Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative. Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative. Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs

- Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités. P. en secrétariat ou l'équivalent Autres Logiciels Word, Excel, Outlook Pour les outils de bureautique,



la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante. La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante Autres logiciels utilisés Peoplesoft finance, Explo, WordPress, Maximo Tenue et gestion de l’agenda
- Gestion et suivi de la boîte de courriels de la directrice et prise en charge de certains courriels (réponse, transfert et délégation) pour et au nom de la directrice
- En collaboration étroite avec l’adjointe du VRIT, veille au suivi du traitement des documents destinés aux instances en vertu du Cadre de gestion des ressources immobilières, et au respect des délais pour leur envoi
- Assiste à différents comités, dont le comité de direction, comité de gestion et comité de coordination du portefeuille de projets et produit les comptes rendus et s’assure des suivis appropriés
- Rédige avec aisance divers documents tels que des convocations, ordres du jour, compte-rendu de réunions ou lettres
- Assure les relations entre les membres de l’équipe de direction du Service
- Procède à la vérification des rapports de dépenses et des demandes de paiement pour l’équipe de direction;

Contrat temporaire, dès que possible jusqu'au 30 avrl 2027 avec forte possibilité de prolongation. Première université francophone d’Amérique du Nord, elle a formé à ce jour plus de 335 000 personnes. Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées.

La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.

Direction

Contrat temporaire Taux horaire 29.00$ à 34.55$ Horaire Temps plein, horaire variable Du lundi au vendredi de 8h à 12h et 13h15 à 17h

📌 AGENT D’ADMINISTRATION - SECRÉTAIRE DE DIRECTION Temps Plein (Quebec City)
🏢 Université Laval
📍 Quebec City