La personne responsable de l’administration des opérations agira comme partenaire clé des membres de la direction de LoiZéro en matière de planification stratégique et jouera un rôle central au sein de l’organisation. La personne responsable de l’administration des opérations agira comme partenaire clé des membres de la direction de LoiZéro en matière de planification stratégique et jouera un rôle central au sein de l’organisation. Elle travaillera également en étroite collaboration avec le bureau du professeur Yoshua Bengio, à Mila (Institut québécois d’intelligence artificielle), afin d'assurer la gestion des activités administratives liées à son rôle de coprésident de LoiZéro.

Dans ce rôle, elle devra rapidement comprendre le contexte et les priorités de chaque demande, faciliter la circulation de l'information entre les équipes et mettre en place des processus efficaces afin d'assurer une coordination fluide des activités quotidiennes de l'équipe de direction. Gestion des opérations et des tâches administratives Gestion de la messagerie: Prendre en charge des boîtes courriels dédiées à LoiZéro; Coordination courriels et agenda: Traduire de manière proactive les demandes reçues par courriel en actions concrètes dans le calendrier, en anticipant les besoins logistiques et les temps de préparation requis pour les membres de l’équipe de direction.

Liaison opérationnelle: Agir comme pont entre l'équipe de LoiZéro, celle du bureau principal du co-président, Yoshua Bengio, basée à Mila, et d’autres entités à l’occasion, afin de mieux harmoniser la communication interne et la collaboration.

Transmission proactive des priorités: Extraire et acheminer les données d'agenda et de déplacements pertinentes à l’équipe exécutive de LoiZéro pour optimiser les opportunités stratégiques.

Planification en amont:



Assurer l'intégration des priorités de LoiZéro dès l’étape de modélisation du calendrier global et lors de la planification des déplacements internationaux (approche proactive plutôt que réactive).

Soutien au triage: Élaborer un protocole de triage des demandes, en collaboration avec l'équipe du bureau de Yoshua Bengio, pour valider, refuser ou déléguer les invitations et les opportunités pour l’ensemble des membres de la direction de LoiZéro. Suivi budgétaire d’usage: Coordonner la logistique de voyage, incluant la préparation et la conciliation des comptes de dépenses liés aux déplacements des membres de la direction. Optimisation et projets spéciaux Amélioration continue: Analyser, proposer et implanter des outils ou des gabarits pour automatiser et standardiser la gestion documentaire et les suivis administratifs.

Gestion de projets ad hoc: Prendre en charge la coordination d'événements internes ponctuels, de réunions stratégiques ou de projets spéciaux liés au développement opérationnel de LoiZéro.

Expérience: De 2 à 5 ans d'expérience en soutien exécutif ou en gestion d'opérations administratives complexes, idéalement dans un environnement multi-entités (écosystèmes connectés, structures matricielles ou cabinets de services).

Gestion de boîtes courriels à haut volume: Capacité démontrée à maîtriser des flux de courriels massifs, à en synthétiser l'essentiel et à rédiger des ébauches de réponses en toute autonomie.

Bilinguisme: Maîtrise impeccable du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit, la majorité des communications quotidiennes se déroulant à l'échelle internationale.



Ce rôle dépasse la straightforward gestion administrative pour devenir un véritable levier stratégique. Vous agirez comme une interface clé, assurant la fluidité entre les priorités de la direction, les impératifs de nos partenaires et les engagements de notre co-président.

Votre mission est de structurer notre quotidien, d'anticiper les besoins logistiques et de veiller à ce que l'équipe exécutive puisse concentrer ses efforts sur les objectifs de mission à fort impact, tout en garantissant la cohérence et la qualité de nos opérations à l'échelle internationale. Un minimum de 20 jours de vacances dès l’embauche. Un contribution d'épargne retraite de l’employeur d'un minimum de 4%.

Des avantages généreux et flexibles conçus pour contribuer à votre bien-être. Un milieu de travail collaboratif et inclusif avec des bureaux au cœur de la Petite Italie, dans le quartier branché Mile-Ex à proximité des transports en commun. LoiZéro est une organisation à but non lucratif dédiée à faire progresser la recherche et à développer des solutions techniques permettant de concevoir des systèmes d'IA sécuritaires.

LoiZéro croit que l’IA doit être considérée comme un bien public mondial, développée et utilisée de manière sécuritaire pour favoriser l’épanouissement humain. Vos informations personnelles seront collectées et traitées par LoiZéro afin d'évaluer votre demande d'emploi conformément à notre politique de vie privée. En vertu des lois sur la protection de la vie privée en vigueur dans votre pays de résidence, vous pouvez disposer de plusieurs droits en matière de protection de la vie privée, comme celui de demander l'accès à vos informations personnelles ou de demander que vos informations personnelles soient rectifiées ou effacées.

Vous trouverez des détails sur la manière dont vous pouvez exercer vos droits dans notre politique de protection de la vie privée. #

📌 Responsable administratif des opérations - Bureau exécutif (Montreal)
🏢 LawZero
📍 Montreal