Mandat

REMPLACEMENT à temps complet de jour (35 heures/semaine)

LIEU DE TRAVAIL : CHSLD Paul-Émile Léger - 66, boulevard René-Lévesque Est Montréal

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS

Sous l’autorité hiérarchique du chef de service des archives et informations cliniques, la personne titulaire du poste d’archiviste médicale est appelée à réaliser les responsabilités énumérées ci-dessous pour le bénéfice des sept CHSLD du secteur de Jeanne-Mance et à collaborer étroitement avec le service des archives en milieu hospitalier. Les réserves de dossiers étant décentralisées, son travail s’effectue sur plusieurs sites de façon structurée en fonction des activités régulières et ponctuelles.

Elle est responsable du bon fonctionnement des archives médicales et oriente les agentes administratives aux fonctions du service. Elle répond à une clientèle desservie dans un établissement qui a pour mission l’hébergement ou hospitalière. Elle est appelée à s’impliquer, dans les demandes en lien avec ses fonctions, dans Santé Québec Centre-sud de Montréal.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Volet A. Gestion du dossier médical

- Effectuer l’analyse quantitative, qualitative des dossiers des usagers de l’hébergement temporaire et
- permanent et de la courte durée de réadaptation (URFI);
- Effectuer la codification des diagnostics principaux au départ des usagers en hébergement aux fins de statistiques annuelles;
- Valider et coordonner la codification des dossiers en mission hospitalière selon la nomenclature CIM10 et saisir les données dans le système d’information Med-Echo;
- Superviser le contrôle du parachèvement du dossier médical et fait en sorte que toutes les dispositions soient prises en conformité avec les délais prévus;
- Assurer le respect des lois et politiques du CIUSSS concernant la divulgation d’information pour les dossiers usager. Tenir à jour le registre d’accès;
- Assurer l’accès aux dossiers aux personnes autorisées conformément aux lois, règlements et politiques sur la confidentialité et la circulation des dossiers;




- Participer à la semaine de sensibilisation à la confidentialité/ sécurité de l’information et assurer la sensibilisation de façon continue dans chacun des CHSLD du secteur desservi.
- Sur réception d’un subpoena duces tecum, produire les dossiers médicaux exigés devant le tribunal et représenter l’établissement, lorsque nécessaire;
- Collaborer à des études et projets de recherche par la production de données pertinentes (ex. étude par critères explicites);
- Appliquer la politique de conservation et d’épuration des dossiers médicaux. Accompagner le personnel clérical dans les processus d’épuration. Tenir à jour le registre d’épuration/destruction des dossiers;
- Tenir à jour l’inventaire des formulaires contenus aux dossiers de l’usager, définir leur emplacement et coordonner les travaux liés aux demandes de création et modification des formulaires;
- Planifier l’émondage des dossiers actifs;
- Réaliser certaines tâches cléricales tels que sorties et classement de dossiers, feuilles volantes et assemblage de dossiers;
- Assurer une gestion efficace de l’espace en filière par la mise en boîte et l’espacement des dossiers;
- Assurer de la tenue et la mise à jour de l’index relatif aux maladies, aux médecins, aux décès et aux usagers;

Volet B. Production de données statistiques et pilote de système
- Assumer la responsabilité de l’exploitation et de la validation des données recueillies dans les systèmes d’informations cliniques;
- Élaborer, produire, valider, analyser et commenter différents rapports statistiques (générateur de rapport);
- Agir à titre de pilote d’application diverse comprenant toutes les fonctions de pilotage déléguées et les suivis auprès du fournisseur informatique;
- Offrir le support applicatif et les formations ponctuelles;




- Se tenir informé et inclure les mises à jour périodiques et annuelles des cadres normatifs dans son travail quotidien;
- Produire les rapports d’indicateurs de performances demandés;

Volet C. Autres
- Collaborer et participer à divers comités nécessitant son expertise (ex. létalité);
- Agir à titre de personne-ressource pour toute demande quant aux procédures en lien avec le dossier médical incluant les formations sur la confidentialité et la tenue de dossier;
- Contribuer aux activités liées à l’enseignement et au partage des connaissances en accueillant des stagiaires et en orientant des nouveaux employés;
- Rédiger, mettre à jour et assurer le respect des politiques et procédures relatives à la gestion des dossiers des usagers;
- Veiller à l’organisation matérielle, effectuer les commandes de fournitures de bureau et toutes autres requêtes pour le service;
- Participer au développement des projets informatiques, administratifs et cliniques;
- Remplacer l’archiviste médicale de l’hôpital chinois de Montréal lorsque nécessaire;
- Assister aux réunions, formations ou colloques pouvant répondre à un besoin de perfectionnement et constituant un apport pour le service.
- Effectuer toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat, incluant les remplacements requis en l’absence d’un membre du personnel de son secteur d’activités;

CONDITIONS ET AVANTAGES En plus de votre salaire, bénéficiez d’une gamme d’avantages sociaux tel que :

- 4 semaines de vacances par année
- 9,6 jours de congé de maladie rémunérés
- 13 jours de congé fériés
- Cotisation au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics
- Régimes d’assurance vie, d’assurance maladie et d’assurance salaire
- Programme de référencement rémunéré
- Et bien plus encore...

ExigencesDoit détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en archives médicales ou un diplôme d'archiviste médical d'une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme reconnu par l'Association des gestionnaires de l’information de la santé du Québec ou par le Collège des archivistes médicaux du Canada (Association des archivistes médicales du Canada).

📌 Technicien ou technicienne en information de santé - CHSLD Jeanne-Mance (Montreal)
🏢 Santé Québec Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal – Universitaire
📍 Montreal