (CCDUS) transforme des vies en mobilisant les gens et les connaissances afin de réduire les méfaits de l’alcool et d’autres substances sur la société. En partenariat avec des organismes publics et privés et des organisations non gouvernementales (ONG), il travaille à améliorer la santé et la sécurité des personnes vivant au Canada. Le CCDUS est une ONG d’envergure nationale dont la vision parle d’une société canadienne en santé dans laquelle les données probantes transforment les approches concernant la consommation de substances.

Le CCDUS reconnaît que les Premières Nations, les Métis et les Inuits sont les détenteurs du savoir traditionnel autochtone. Il respecte le pouvoir des modes de connaissance autochtones et du savoir traditionnel autochtone et s’engage à apprendre de ce savoir et à l’intégrer dans son travail, avec l’encadrement adéquat.

Au sujet du poste
Relevant du gestionnaire, Soutien à la haute direction et services administratifs, le ou la titulaire gère les tâches administratives quotidiennes de certains membres de la direction générale pour contribuer au bon fonctionnement des opérations et à leur alignement avec les priorités organisationnelles. Il ou elle met à profit une série d’aptitudes, notamment en gestion de projets, en rédaction et en révision, en recherche, en administration et en relations interpersonnelles. Il ou elle contribue à la gestion des relations avec des partenaires externes, dont des représentants d’organismes gouvernementaux provinciaux, locaux et fédéraux, et d’organismes privés. Le ou la titulaire fait partie d’une équipe de soutien administratif venant en aide aux autres divisions du CCDUS, au besoin.

Soutien à la haute direction

Gérer le calendrier des membres de la direction générale (définir les priorités, planifier des réunions et événements, coordonner les préparatifs de voyage et d’hébergement)

Faire le suivi des engagements immédiats et à long terme des membres de la direction générale, identifier les conflits et signaler les problèmes de façon proactive

Rédiger les ordres du jour, préparer la documentation requise et dresser les procès-verbaux de réunions, selon les instructions émises

Informer les membres de la direction générale et de la haute direction des futures réunions, des priorités essentielles, des événements et des documents à passer en revue ou à approuver

Gérer l’acheminement de documents et de pièces de correspondance que les membres de la direction générale doivent passer en revue et approuver, et s’assurer qu’ils sont exacts, complets et prêts à temps

Rédiger, réviser, formater et corriger des pièces de correspondance internes et externes, des présentations, des notes de breffage, des points de discussion et des propositions, y compris des documents sensibles et confidentiels





Voir avec les employés où en sont les mesures de suivi et s’assurer que les livrables sont produits en temps voulu

Apporter un soutien exécutif aux autres membres de l’équipe, au besoin

Coordination et initiatives stratégiques

Gérer et coordonner des projets spéciaux et des initiatives stratégiques pour le compte des membres de la direction générale

Participer à la coordination et à la réalisation d’événements, de collaborations internes et externes, ainsi que d’initiatives interdivisionnelles

Rester en contact avec les responsables de façon à soutenir la réalisation d’initiatives stratégiques et à veiller au respect des échéanciers et des livrables

Soutenir des activités périodiques de planification stratégique (coordonner des groupes de discussion, assurer la liaison avec des équipes internes, préparer des documents pour des partenariats et des présentations, etc.)

Assurer la liaison directe avec le cabinet du ministre de la Santé, le Bureau du Conseil privé et le cabinet du premier ministre, au besoin

Contribuer au maintien et au renforcement des liens avec des partenaires et collaborateurs de l’organisation

Cette description donne une vue d’ensemble des grandes responsabilités du poste. D’autres responsabilités pourraient être attribuées au titulaire en fonction de son expérience et des obligations opérationnelles.

