ADJOINT(E) À LA DIRECTION

Supérieure immédiate : Directrice générale

Statut : Poste permanent à temps plein – 40 heures par semaine

Lieu de travail : Les Jardins du Patrimoine Val-d’Or

Sommaire du poste

Sous l’autorité de la directrice générale, l’adjoint (e) à la direction agit comme personne de confiance et comme véritable bras droit de la direction. Elle joue un rôle clé dans la gestion administrative et le fonctionnement quotidien de la résidence.

Elle soutient directement la directrice générale dans la gestion des ressources humaines, la location des logements, le suivi des dossiers administratifs et organisationnels, les communications institutionnelles ainsi que la coordination de différents dossiers de la résidence.

Elle travaille en étroite collaboration avec l’adjointe administrative – Opérations, l’adjoint(e) administrative – Réception, la coordonnatrice des loisirs et du milieu de vie ainsi qu’avec les responsables des différents services.

Elle peut également être appelée à remplacer occasionnellement la directrice générale pour certaines périodes de garde en soirée ou durant les fins de semaine.

1. Ressources humaines En collaboration avec la directrice générale :

- Participer au processus de recrutement : affichage des postes, réception et présélection des candidatures, organisation des entrevues et suivis auprès des candidats;
- Participer aux entrevues d’embauche selon les besoins;
- Préparer et coordonner l’accueil et l’intégration des nouveaux employés;
- Assurer la tenue et la mise à jour des dossiers des employés;
- Effectuer le suivi des périodes de probation;
- Assurer le suivi des formations obligatoires, attestations, certifications et autres échéances;
- Participer au suivi des horaires, absences, vacances et remplacements lorsque nécessaire;
- Effectuer les suivis administratifs relatifs aux dossiers CNESST, accidents de travail et assignations temporaires;
- Préparer les lettres, avis, formulaires et autres documents relatifs aux ressources humaines;
- Soutenir les responsables de service dans la gestion quotidienne de leurs employés;
- Participer aux rencontres avec les employés lorsque requis;
- Documenter adéquatement les situations nécessitant un suivi;
- Veiller à l’application uniforme des politiques, procédures et conditions de travail;
- Participer au développement et à la mise à jour des politiques et procédures RH;
- Collaborer avec la directrice générale aux dossiers disciplinaires et aux situations plus complexes.

Les décisions importantes concernant les mesures disciplinaires, les conditions salariales, les suspensions et les fins d’emploi demeurent sous l’autorité de la directrice générale. 2. Location des logements

- Répondre aux demandes d’information concernant la résidence et les logements;
- Effectuer les suivis auprès des personnes intéressées et des familles;
- Gérer et maintenir à jour la liste d’attente;
- Planifier et effectuer les visites de la résidence et des logements;
- Présenter les services, inclusions, modalités et fonctionnement de la résidence;
- Recueillir les informations nécessaires afin de s’assurer que les besoins du futur résident correspondent à l’offre de services de la résidence;
- Coordonner le processus de location jusqu’à la confirmation du logement;
- Transmettre les informations nécessaires à l’adjointe administrative – Opérations pour la préparation du bail et des documents d’admission;
- S’assurer que le dossier administratif est complet avant l’arrivée du résident;
- Coordonner les dates d’entrée et de sortie avec les personnes concernées;
- Effectuer les suivis nécessaires lors des départs;
- Maintenir à jour les informations concernant les logements disponibles, réservés ou à venir.

3. Soutien à la direction et coordination administrative

- Agir comme bras droit de la directrice générale dans les dossiers qui lui sont confiés;
- Prendre en charge les dossiers délégués, en assurer le suivi jusqu’à leur réalisation et effectuer les relances nécessaires;
- Préparer des documents, tableaux de suivi, rapports, correspondances et comptes rendus;




- Effectuer les recherches et recueillir les informations nécessaires à certains dossiers de direction;
- Participer à la préparation des rencontres et assurer le suivi des décisions prises;
- Coordonner certaines demandes auprès des fournisseurs, professionnels et partenaires externes;
- Assurer le suivi des échéanciers administratifs;
- Collaborer à l’élaboration et à la mise à jour des procédures internes;
- Soutenir la direction dans la préparation de communications destinées aux employés, résidents ou partenaires;
- Assurer une circulation efficace de l’information entre la direction et les différents services;
- Coordonner et prioriser certaines demandes administratives afin qu’elles soient traitées au niveau approprié.

4. Coordination et supervision de l’entretien ménager En collaboration avec la directrice générale :

- Participer à la coordination et à la supervision du service d’entretien ménager;
- Assurer le suivi des horaires, absences, vacances et remplacements;
- Collaborer à la répartition du travail et à l’organisation des tâches;
- Effectuer les suivis nécessaires concernant la qualité du travail et les demandes relatives à l’entretien ménager;
- Participer à l’accueil, à l’intégration et au suivi des nouvelles employées du service;
- Coordonner les besoins liés aux grands ménages, aux logements vacants et aux situations particulières;
- Soutenir, le cas échéant, la personne désignée comme référence ou chef d’équipe sur le terrain;
- Porter à l’attention de la directrice générale les situations nécessitant une décision ou une intervention particulière.

