Bilingual Administrative & Accounting Assistant | Sage 50

Salary: $20.00 to $24.00 per hour, based on experience

Full-time | On-site | Mont-Royal, Quebec

About Axxonlab

Axxonlab Inc. is a growing Canadian environmental testing laboratory headquartered in Mont-Royal, Quebec. Since 2011, we have specialized in environmental laboratory analysis, field sampling and consulting services related to asbestos, mold and indoor air quality, lead and other environmental contaminants.

As our operations continue to grow across Canada, we are looking for a bilingual Administrative & Accounting Assistant to join our team.

This is a diversified position combining accounting support, bookkeeping-related responsibilities, administration, customer service and data entry. The successful candidate will work closely with our accountant, bookkeeper, administrative staff, laboratory personnel and management.

Accounting and Bookkeeping Responsibilities A significant part of this position involves working with Sage 50 Accounting.

The successful candidate must already have strong hands-on experience with Sage 50 and be comfortable working independently within the software.

Responsibilities include

- Entering supplier invoices into Sage 50
- Recording customer payments
- Entering and maintaining accounting transactions
- Assisting with accounts payable and accounts receivable
- Following up with clients regarding past-due accounts and outstanding invoices
- Making collection calls and sending payment reminders professionally
- Maintaining accurate records of collection activities and client communications
- Verifying accounting information and identifying discrepancies
- Assisting with account reconciliations as required
- Supporting our accountant and bookkeeper with regular bookkeeping tasks
- Maintaining organized and accurate financial records
- Performing other accounting-related duties as required

Axxonlab currently has an experienced bookkeeper. However, this position offers an excellent opportunity for the successful candidate to progressively learn additional bookkeeping responsibilities and potentially become our future in-house bookkeeper when our current bookkeeper eventually retires. For this reason, strong Sage 50 knowledge is an important requirement for this position.

Administrative Responsibilities

This is also a hands-on administrative position with responsibilities including:

- Data entry and database maintenance
- Creating laboratory certificates and related documentation
- Creating and processing invoices through our Microsoft Access-based system
- Entering and updating client, project and sample information
- Organizing electronic and physical files
- Answering incoming telephone calls
- Responding to client emails and inquiries
- Booking and confirming appointments
- Following up with clients when required
- Greeting clients and visitors at reception
- Receiving client sample drop-offs
- Assisting clients with general questions and directing technical questions to the appropriate team member
- Supporting laboratory technicians, field technicians and management with administrative needs
- Maintaining an organized reception and administrative workspace
- Helping maintain clean and professional common areas within the laboratory
- Performing other administrative and operational duties as required

Qualifications

Required:

- Strong working knowledge of Sage 50 Accounting
- Previous experience in accounting administration, bookkeeping or a related position
- Fully bilingual in French and English, spoken and written
- Strong computer and data-entry skills
- Good knowledge of Microsoft Office, particularly Excel, Outlook and Word
- Excellent attention to detail
- Strong organizational and time-management skills
- Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment
- Professional telephone and email communication skills
- Comfortable communicating with clients regarding outstanding balances and collections
- Reliable, punctual and capable of working independently

Strong assets:

- Experience with Microsoft Access
- Accounts receivable and collections experience
- Accounts payable experience
- Previous bookkeeping experience
- Experience in a laboratory,



skilled services or technical environment

The Person We Are Looking For We are looking for someone who is organized, dependable, detail-oriented and comfortable taking ownership of their responsibilities.

This is not a position where every day will look the same. During the course of a day, you may enter accounting transactions, follow up on overdue invoices, prepare client invoices, create laboratory certificates, answer calls, book appointments, receive samples at reception and assist members of the laboratory team.

The right candidate should enjoy this variety and be comfortable moving between accounting, administrative and customer-service responsibilities.

For someone interested in developing their accounting career, there is also a real long-term opportunity to take on progressively greater bookkeeping responsibilities within Axxonlab.

Position Details

Job Type: Full-time

Salary: $20.00 to $24.00 per hour, depending on experience and qualifications

Schedule: Monday to Friday

Work Location: In person, Mont-Royal, Quebec

FRANÇAIS

Adjoint(e) administratif(ve) et comptable bilingue | Sage 50

Salaire : 20,00 $ à 24,00 $ de l'heure, selon l'expérience

Temps plein | En présentiel | Mont-Royal, Québec

À propos d'Axxonlab

Axxonlab Inc. est un laboratoire canadien d'analyses environnementales en pleine croissance dont le siège social est situé à Mont-Royal, au Québec. Depuis 2011, nous nous spécialisons dans les analyses environnementales en laboratoire, l'échantillonnage sur le terrain et les services d'expertise liés notamment à l'amiante, aux moisissures et à la qualité de l'air intérieur, au plomb ainsi qu'à différents contaminants environnementaux.

Dans le cadre de notre croissance à travers le Canada, nous sommes à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) et comptable bilingue pour se joindre à notre équipe.

Il s'agit d'un poste polyvalent combinant soutien comptable, tâches liées à la tenue de livres, administration, service à la clientèle et saisie de données. La personne sélectionnée travaillera étroitement avec notre comptable, notre responsable de la tenue de livres, notre équipe administrative, le personnel du laboratoire et la direction.

