À SantéQuébec, prendre soin des gens est au cœur de notre engagement.

C’est ce quinous unit et nous anime.

Nous regrouponsles 30 établissements publics de santé et de services sociaux du Québec etcomptons sur l’engagement de près de 325 000 personnes qui, chaque jour,mettent leur savoir-faire au service du mieux-être de toute la population.

Nous croyonsque c’est par la collaboration, l’engagement, le respect, la bienveillance etl’excellence que se construit un réseau plus humain, plus fort, plus juste.

Travailler ausein de Santé Québec, c’est contribuer à une mission profondément humaine, dansun environnement en constante évolution, axé sur l’innovation et l’améliorationcontinue.

Si vouspartagez cette vision, si vous souhaitez y contribuer et changer réellement leschoses, votre place est ici.

Libellé de la nomenclature

Personne qui analyse les besoins, élaboreet fournit les techniques professionnelles relatives aux méthodes et systèmesadministratifs dans le but d'améliorer le fonctionnement des services.

Attributions

Sous l’autorité de la direction du Bureaude la vice-présidence Finances, la personne titulaire agit comme ressource cléen soutien exécutif stratégique auprès de la Vice-présidence Finances. Elleappuie la planification, l’organisation, la préparation et le suivi desdossiers prioritaires, décisionnels et transversaux relevant de lavice-présidence.

Dans un environnement complexe, entransformation et marqué par un rythme soutenu, elle assure la coordination dessuivis, la circulation de l’information et le contrôle de la qualité desdocuments officiels, en veillant à leur conformité aux politiques, directives,lois, règlements et encadrements applicables.

Elle contribue également à l’améliorationcontinue des processus administratifs sous sa responsabilité et favorise desfaçons de faire structurées, efficaces et adaptées aux besoins de la hautedirection. Son rôle l’amène à collaborer avec les directions de laVice-présidence Finances, les autres vice-présidences, les établissements duréseau et les partenaires gouvernementaux.

Personne d’expérience, crédible etreconnue pour son jugement, elle possède une grande capacité à traitersimultanément plusieurs dossiers sensibles et prioritaires. Elle se distinguepar sa discrétion,



son sens de l’organisation, ses habiletés de communication,sa rigueur, son autonomie, sa loyauté et son sens éthique élevé.

De manière plus spécifique, les principauxchamps d’action sont les suivants :

Soutien exécutif, gouvernance et gestion des priorités

- Assurer un soutien exécutif stratégique auprès de laVice-présidence Finances dans la planification, l’organisation et le suivi despriorités, des dossiers décisionnels et des mandats transversaux.
- Appuyer la gestion des échéanciers critiques, desrencontres prioritaires et des engagements nécessitant un suivi rigoureux.
- Préparer, structurer et coordonner les dossiers destinésaux comités, instances décisionnelles, rencontres de gestion et groupes detravail internes ou externes.
- Assurer le suivi des décisions, orientations, engagementset actions découlant des rencontres de la vice-présidence.

Préparation, qualité et conformité des documents officiels

- Coordonner la préparation, la révision, la mise en forme etle contrôle de la qualité des documents officiels produits pour lavice-présidence.
- Contribuer à la rédaction et à la consolidation de notes,synthèses, présentations exécutives, comptes rendus et documents de soutien àla décision.
- Veiller à la cohérence, à la clarté, à l’exactitude et à laconformité des documents selon les normes organisationnelles et lesencadrements applicables.
- Assurer le suivi des délais, des versions, des validationset des approbations nécessaires avant la transmission des documents auxinstances visées.

Coordination administrative et amélioration continue des processus

- Analyser, documenter et améliorer les processusadministratifs sous sa responsabilité afin de soutenir l’efficacité, la qualitéet la fluidité des opérations du Bureau de la VPF.
- Proposer et mettre en œuvre des outils de suivi, desgabarits et des méthodes favorisant une gestion structurée des dossiers.




- Soutenir l’utilisation de pratiques administrativesharmonisées et adaptées aux besoins de la haute direction.

Coordination transversale et relations avec les partenaires

- Assurer la coordination de dossiers transversaux impliquantles directions de la Vice-présidence Finances, d’autres vice-présidences, lesétablissements du réseau ou les partenaires gouvernementaux.
- Agir comme point de liaison pour faciliter la circulationde l’information, la consolidation des intrants et le suivi des demandesadressées à la vice-présidence.
- Collaborer avec les parties prenantes internes et externesavec tact, professionnalisme et souci de confidentialité.

Suivi des demandes, reddition de comptes et soutien aux livrables

- Coordonner le traitement, le suivi et la priorisation desdemandes adressées à la Vice-présidence Finances, notamment celles provenantdes instances internes, ministérielles ou gouvernementales.
- Soutenir la préparation des redditions de comptes, suivisministériels, réponses officielles et autres livrables nécessitant unecoordination serrée et une attention particulière à la qualité.
- Maintenir une vue d’ensemble des dossiers en cours afind’anticiper les enjeux, de signaler les risques de retard et de soutenir laprise de décision.

Confidentialité, jugement et soutien en contexte de transformation

- Exercer ses responsabilités avec discrétion, jugement,autonomie et confidentialité dans le traitement de dossiers sensibles ouprioritaires.
- Contribuer à la continuité des opérations administrativesdans un contexte de transformation organisationnelle et d’évolution des façonsde faire.
- Formuler, lorsque requis, des pistes d’amélioration visantà renforcer la coordination, la qualité documentaire et l’efficacité du soutienoffert à la vice-présidence.

Veuillez considérer que les responsabilités pourraient être modifiées en fonction de l'évolution de SantéQuébec.

Conditions de travail

Taux horaire : 28,75$ à 53,12$ selonl’expérience.

Statut de l’emploi : Temps complet (35h)

Port d’attache : Montréal ou Québec

Lieu de travail : Possibilité d’un mode hybride.

Entrée en fonction : Dès que possible.

Accréditation syndicale : Syndicable nonsyndiqué

📌 Spécialiste en procédés administratifs – Bureau de la VP Finances (Quebec City)
🏢 Santé Québec
📍 Quebec City