Adjoint(e) à la direction

Description du poste :

Le poste d’adjoint(e) à la direction chez Infotronix consiste à offrir un soutien administratif au directeur et à contribuer à l’organisation et au suivi des activités de la direction. La personne titulaire du poste assure notamment la gestion de l’agenda, la coordination de certaines réunions, le suivi des dossiers et des documents, ainsi que la préparation de diverses communications. Elle collabore avec les équipes internes et les intervenants externes afin de faciliter le suivi des demandes et le bon déroulement des activités administratives.

Principales responsabilités

- Assurer la gestion et le suivi de l’agenda, des appels, des courriels et du courrier de la direction;
- Offrir un soutien administratif à la direction dans ses activités quotidiennes et dans le suivi de certains dossiers et projets;
- Effectuer les suivis nécessaires auprès des collaborateurs afin de recueillir les documents et les informations requis dans les délais prévus;
- Préparer, rédiger, réviser et traduire divers documents et communications, tels que des lettres, présentations, notes de service et comptes rendus;
- Préparer, organiser et classer les documents de façon structurée et confidentielle;
- Effectuer diverses tâches administratives liées au fonctionnement et à la gestion interne de l’entreprise;
- Participer à la préparation et à la coordination de certaines réunions et activités de la direction;
- Effectuer toute autre tâche connexe requise dans le cadre de ses fonctions.

Compétences techniques

- DEC en administration, en bureautique, en communications ou dans un domaine connexe;
- Expérience pertinente dans un poste d’adjointe administrative, d’adjointe de direction ou dans un rôle similaire;
- Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps, avec la capacité de prioriser les tâches et de respecter les échéanciers;
- Très bonnes compétences en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit, avec une capacité à interagir efficacement avec différents intervenants, à l’interne comme à l’externe;
- Bonne capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à travailler avec discrétion et professionnalisme;
- Souci du détail et rigueur dans la préparation et la gestion des documents,



de la correspondance et du matériel de réunion;
- Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et des outils de collaboration;
- Sens de l’intégrité et respect de la confidentialité;
- Fiabilité, autonomie et sens des responsabilités;
- Esprit de collaboration et attitude professionnelle;
- Sens du service et souci de répondre adéquatement aux besoins des collègues et des différents intervenants.

Ce que nous offrons

- Poste permanent à temps plein.
- Horaire de jour du lundi au vendredi.
- Environnement de travail stable et dynamique.
- Formation et accompagnement à l'intégration.
- Équipe professionnelle et collaborative.
- Possibilités de développement au sein de l'entreprise.

Avantages

- Assurance collective (vision, dental).
- REER avec participation employeur.
- Salle de jeux.
- Salle d’entraînement sur place à venir.
- Événements d'entreprise.
- Stationnement sur place.
- Gym sur place (à venir)

Executive Assistant

:

The Executive Assistant position at Infotronix provides administrative support to the President and contributes to the organization and follow-up of executive activities. The successful candidate will be responsible for managing the CEO’s schedule, coordinating certain meetings, following up on files and documents, and preparing various communications. The position involves working closely with internal teams and external contacts to facilitate requests and ensure the smooth flow of administrative.

Resposabilities

- Manage and follow up on the executive’s schedule, phone calls, emails, and correspondence;
- Provide administrative support to the executive team in their day-to-day activities and in the follow-up of certain files and projects;
- Follow up with employees and other stakeholders to collect required documents and information within established deadlines;
- Prepare, draft, proofread,



and translate various documents and communications, including letters, presentations, memos, and meeting minutes;
- Prepare, organize, and file documents in a structured and confidential manner;
- Perform various administrative tasks related to the company’s internal operations and management;
- Assist with the preparation and coordination of certain meetings and executive activities;
- Perform other related duties as required.

Technical Skills and Qualifications

- College diploma (DEC) in Administration, Office Administration, Communications, or a related field;
- Relevant experience as an Administrative Assistant, Executive Assistant, or in a similar role;
- Excellent organizational and time-management skills, with the ability to prioritize tasks and meet deadlines;
- Strong verbal and written communication skills, with the ability to interact effectively with various stakeholders, both internally and externally;
- Ability to manage multiple files and tasks simultaneously while maintaining discretion and professionalism;
- Strong attention to detail and accuracy when preparing and managing documents, correspondence, and meeting materials;
- Good knowledge of Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and collaboration tools;
- Strong sense of integrity and respect for confidentiality;
- Reliability, autonomy, and a strong sense of responsibility;
- Team-oriented attitude and professional approach;
- Strong service orientation and ability to respond appropriately to the needs of colleagues and various stakeholders.

What we offer

- Full-time permanent position.
- Daytime schedule, Monday to Friday.
- Stable and growing company.
- Supportive team environment.
- On-the-job training.
- Opportunities for professional growth.

Benefits

- Group insurance (including: vision, prescriptions, dental, life insurance)
- Employer-math RRSP
- In office game room
- On-site gym coming soon
- Company events and activities
- On-site parking
- Free coffee

Rémunération : 27,00$ à 35,00$ par heure Heures prévues : 40.0 par semaine

Avantages

- Assurance Dentaire
- Assurance Maladie Complémentaire
- Cotisation égale au RÉER
- Gym sur place
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée

Lieu du poste : En présentiel

📌 Adjoint(e) à la direction/Executive Assistant (Laval)
🏢 Infotronix
📍 Laval