Compass is a non-profit organization based in Sudbury Ontario that provides mental health and developmental services for children, youth, and families. Most programs serve individuals up to age 18, with select services available to older youth and young adults. Supports range from short-term counselling to ongoing therapy, psychological assessment, and diagnostic services.

Compass is also the lead agency responsible for providing live-in treatment services for youth who need temporary residential support during significant life transitions.

The Youth Wellness Hub, is another program offered though Compass, you can learn more at www.ywhsudbury.ca.

The Executive Assistant is responsible for providing administrative support to the Senior Leadership Team.

RESPONSIBILITIES:

Provides confidential administrative support to the Senior Leadership Team by:

- Supporting scheduling for the Senior Leadership Team
- Drafting correspondence, reports and memos
- Meeting coordination and support
- Supporting the maintenance of agency policies manuals
- Making travel arrangements and preparing travel expense submissions
- Preparing monthly Visa reconciliation and expense reports for approval
- Managing and preparing Senior Leadership Team's reports for payroll approval
- Supporting various community and partnering tables/committees/working groups as directed
- Supporting Section 34 program, which includes brokering to contracted doctors, liaising with Ministry of Attorney General Staff, preparing requests for contract and submitting monthly reports to the funder.
- Record Serious Occurrence and Follow up Reports in a project management software
- Support the planning and coordination of agency and staff events as directed by Senior Leadership
- Back up support to other Executive Assistants within the agency
- Other duties as required

SKILLS: The incumbent will have the ability to:

- Superior proficiency working in a computerized environment, including Microsoft Office applications (Word and Excel).
- Assess priorities, analyse and solve problems
- Demonstrate organisational skills and ability to meet deadlines
- Possess strong verbal and written communication in both official languages is required (English, French)
- Ability to work collaboratively with other experienced professionals including school boards, colleagues of other health and social service agencies, local politicians, etc.
- Ability to work independently
- Demonstrated interpersonal and leadership skills
- Experience working in a unionized environment
- Knowledge and appreciation of issues facing our diverse populations (i.e. Anishinabek cultures, Francophone, Immigrant/Refugee, LGBT2SQ, etc.)
- Required to act in accordance with the agencies principle/values
- Ability to work flexible schedule as required
- Maintain and protect sensitive and confidential information

QUALIFICATIONS

- Post-secondary diploma or degree in Business Administration, Office Administration, Public Administration, or a related discipline.
- 2 to 4 years of progressive experience in an executive assistant, senior administrative or board support role.

Successful applicants will be required to provide:

- Proof of eligibility to work in Canada
- A valid Ontario driver’s license and use of a reliable motor vehicle; insurability on vehicle as per policy
- Recent Criminal Record Check, including Vulnerable Sector Search

Benefits include:

- Healthcare of Ontario Pension Plan (HOOPP)
- On-site parking (paid by employer)
- Paid vacation
- Paid float days
- Short-term disability coverage
- Dental, Vision and Extended Health perks
- Life and Accidental Death and Dismemberment (AD&D;) insurance
- Long Term Disability (LTD) Insurance
- Employee & Family Assistance Program (EFAP)

Application Process Compass is committed to a diverse, equitable, inclusive,



and anti-racist workplace. We are an equal opportunity employer and value the dignity and worth of every individual. Compass will provide reasonable accommodation to any applicant who identifies a need to be accommodated. If you require accommodation during the recruitment process, please advise our Human Resources team prior to your interview.

All qualified candidates are encouraged to apply. Please submit your cover letter and résumé quoting Job Posting #1900 by October 8, 2026 to [email protected] or at www.compassne.ca.

We thank all applicants; however, only those selected for an interview will be contacted.

Adjoint administratif ou adjointe administrative à la haute direction (bilingue)

Boussole est un organisme sans but lucratif établi à Sudbury, en Ontario, qui offre des services en santé mentale et en développement aux enfants, aux jeunes et aux familles. La plupart des programmes s’adressent aux personnes âgées de 18 ans ou moins, tandis que certains services sont également offerts aux jeunes plus âgés et aux jeunes adultes. Les services vont du counseling à court terme à la thérapie continue, en passant par les évaluations psychologiques et les services diagnostiques.

Boussole est également l’organisme responsable de la prestation de services de traitement avec hébergement pour les jeunes qui ont besoin d’un soutien résidentiel temporaire lors de transitions importantes dans leur vie.

Le Carrefour bien-être pour les jeunes de Sudbury est un autre programme offert par Boussole. Pour en savoir plus, visitez www.ywhsudbury.ca.

L’adjointe administrative ou l’adjoint administratif est responsable d’offrir un soutien administratif à l’équipe de la haute direction.

