Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires): Approvisionnement Faculté/Service - Département Affaires étudiantes, Achats Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures.

Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore ! Grâce à notre large éventail d'opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l'expérience autant que nos étudiants.

La coordonnatrice principale ou le coordonnateur principal, Opérations de la chaîne d’approvisionnement, assure la supervision opérationnelle de bout en bout et offre un soutien administratif avancé tout au long du cycle « demande au paiement », y compris la coordination de la planification des approvisionnements, l’examen des demandes, l’administration des fournisseurs, la supervision des factures et des dépenses ainsi que la résolution des problèmes. Le rôle soutient la viabilité opérationnelle de la faculté en harmonisant les processus d’approvisionnement et de gestion financière avec les priorités académiques et de recherche. La personne titulaire agit à titre de partenaire au sein de la faculté, en collaborant étroitement avec les directrices et directeurs, les gestionnaires et les chercheuses et chercheurs, tout en coordonnant ses activités avec les équipes centrales des Finances, notamment les Services des achats, les Comptes fournisseurs et les fournisseurs.

Elle examine de façon proactive les besoins d’approvisionnement de l’unité, recueille et consolide les demandes et soutient la planification afin d’aligner les stratégies d’approvisionnement sur les priorités et les budgets de la faculté. Ce partenariat contribue également à l’amélioration de l’efficacité des approvisionnements à l’échelle de l’Université. Coordonner les activités opérationnelles et de planification des approvisionnements pour les nouveaux membres et les membres réguliers en consolidant les besoins, en tenant à jour les outils de planification,



en harmonisant les demandes avec les échéanciers et en guidant les utilisatrices et utilisateurs quant aux processus établis, en collaboration avec les Services des achats.

Assurer l’intégration des nouveaux membres du corps professoral ou du personnel de service, fournir une formation structurée et coordonner les besoins en approvisionnement et en logistique conformément aux procédures établies et aux protocoles d’escalade. Surveiller, analyser, rapprocher et expliquer aux gestionnaires et aux responsables de département les écarts entre les engagements d’approvisionnement et les budgets, et signaler les risques financiers nécessitant un examen. Coordonner les demandes relatives aux contrats de services, aux modifications contractuelles et aux avenants en validant la documentation conformément aux politiques de l’Université.

Analyser les dépenses par catégorie et par fournisseur pour les ententes de services des unités administratives et formuler des recommandations aux spécialistes des achats et aux secteurs des Finances concernant les possibilités de regroupement des dépenses, les enjeux liés au rendement des fournisseurs ou les inefficacités des processus. Préparer, examiner et valider les réquisitions ainsi que les dossiers administratifs dans le système financier, en assurant la conformité de la documentation et l’intégrité des données. Soutenir le suivi des actifs opérationnels et de l’équipement en tenant les dossiers à jour, en contribuant à la planification du cycle de vie et en coordonnant les demandes de remplacement ou d’entretien conformément aux contrats, aux besoins opérationnels et à la planification budgétaire.

Superviser la réception des biens et services conformément aux modalités contractuelles et d’achat, examiner et saisir les factures des fournisseurs et contribuer à la résolution des écarts et à l’approbation des exceptions afin de faciliter des paiements exacts et effectués dans les délais prescrits. Administrer les dépenses effectuées à l’aide des cartes d’achat (PCard) et les demandes de remboursement en créant les réclamations, en examinant les pièces justificatives, en validant leur conformité et en soumettant les dossiers aux fins d’approbation conformément aux procédures établies. Documenter et assurer le suivi des enjeux opérationnels,



préparer des rapports sur les paiements et l’état des activités, maintenir des dossiers prêts pour les vérifications et contribuer à l’élaboration de procédures internes ainsi qu’à l’amélioration continue des opérations administratives et des processus de demande au paiement.

Diplôme d’études collégiales en administration, en gestion, en finance, en comptabilité ou combinaison équivalente d’études et d’expérience. Minimum de trois (3) années d’expérience dans un rôle de soutien administratif ou de soutien aux opérations.

Bilinguisme : français et anglais (oral et écrit). Pour être considérés pour ce poste, les candidats doivent obtenir au minimum un niveau Avancé faible en compréhension orale et en compréhension écrite dans leur deuxième langue officielle. Ce niveau est déterminé au moyen d’un test de compétence administré par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme.

Expérience de travail avec des systèmes financiers ou de planification des ressources de l’entreprise (ERP) (tels que Workday), la suite Microsoft 365 et des outils de gestion documentaire. Capacité à interpréter et à appliquer des politiques et procédures opérationnelles, financières et administratives.

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler.

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa. Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés.

Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes. #

📌 Coordonnatrice principale, coordonnateur principal, Opérations de la chaîne d’approvisionnement. (Ottawa)
🏢 University of Ottawa
📍 Ottawa