Company Overview

1 Clean Air is a family-owned company and an industry leader since 1985. We specialize in air duct cleaning, HVAC services, and insulation, helping residential, commercial, and industrial clients maintain healthier, more efficient indoor environments. Built on decades of experience, we are known for our reliability, quality work, and strong customer relationships.

About the Role

We are looking for an experienced HVAC Office Coordinator to support the day-to-day operations of our HVAC department.

This is a hands-on coordination role for someone who understands the HVAC industry, knows how to source parts and materials, and can keep technicians, suppliers, jobs, and office administration organized.

You will work closely with our HVAC technicians, suppliers, management, and office team to make sure jobs have the right parts, information, and follow-up needed to move forward efficiently.

Key Responsibilities

HVAC Parts & Purchasing

- Source and order HVAC parts, equipment, and materials required for service and installation jobs.
- Identify the correct parts based on equipment models, specifications, technician requests, and job requirements.
- Contact suppliers to check availability, pricing, and delivery times.
- Compare suppliers and pricing when necessary.
- Place and track purchase orders.
- Follow up on backorders, delayed deliveries, missing items, and incorrect shipments.
- Coordinate parts pickups and deliveries for technicians.
- Process parts returns, exchanges, and warranty claims.
- Maintain organized records of parts orders, suppliers, and purchasing activity.

Technician & Job Support

- Act as a main point of contact between technicians and the office.
- Respond to technician requests for parts, equipment information, and job-related support.
- Help technicians locate and source difficult-to-find parts.
- Track jobs that are waiting for parts or other materials.
- Coordinate the availability of parts and materials before scheduled work.
- Follow up on outstanding jobs and return visits.
- Make sure technicians have the information and materials they need to complete their work.

HVAC Administration

- Create, update, and maintain work orders and job records.
- Enter and update information in the company's service management and office systems.
- Organize technician notes, job documentation, purchase orders, invoices, photos, and other records.
- Track parts and materials against specific jobs.
- Assist with service documentation and invoicing-related information.
- Prepare basic reports related to purchasing, parts, jobs, and service activity.
- Keep HVAC files and records accurate and up to date.

Supplier Coordination

- Maintain regular communication with HVAC suppliers and distributors.
- Request quotes, availability, and delivery timelines.
- Build and maintain strong working relationships with suppliers.
- Resolve issues involving incorrect, damaged, missing, or delayed parts.
- Maintain updated supplier contacts and information.

General Coordination

- Coordinate information between technicians, suppliers, customers, management, and the office team.
- Help identify and resolve issues that could delay a job.
- Support the HVAC manager with day-to-day administrative and operational tasks.
- Help improve organization and efficiency within the HVAC department.
- Take on other HVAC-related coordination and administrative tasks as needed.

Requirements

- Minimum 5 years of experience in the HVAC industry or a closely related mechanical/refrigeration field.
- Strong understanding of HVAC equipment, parts, materials, and terminology.
- Previous experience sourcing or purchasing HVAC parts is strongly preferred.
- Experience working with HVAC technicians, suppliers, distributors, or service departments.
- Strong organizational and follow-up skills.
- Ability to manage multiple jobs, orders,



and requests at the same time.
- Strong attention to detail.
- Good communication and problem-solving skills.
- Comfortable using computers, email, spreadsheets, and service/office management software.
- Ability to work independently and take ownership of tasks.
- Bilingual English and French.
- Must be comfortable working on-site in Gatineau, QC.

The Right Person We're looking for someone who already understands how an HVAC operation works and can take ownership of the coordination behind the scenes.

You should be comfortable talking to technicians and suppliers, understanding what parts are needed, finding solutions when something is unavailable, and making sure nothing gets lost between the field and the office.

If you have solid HVAC knowledge, are organized, proactive, and good at getting things done, we'd like to hear from you.

FR:

À propos de 1 Clean Air

1 Clean Air est une entreprise familiale et un chef de file de l’industrie depuis 1985. Nous sommes spécialisés dans le nettoyage de conduits d’air, les services HVAC et l’isolation, et nous aidons nos clients résidentiels, commerciaux et industriels à maintenir des environnements intérieurs plus sains et plus efficaces.

Forte de plusieurs décennies d’expérience, notre entreprise est reconnue pour sa fiabilité, la qualité de son travail et ses relations solides avec ses clients.

À propos du poste

Nous sommes à la recherche d’un(e) Coordonnateur(trice) de bureau – HVAC d’expérience pour soutenir les opérations quotidiennes de notre département HVAC.

Il s’agit d’un rôle de coordination pratique pour une personne qui comprend bien l’industrie du HVAC, qui sait trouver et commander les pièces et matériaux nécessaires, et qui est capable de garder les techniciens, les fournisseurs, les dossiers de service et l’administration bien organisés.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec nos techniciens HVAC, nos fournisseurs, la direction et l’équipe administrative afin de vous assurer que les travaux disposent des bonnes pièces, des bonnes informations et du suivi nécessaire pour avancer efficacement.