RESPONSABILITÉS :

Offre un soutien administratif confidentiel à l’équipe de la haute direction en :

- assurant le soutien à la gestion des horaires de l’équipe de la haute direction;
- rédigeant de la correspondance, des rapports et des notes de service;
- coordonnant les réunions et offrant le soutien requis;
- soutenant la mise à jour des manuels de politiques de l’organisme;
- effectuant les réservations de voyage et préparant les demandes de remboursement de dépenses de voyage;
- préparant les conciliations mensuelles de cartes Visa et les rapports de dépenses aux fins d’approbation;
- gérant et préparant les rapports de l’équipe de la haute direction aux fins d’approbation de la paie;
- soutenant divers comités, tables communautaires, groupes de travail et partenariats, selon les directives reçues;
- soutenant le programme de l’article 34, notamment en coordonnant les services auprès de médecins sous contrat, en assurant la liaison avec le personnel du ministère du Procureur général, en préparant les demandes de contrat et en soumettant les rapports mensuels au bailleur de fonds;
- consignant les incidents graves et les rapports de suivi dans un logiciel de gestion de projets;
- soutenant la planification et la coordination des événements de l’organisme et du personnel, selon les directives de la haute direction;
- offrant un soutien de relève aux autres adjointes administratives et adjoints administratifs de l’organisme;
- accomplissant toute autre tâche connexe, au besoin.

COMPÉTENCES : La personne titulaire du poste doit être en mesure de :

- démontrer une excellente maîtrise d’un environnement informatisé,



notamment des applications Microsoft Office (Word et Excel);
- établir les priorités, analyser des situations et résoudre des problèmes;
- démontrer de solides compétences organisationnelles et la capacité de respecter les échéanciers;
- démontrer d’excellentes habiletés de communication verbale et écrite dans les deux langues officielles (français et anglais);
- collaborer efficacement avec divers professionnels expérimentés, notamment des conseils scolaires, des collègues d’organismes de santé et de services sociaux, des représentants politiques locaux, etc.;
- travailler de façon autonome;
- démontrer de solides habiletés interpersonnelles et de leadership;
- posséder de l’expérience dans un milieu syndiqué;
- démontrer une connaissance et une appréciation des enjeux touchant diverses populations (p. ex., peuples Anishinabek, communautés francophones, personnes immigrantes ou réfugiées, communautés LGBT2SQ+, etc.);
- agir conformément aux principes et aux valeurs de l’organisme;
- être en mesure de travailler selon un horaire flexible, au besoin;
- préserver et protéger les renseignements sensibles et confidentiels.

QUALIFICATIONS

- Diplôme ou grade d’études postsecondaires en administration des affaires, administration de bureau, administration publique ou dans un domaine connexe.
- De deux à quatre années d’expérience progressive dans un rôle d’adjointe administrative ou adjoint administratif, de soutien administratif à la haute direction ou de soutien à un conseil d’administration.

Les personnes retenues devront fournir :

- une preuve d’admissibilité à travailler au Canada;
- un permis de conduire valide de l’Ontario et l’accès à un véhicule fiable; la personne doit également être assurable pour l’utilisation du véhicule conformément à la politique de l’organisme;
- une vérification récente du casier judiciaire, y compris une vérification du secteur vulnérable.

Avantages sociaux :

- Régime de retraite des employés de la santé de l’Ontario / Healthcare of Ontario Pension Plan (HOOPP)
- stationnement sur place payé par l’employeur;
- vacances payées;
- journées flottantes payées;
- protection en cas d’invalidité de courte durée;
- assurance dentaire, soins de la vue et assurance maladie complémentaire;
- assurance vie et assurance en cas de décès ou de mutilation accidentels (DMA);
- assurance invalidité de longue durée;
- Programme d’aide aux employés et à leur famille (PAEF).

Processus de candidature Boussole s’engage à favoriser un milieu de travail diversifié, équitable, inclusif et antiraciste. Nous sommes un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et reconnaissons la dignité et la valeur de chaque personne. Boussole offrira des mesures d’adaptation raisonnables à toute personne candidate qui en manifeste le besoin.

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, veuillez en informer notre équipe des Ressources humaines avant votre entrevue.

Toutes les personnes qualifiées sont invitées à poser leur candidature. Veuillez faire parvenir votre lettre de présentation et votre curriculum vitæ en indiquant le numéro de l’offre d’emploi 1900, au plus tard le 8 octobre 2026, à [email protected] ou par l’entremise du site www.compassne.ca.

Nous remercions toutes les personnes qui soumettront leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Job Type: Full-time

Pay: $30.13-$41.19 per hour

Benefits

- Company pension
- Dental care
- Disability insurance
- Employee assistance program
- Extended health care
- Life insurance
- On-site parking
- Paid time off
- Vision care

Work Location: In person

📌 Executive Assistant to Senior Leadership (Bilingual), Perm.Full-time - Non-Union | Posting #1900 (Greater Sudbury)
🏢 Child and Family Centre
📍 Greater Sudbury