Cette responsabilité pourra être réévaluée selon l’évolution de la structure organisationnelle de la résidence. 5. Site Web et communications institutionnelles

- Assurer la coordination générale du site Web de la résidence;
- Veiller à ce que les informations qui y sont publiées demeurent exactes et à jour;
- Effectuer les mises à jour courantes ou les coordonner avec le fournisseur responsable lorsque nécessaire;
- Maintenir à jour les informations concernant notamment les services, les logements, les coordonnées, les offres d’emploi et les informations générales de la résidence;
- Collaborer avec la coordonnatrice des loisirs et du milieu de vie afin d’intégrer au site certains contenus mettant en valeur les activités et la vie à la résidence;
- Coordonner avec la directrice générale les communications institutionnelles ou les contenus nécessitant une approbation;
- Veiller à la cohérence des informations diffusées sur les différentes plateformes de la résidence.

La coordonnatrice des loisirs et du milieu de vie demeure principalement responsable de la création du contenu courant destiné aux médias sociaux et de la mise en valeur des activités et de la vie quotidienne à la résidence. 6. Conformité et suivi documentaire En collaboration avec la directrice générale et l’équipe administrative :

- Participer au maintien de la conformité documentaire de la résidence;
- Assurer le suivi des différents registres, documents et échéanciers requis;
- Participer à la préparation des dossiers lors des inspections, audits ou visites de certification;
- Effectuer le suivi des documents et formations obligatoires des employés;
- Collaborer à la mise à jour des politiques, procédures et plans internes;
- S’assurer que les documents administratifs nécessaires sont complétés, classés et accessibles;
- Effectuer les suivis administratifs découlant des incidents, événements ou situations nécessitant une documentation particulière.

7. Coordination administrative et soutien aux opérations

- Travailler en étroite collaboration avec l’adjointe administrative – Opérations et l’adjointe administrative – Réception;




- Coordonner certaines tâches administratives selon les besoins et les priorités;
- S’assurer que les dossiers confiés à l’administration progressent dans les délais prévus;
- Soutenir l’équipe administrative dans les situations nécessitant une intervention;
- Collaborer avec les responsables des différents services afin de faciliter le fonctionnement quotidien de la résidence;
- Effectuer les suivis nécessaires auprès des responsables de service;
- Participer à l’amélioration des méthodes de travail et des processus administratifs;
- Contribuer à maintenir une organisation efficace et structurée.

L’adjointe administrative – Opérations et l’adjointe administrative – Réception demeurent sous l’autorité de la directrice générale, tout en travaillant en étroite collaboration avec l’adjointe à la direction. 8. Gardes et remplacement occasionnel de la direction

- Assurer occasionnellement des périodes de garde en soirée ou durant les fins de semaine, en remplacement de la directrice générale;
- Agir comme personne de référence lors de ces périodes selon les responsabilités et limites établies par la direction;
- Répondre ou coordonner la réponse aux situations nécessitant une intervention de gestion;
- Communiquer avec la directrice générale lorsqu’une situation dépasse son niveau d’autorité ou nécessite une décision particulière;
- Assurer le suivi des situations survenues durant la période de garde.

Profil recherché

- Formation en administration ou expérience pertinente permettant d’exercer les responsabilités du poste;
- Formation ou expérience en ressources humaines, en bureautique ou dans un domaine connexe considérée comme un atout;
- Expérience pertinente dans un poste comportant des responsabilités administratives, de coordination ou de ressources humaines;
- Expérience en résidence pour personnes âgées, en hébergement, en immobilier ou dans le domaine de la santé considérée comme un atout;
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit;
- Excellente maîtrise de Microsoft 365 notamment Word, Excel, Outlook, Teams, Share point, Planner.
- Aisance avec les outils numériques et la gestion de contenu Web;
- Grande capacité d’organisation et de gestion des priorités;
- Autonomie et capacité à prendre en charge plusieurs dossiers simultanément;
- Excellent jugement et capacité à reconnaître les situations devant être portées à l’attention de la direction;
- Discrétion et respect rigoureux de la confidentialité;
- Leadership, initiative et excellente capacité de suivi;
- Disponibilité pour assurer occasionnellement des périodes de garde en soirée ou durant les fins de semaine.

Qualités recherchées Nous recherchons une personne fiable, structurée, autonome et proactive, capable de prendre en charge un dossier, d’en assurer le suivi et de le mener à terme.

La personne doit être capable de travailler étroitement avec la directrice générale tout en faisant preuve d’initiative et de jugement. Elle doit savoir reconnaître les situations qu’elle peut régler elle-même et celles nécessitant une décision de la direction.

Au-delà de la formation académique, l’expérience pertinente, le jugement, l’autonomie et la capacité à assumer des responsabilités seront considérés avec attention.

Délimitation du rôle

L’adjointe à la direction assume principalement les ressources humaines, la location, la coordination administrative, le suivi des dossiers de direction, la gestion courante du site Web et la supervision de certains services qui lui sont confiés.

Elle peut également remplacer occasionnellement la directrice générale lors de périodes de garde, dans les limites d’autorité établies.

La directrice générale conserve notamment les décisions stratégiques et financières importantes, les dossiers juridiques, les décisions RH sensibles, les dossiers résidents complexes et les communications institutionnelles nécessitant une position officielle de la résidence.

Rémunération : à partir de 28,00$ par heure

Heures prévues : 40.0 par semaine

Avantages

- Congés payés
- Gym sur place
- Nourriture à Prix Réduit ou Gratuite
- Régime de retraite
- Stationnement sur place

Lieu du poste : En présentiel

📌 Adjoint(e) à la direction (Val-d'Or)
🏢 Les Jardins du Patrimoine
📍 Val-d'Or