CPAC is seeking an organized, detail-oriented and highly collaborative Philanthropy Operations Coordinator to join our growing development team. This is a 12-month, full time contract based in our downtown Ottawa office. This position plays a critical role in supporting fundraising and donor relations at CPAC.

Working behind the scenes, this role is responsible for the day-to-day administration of CPAC's philanthropy program, including managing our donor management system, processing, receipting and tracking gifts, research and prospecting, maintaining accurate donor records, supporting donor stewardship, preparing reports and coordinating the many details that allow a successful fundraising program to operate effectively. The ideal candidate is a self-starter, exceptionally organized, comfortable working with data and systems, has strong attention to detail, and understands that excellent fundraising depends on excellent operational execution. Working closely with the Director of Development and the CEO, this role will help ensure that every donor and prospect interaction is accurately recorded, appropriately acknowledged and followed up.

Donor

Database & CRM Management Serve as the primary administrator of CPAC's donor management system and ensure the accuracy, completeness and integrity of donor and prospect information. Support the development team in managing donor and prospect pipelines and tracking next steps. Coordinate the administrative process for donations from receipt through acknowledgement and reporting.

Prepare or coordinate charitable tax receipts and donor acknowledgement correspondence. Support the preparation of information required for financial reporting, audits and management reporting. Provide day-to-day project coordination support to the Director of Development.

Assist with proposals, grant applications, reports and other fundraising materials. Maintain fundraising calendars, tracking tools and pipeline reports. Post-secondary degree or diploma in fundraising, nonprofit management, business administration, communications or a related field, or an equivalent combination of education and relevant experience. ~2–4 years of experience in fundraising, development operations,



donor relations, nonprofit administration or a related field.

Experience working with a donor database, CRM or fundraising management system. Knowledge of Keela is an asset. Strong data management and administrative skills. Solid organizational and time-management skills, with the ability to manage multiple priorities and deadlines.

Proficiency with Microsoft Office, including Excel. Bilingualism in English and French would be considered an asset. We celebrate diversity and are committed to creating an inclusive environment for all employees and encourage applications from individuals of all backgrounds who are eligible to work in Canada.

Alternate arrangements may be offered to individuals who request them at any stage of the recruitment process. CPAC recherche un(e) coordinateur/trice des opérations de philanthropie pour rejoindre notre équipe de développement en pleine expansion. Il s'agit d'un contrat à temps plein d'une durée de 12 mois, et le/la titulaire du poste travaillera dans nos locaux au centre-ville d'Ottawa.

Le/la titulaire de ce poste joue un rôle essentiel dans le soutien à la collecte de fonds et aux relations avec les donateurs à CPAC. En coulisses, cette personne est chargée de la gestion quotidienne du programme philanthropique de CPAC, notamment de l’administration de notre système de gestion des donateurs, du traitement, de l'émission des reçus et du suivi des dons, de la recherche et de la prospection, de la tenue de dossiers de donateurs précis, du soutien à la gestion des relations avec les donateurs, de la préparation de rapports et de la coordination des nombreux détails qui permettent à un programme de collecte de fonds de fonctionner efficacement. Le/la candidat(e) idéal(e) est une personne autonome, extrêmement organisée,



à l'aise avec les données et les systèmes, très minutieuse et consciente qu'une collecte de fonds réussie repose sur une excellente exécution opérationnelle.

Gestion du CRM et de la base de données donateurs Agir comme gestionnaire principal du système de gestion des donateurs da CPAC et veiller à l’exactitude, à l’exhaustivité et à l’intégrité des informations relatives aux donateurs et aux prospects. Tenir les dossiers des donateurs et des prospects, y compris leurs coordonnées, l’historique de leurs dons, leurs relations, leurs interactions, leurs communications et les activités de gestion des relations avec les donateurs. Soutenir l’équipe de développement dans la gestion des pipelines de donateurs et de prospects et dans le suivi des prochaines étapes.

Coordonner le processus administratif des dons, de la réception à l’envoi des remerciements et à l’établissement des rapports. Contribuer à la préparation des renseignements requis pour les rapports financiers, les audits et les rapports de gestion. Apporter un soutien quotidien au directeur/à la directrice du développement en matière de coordination des projets.

Apporter son soutien aux événements de collecte de fonds et aux activités de fidélisation des donateurs, notamment en ce qui concerne les invitations, les listes d’invités, les inscriptions, le suivi et la gestion des relations après l’événement. Diplôme d'études post-secondaire en collecte de fonds, en gestion des associations à but non lucratif, en administration des affaires, en communication ou dans un domaine connexe, ou une combinaison équivalente de formation et d'expérience pertinente. ~Expérience dans l’utilisation d’une base de données de donateurs, d’un CRM ou d’un système de gestion de la collecte de fonds. Solides compétences en gestion des données et en administration.

Solides compétences en organisation et en gestion du temps, avec la capacité de gérer plusieurs priorités et échéances simultanément. Maîtrise de Microsoft Office, notamment d’Excel. Le bilinguisme (anglais et français) serait considéré comme un atout.

📌 Philanthropy Operations Coordinator/Coordinateur/trice des opérations de philanthropie (Ottawa)
🏢 CPAC
📍 Ottawa