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Le Centre du Sommeil de Montréal recrute pour un poste à temps plein d’assistant(e) administratif(ve) clinique. La personne sélectionnée bénéficiera de nombreuses opportunités d’apprentissage dynamiques et de formations afin d’approfondir ses connaissances. L’assistant(e) administratif(ve) est chargé(e) d’accueillir et d’enregistrer les patients, de répondre au téléphone, d’organiser les suivis médicaux des patients, de répondre aux courriels et aux fax, ainsi que de planifier et de confirmer les rendez-vous. Le candidat idéal doit être parfaitement bilingue en anglais et en français. La maîtrise d’une troisième langue est un atout.

Le candidat idéal est très organisé, capable d'effectuer plusieurs tâches à la fois et travaille bien avec ses collègues. Une expérience précédente dans des fonctions administratives est un atout. La maîtrise de l'informatique est essentielle pour ce poste.

Le candidat idéal doit être prêt à acquérir de nouvelles compétences et à travailler sous la supervision du responsable clinique, en collaboration avec des médecins et des techniciens cliniques.

Responsabilités

- Le candidat doit être à l’aise pour interagir directement avec les patients, notamment, mais sans s’y limiter: administrer les formulaires d’admission des patients, mesurer la tension artérielle, la taille et le poids, le tour de cou et le taux d’oxygène.
- Décrire les procédures des études de sommeil et de traitement CPAP; répondre aux questions des patients au bureau, par téléphone et par courriel.
- Gérer les activités quotidiennes de la clinique, notamment: répondre au téléphone et aux courriels; planifier et confirmer les rendez-vous; aider à la gestion des réclamations d’assurance; préparer les soumissions, facturer et traiter les paiements pour les services; préparer, télécharger et envoyer par télécopieur les résultats d’examens et les rapports de traitement.
- Collaborer avec les médecins, les techniciens cliniques et le coordonnateur du laboratoire du sommeil.
- Utiliser une base de données médicale électronique partagée avec les professionnels de la santé pour créer et tenir à jour les dossiers des patients.
- Nettoyer et entretenir l’équipement du laboratoire du sommeil.
- Utiliser un logiciel médical pour examiner les données initiales afin de s’assurer qu’elles sont aptes à l’analyse.

Exigences et conditions de travail :
- Excellentes compétences en organisation et en communication orale et écrite.
- Capacité à établir des priorités,



à mener plusieurs tâches concurrentes et à gérer un environnement de travail dynamique.
- Souci du détail et capacité à suivre des instructions.
- Esprit d’initiative, esprit d’équipe et capacité à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision.
- Une expérience préalable avec un système de dossiers médicaux électroniques est un atout.
- Bonnes compétences informatiques, notamment la maîtrise des applications Web « Microsoft Office » et « Google Drive ».
- Diplôme d'études collégiales ou universitaires dans le domaine de la santé ou des sciences et/ou expérience de travail pertinente (réceptionniste médical, inhalothérapeute, physiothérapeute, infirmier, technicien médical, etc.)

Horaire de travail :
- Temps plein, du lundi au jeudi 8h30 à 16h30, vendredi de 8h30 à 15h00.
- Des heures supplémentaires le samedi peuvent être requises (à discuter avec le coordinateur du laboratoire du sommeil).

Le candidat idéal doit être parfaitement bilingue en anglais et en français. La maîtrise d’une troisième langue est un atout. Une connaissance de l’apnée obstructive du sommeil et du traitement par CPAP est un atout, mais n’est pas obligatoire (une formation sera offerte)

Rémunération : 21,00$ à 26,50$ par heure

Heures prévues : 35.0 par semaine

Lieu du poste : En présentiel The Montreal Sleep Centre is recruiting for a full time position of Clinical Administrative Assistant. The successful applicant will be provided with a variety of dynamic learning opportunities and training in order to advance their knowledge.

The administrative assistant is responsible for greeting, checking in and completing intake for patients; answering the telephones, emails, and faxes; arranging medical follow-ups; and managing the physician and technician’s calendars. The ideal candidate must be fluently bilingual in English and French. A third language is a solid asset.

The ideal candidate is highly organized, detail-oriented, able to multi-task and work well with peers. Previous administrative duty is a strong asset. Computer ease is essential to the position.

The ideal candidate should be willing to learn new skills and work under the supervision of the clinical manager,



and alongside physicians and clinical technicians.

Responsibilities

- The candidate must be comfortable interacting directly with patients, including but not limited to: administering patient intake forms, measuring blood pressure, height and weight, neck circumference, and oxygen level.
- Describe the testing and treatment procedures; address patient questions in the office, over the phone and in emails.
- Assist with daily clinic operations including, but not limited to: scheduling and confirming appointments; assisting with insurance claims; quoting, billing and processing of payment for services; preparing, uploading and faxing test results and treatment reports.
- Collaborate with physicians, clinical technicians, and the sleep lab coordinator.
- Use of an electronic medical database that is shared with medical professionals to create and maintain patient files.
- Clean and maintain the equipment of the sleep lab.
- Use of medical software to review initial data to ensure that it is fit for analysis.

Requirements and working conditions:
- Excellent organizational, verbal and written communication skills.
- Ability to prioritize, multi-task and manage a fast-paced environment.
- Detail-oriented, able to follow instructions.
- Action oriented, team player with an ability to work independently with minimal supervision.
- Prior experience with Electronic Medical Records system an asset.
- Good computer literacy with knowledge of “Microsoft Office” and “Google Drive” web apps.
- College diploma or university degree in the healthcare field or sciences and/or relevant work experience (medical receptionist, respiratory therapist, physiotherapist, nurse, medical technician, etc.)

Work schedule:
- Full time (35 hours/week) Monday - Thursday 8:30AM-4:30PM, Friday 8:30AM-3:00PM.
- Occasional Saturday shifts may be required (to be discussed with the sleep lab coordinator).

Mandatory bilingualism: French/English (spoken and written), a third language is an asset. Knowledge of obstructive sleep apnea and CPAP therapy is an asset but not required (training will be provided)

Job Type: Full-time

Education

Bachelor's Degree (required)

Language

- French (required)
- English (required)

Rémunération : 21,00$ à 26,50$ par heure Heures prévues : 35.0 par semaine

Capacité à faire le trajet ou à déménager:

- Westmount, QC H3Z 1E5: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Obligatoire)

Langue:
- Français (Obligatoire)
- Anglais (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel

📌 Assistant(e) administratif(ve) clinique
🏢 Montreal Sleep Center
📍 Westmount