Responsabilités comptables et tenue de livres

Une partie importante du poste consiste à travailler avec Sage 50 Comptabilité.

La personne recherchée doit déjà posséder une solide expérience pratique avec Sage 50 et être à l'aise de travailler de façon autonome dans le logiciel.

Les responsabilités comprennent notamment :

- Saisir les factures fournisseurs dans Sage 50
- Enregistrer les paiements des clients
- Saisir et maintenir à jour les transactions comptables
- Participer à la gestion des comptes fournisseurs et des comptes clients
- Effectuer le suivi des comptes clients en souffrance et des factures impayées
- Communiquer avec les clients pour effectuer les suivis de paiement et les démarches de recouvrement
- Envoyer des rappels de paiement de façon professionnelle
- Documenter les suivis et communications liés aux comptes à recevoir
- Vérifier l'exactitude des informations comptables et identifier les écarts
- Participer aux conciliations de comptes au besoin
- Soutenir notre comptable et notre responsable de la tenue de livres dans leurs tâches régulières
- Maintenir des dossiers financiers précis et bien organisés
- Effectuer toute autre tâche comptable connexe

Axxonlab compte actuellement sur une personne expérimentée responsable de notre tenue de livres. Cependant,



ce poste offre à la personne sélectionnée la possibilité d'apprendre progressivement davantage de responsabilités et éventuellement de devenir notre future personne responsable de la tenue de livres à l'interne lorsque notre responsable actuelle prendra éventuellement sa retraite. Pour cette raison, une très bonne connaissance de Sage 50 constitue une exigence importante du poste.

Responsabilités administratives

Le poste comprend également plusieurs responsabilités administratives et opérationnelles, notamment :

- Effectuer de la saisie de données et maintenir les bases de données à jour
- Créer des certificats et autres documents de laboratoire
- Préparer et traiter des factures à l'aide de notre système basé sur Microsoft Access
- Saisir et mettre à jour les informations relatives aux clients, projets et échantillons
- Organiser les dossiers électroniques et papier
- Répondre aux appels téléphoniques
- Répondre aux courriels et demandes des clients
- Prendre et confirmer les rendez-vous
- Effectuer différents suivis auprès des clients
- Accueillir les clients et visiteurs à la réception
- Recevoir les échantillons déposés au laboratoire
- Répondre aux questions générales des clients et diriger les questions techniques vers les membres appropriés de l'équipe
- Soutenir les techniciens de laboratoire, les techniciens sur le terrain et la direction dans différentes tâches administratives
- Maintenir la réception et les espaces administratifs propres et organisés
- Participer au maintien d'espaces communs propres, professionnels et bien organisés
- Effectuer toute autre tâche administrative ou opérationnelle connexe

Qualifications recherchées

Exigences :

- Très bonne maîtrise de Sage 50 Comptabilité
- Expérience préalable en administration comptable, tenue de livres ou dans un poste similaire
- Parfaitement bilingue en français et en anglais, à l'oral comme à l'écrit
- Excellentes compétences informatiques et en saisie de données
- Bonne maîtrise de Microsoft Office, particulièrement Excel, Outlook et Word
- Excellent souci du détail
- Très bon sens de l'organisation et de la gestion du temps
- Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique
- Communication professionnelle au téléphone et par courriel
- Être à l'aise d'effectuer des suivis auprès des clients concernant les soldes impayés
- Être fiable, ponctuel(le) et capable de travailler de façon autonome

Atouts importants :

- Expérience avec Microsoft Access
- Expérience avec les comptes clients et le recouvrement
- Expérience avec les comptes fournisseurs
- Expérience préalable en tenue de livres
- Expérience dans un laboratoire, une entreprise de services professionnels ou un environnement technique

Le profil que nous recherchons Nous recherchons une personne organisée, fiable, minutieuse et capable de prendre en charge ses responsabilités.

Il s'agit d'un poste varié où les journées ne sont pas nécessairement toutes identiques. Au cours d'une même journée, vous pourriez effectuer des entrées comptables, faire le suivi de factures impayées, préparer des factures clients, créer des certificats de laboratoire, répondre aux appels, prendre des rendez-vous, recevoir des échantillons et soutenir les différents membres de l'équipe.

La personne recherchée doit apprécier cette variété et être à l'aise de passer de tâches comptables à des responsabilités administratives et de service à la clientèle.

Pour quelqu'un qui souhaite développer davantage sa carrière en comptabilité, il existe également une réelle possibilité d'évolution à long terme vers un rôle plus important en tenue de livres chez Axxonlab.

Détails du poste

Type d'emploi : Temps plein

Salaire : 20,00 $ à 24,00 $ de l'heure, selon l'expérience et les qualifications

Horaire : Du lundi au vendredi

Lieu de travail : En présentiel, Mont-Royal, Québec

Pay: $20.00-$24.00 per hour

Expected hours: 40.0 per week

Benefits

- Dental care
- Extended health care
- Life insurance
- On-site parking
- Vision care

Application question(s):
- How many years of hands-on experience do you have using Sage 50 Accounting?
- This position requires regular communication with clients, suppliers and coworkers in both French and English, by telephone, email and in person. Are you professionally fluent in both French and English?

Work Location: In person

📌 Adjoint(e) administratif(ve) et comptable bilingue
🏢 AXXONLAB
📍 Mount Royal