Huit à dix ans d’expérience progressive comme adjoint administratif avec au moins quatre ans comme adjoint exécutif d’un cadre supérieur

Avoir terminé un programme collégial de trois ans en administration des affaires ou avoir une expérience professionnelle équivalente en milieu administratif

Capacité à communiquer avec efficacité et tact avec les employés, les membres du conseil d’administration, les hauts fonctionnaires et le grand public

Connaissance des méthodes et protocoles formels et informels de soutien des cadres supérieurs

Solides aptitudes en organisation et en service à la clientèle

Travailleur autonome avec sens de l’initiative qui favorise le travail d’équipe afin d’atteindre des buts communs

Capacité à bien travailler sous pression, tout en continuant à répondre à des demandes et des échéances changeantes

Jugement sûr, courtoisie, fiabilité et discrétion

Connaissance approfondie essentielle de MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.) et d’Adobe Acrobat (p. ex. PDF)

Préférence donnée aux candidats bilingues (anglais et français)

Atouts

Expérience de travail dans ou avec des organisations gouvernementales, non gouvernementales ou internationales

Connaissance des répertoires de contacts

Capacité à parler d’autres langues que le français et l’anglais

Conditions de travail

Périodes de concentration intense requises à l’occasion





Exposition occasionnelle à des conditions psychologiquement difficiles (p. ex. échéances serrées, conflits interpersonnels, heures de travail prolongées sans compensation supplémentaire)

Attention mentale requise pour s’adapter et gérer simultanément plusieurs demandes urgentes ou faire un travail minutieux avec des interruptions régulières

Communication fréquente avec des employés internes et communication occasionnelle avec des partenaires externes

Travail fait dans un bureau ou à la maison (modèle hybride versatile), avec présence au bureau et heures supplémentaires requises à l’occasion, lors d’événements

Les exigences physiques sont minimes (aucun effort physique soutenu requis)

Modèle de travail hybride / télétravail
Au CCDUS, les employés bénéficient de conditions de travail qui leur offrent de la flexibilité et favorisent le rendement des équipes et une excellente culture organisationnelle. Le modèle hybride flexible adopté par le CCDUS permet à la plupart des employés de faire du télétravail une grande partie du temps (les employés doivent venir au bureau ou assister à des activités en présentiel au moins huit jours par mois pour renforcer les liens entre collègues et partenaires). Dans le cas du présent poste, le ou la titulaire doit travailler au bureau de deux à trois jours par semaine. Les employés doivent résider au Canada, peu importe le poste occupé. Dans le cas du présent, le ou la titulaire doit habiter à une distance raisonnable du bureau.

Valeurs du CCDUS
Le CCDUS souscrit aux principes d’équité, de diversité et d’inclusion dans toutes les sphères de son travail. En tant qu’organisme, il s’engage à faire en sorte que les peuples métis, inuits et des Premières Nations et les groupes en quête d’équité (femmes, personnes de couleur, personnes en situation de handicap, membres de la communauté 2SLGBTQ+, etc.) soient pleinement représentés.

Le CCDUS apporte son soutien aux personnes ayant un savoir expérientiel de la santé liée à l’usage de substances et tire des enseignements de cet échange. Il invite ces personnes à poser leur candidature pour se joindre à son équipe.

Le CCDUS défend les droits des personnes en situation de handicap invoqués dans le Code des droits de la personne de l’Ontario, la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (2005) et le règlement connexe sur les normes d’accessibilité intégrées. Le CCDUS prendra, sur demande, les mesures d’adaptation nécessaires.

Avis relatif à l’intelligence artificielle
Le CCDUS s’engage à suivre un processus d’embauche juste et équitable. Il n’a pas recours à l’intelligence artificielle pour présélectionner, évaluer ou choisir les candidats à un poste. Des questions d’admissibilité obligatoires pourraient être utilisées pour confirmer que les candidats possèdent les exigences minimales, mais toutes les candidatures sont passées en revue et toutes les décisions d’embauche sont prises par notre équipe, qui évalue les qualifications et l’expérience de chaque candidat de façon réfléchie et individuelle.

Confidentialité | Avis juridiques | Exigences | Intelligence artificielle

#J-18808-Ljbffr

📌 adjoint exécutif (Quebec City)
🏢 Canadian Centre on Substance Abuse
📍 Quebec City