Principales responsabilités

Pièces HVAC et achats

- Rechercher et commander les pièces, équipements et matériaux HVAC requis pour les travaux de service et d’installation.
- Identifier les bonnes pièces en fonction des modèles d’équipement, des spécifications, des demandes des techniciens et des exigences du travail.
- Communiquer avec les fournisseurs afin de vérifier la disponibilité, les prix et les délais de livraison.
- Comparer les fournisseurs et les prix lorsque nécessaire.
- Créer et faire le suivi des bons de commande.
- Faire le suivi des commandes en souffrance, des livraisons retardées, des articles manquants et des erreurs de livraison.
- Coordonner la cueillette et la livraison des pièces pour les techniciens.
- Gérer les retours, échanges et réclamations de garantie liés aux pièces.
- Tenir des dossiers organisés concernant les commandes de pièces, les fournisseurs et les activités d’achat.

Soutien aux techniciens et aux travaux

- Agir comme principal point de contact entre les techniciens et le bureau.
- Répondre aux demandes des techniciens concernant les pièces, les informations sur les équipements et le soutien lié aux travaux.
- Aider les techniciens à trouver et à commander des pièces difficiles à obtenir.




- Faire le suivi des travaux qui sont en attente de pièces ou d’autres matériaux.
- Coordonner la disponibilité des pièces et des matériaux avant les travaux planifiés.
- Faire le suivi des travaux en suspens et des visites de retour.
- S’assurer que les techniciens disposent des informations et du matériel nécessaires pour terminer leurs travaux.

Administration HVAC

- Créer, mettre à jour et tenir à jour les bons de travail et les dossiers des travaux.
- Entrer et mettre à jour les informations dans les systèmes de gestion des services et les systèmes administratifs de l’entreprise.
- Organiser les notes des techniciens, la documentation des travaux, les bons de commande, les factures, les photos et autres dossiers.
- Faire le suivi des pièces et des matériaux associés à chaque travail.
- Soutenir la documentation des services et les informations liées à la facturation.
- Préparer des rapports de base liés aux achats, aux pièces, aux travaux et aux activités de service.
- Veiller à ce que les dossiers et documents du département HVAC soient exacts et à jour.

Coordination avec les fournisseurs

- Maintenir une communication régulière avec les fournisseurs et distributeurs HVAC.
- Demander des soumissions, vérifier la disponibilité des produits et obtenir les délais de livraison.
- Développer et maintenir de bonnes relations de travail avec les fournisseurs.
- Résoudre les problèmes liés aux pièces incorrectes, endommagées, manquantes ou retardées.
- Tenir à jour les coordonnées et les informations des fournisseurs.

Coordination générale

- Coordonner les informations entre les techniciens, les fournisseurs, les clients, la direction et l’équipe administrative.
- Aider à identifier et à résoudre les problèmes pouvant entraîner des retards dans les travaux.
- Soutenir le gestionnaire HVAC dans les tâches administratives et opérationnelles quotidiennes.
- Contribuer à améliorer l’organisation et l’efficacité du département HVAC.
- Effectuer toute autre tâche de coordination ou d’administration liée au HVAC, au besoin.

Exigences

- Minimum de 5 ans d’expérience dans le domaine du HVAC ou dans un domaine connexe de la mécanique ou de la réfrigération.
- Bonne connaissance des équipements, pièces, matériaux et termes techniques liés au HVAC.
- Expérience antérieure en recherche ou en achat de pièces HVAC fortement souhaitée.
- Expérience de travail avec des techniciens HVAC, des fournisseurs, des distributeurs ou des départements de service.
- Excellentes compétences en organisation et en suivi.
- Capacité à gérer plusieurs travaux, commandes et demandes simultanément.
- Grande attention aux détails.
- Bonnes compétences en communication et en résolution de problèmes.
- À l’aise avec les ordinateurs, les courriels, les tableurs et les logiciels de gestion de services et de bureau.
- Capacité à travailler de façon autonome et à prendre en charge ses responsabilités.
- Bilingue anglais et français.
- Doit être à l’aise de travailler sur place à Gatineau, QC.

La personne recherchée Nous recherchons une personne qui comprend déjà comment fonctionne une opération HVAC et qui peut prendre en charge la coordination en arrière-plan.

Vous devez être à l’aise de communiquer avec les techniciens et les fournisseurs, de comprendre quelles pièces sont nécessaires, de trouver des solutions lorsqu’une pièce n’est pas disponible et de vous assurer que rien ne se perd entre le terrain et le bureau.

Si vous avez de solides connaissances en HVAC, êtes organisé(e), proactif(ve) et efficace dans l’exécution des tâches, nous aimerions vous connaître.

Pay: $50,000.00-$60,000.00 per year

Experience

- HVAC: 5 years (required)

Language:
- English (required)
- French (required)

Work Location: In person

📌 HVAC Office Coordinator / Coordonnateur(trice) de bureau – HVAC (Gatineau)
🏢 1Clean Air
📍 Gatineau