Description de l’entreprise

Sentiom a comme mission d’effectuer la transformation numérique et de faciliter la transition énergétique de l’immobilier multirésidentiel existant vers des bâtiments intelligents, durables et bienveillants.

Pour ce faire, Sentiom développe une solution technologique intégrée combinant l’Internet des objets (IdO), l’intelligence artificielle (IA), les technologies infonuagiques et les jumeaux numériques.

Nos technologies permettent de recueillir et d’analyser différentes données provenant des bâtiments, notamment les événements de sécurité, le mouvement, la température, l’humidité, les vibrations ainsi que la consommation d’eau et d’énergie. Ces données sont utilisées afin de développer des solutions permettant d’améliorer la sécurité des occupants, l’efficacité des opérations et la performance des bâtiments.

Sentiom se concentre notamment sur les résidences pour personnes âgées, les milieux accueillant des personnes vulnérables et le secteur immobilier multirésidentiel. Nous collaborons également avec différents partenaires institutionnels, cliniques et universitaires afin de développer et de valider nos technologies directement en conditions réelles.

Description du stage – Objectifs généraux

Nous recherchons un(e) stagiaire en coordination des opérations et administration organisé(e), débrouillard(e) et autonome pour soutenir la direction des opérations dans différentes activités liées aux subventions et programmes de financement, aux ressources humaines, à l’administration et à la coordination de projets.

Le stage offre une exposition concrète à plusieurs fonctions essentielles au fonctionnement et à la croissance d’une entreprise technologique. La personne sera amenée à travailler sur des dossiers très variés et à collaborer avec différents membres de l’équipe ainsi qu’avec des partenaires externes.

Une portion importante du rôle consistera à soutenir la gestion des différents programmes de subventions auxquels participe Sentiom, de la recherche de nouvelles opportunités jusqu’aux réclamations et redditions de comptes. Le/la stagiaire participera également aux activités de recrutement et d’administration des ressources humaines ainsi qu’à différents suivis administratifs et financiers.

L’objectif est que la personne puisse progressivement prendre en charge certains dossiers et suivis de façon autonome, tout en travaillant directement avec la direction des opérations.

Objectifs et responsabilités

Subventions et programmes de financement

Le/la stagiaire sera amené(e) à :

- Effectuer des recherches afin d’identifier de nouveaux programmes de subventions et de financement pertinents pour les activités et projets de Sentiom.
- Analyser les principaux critères d’admissibilité des programmes identifiés.
- Préparer des résumés permettant d’évaluer rapidement la pertinence et le potentiel des différentes opportunités de financement.
- Participer à la préparation et à la rédaction de demandes de subventions.
- Recueillir les informations nécessaires auprès des différentes équipes et partenaires impliqués dans les projets.
- Participer à la préparation et à la mise à jour des budgets associés aux demandes de financement.
- Préparer et organiser les documents et pièces justificatives nécessaires aux différents dossiers.
- Maintenir un suivi structuré des programmes, échéances, livrables et obligations.
- Participer à la préparation des réclamations financières et redditions de comptes.
- Vérifier et organiser les dépenses et pièces justificatives associées aux projets financés.
- Participer à la préparation des rapports d’avancement demandés par les organismes de financement.
- Effectuer progressivement certains suivis directement auprès des organismes subventionnaires et partenaires externes.

Ressources humaines et recrutement

- Participer à la rédaction et à l’affichage des offres d’emploi et de stage.
- Effectuer un premier tri des candidatures reçues selon les critères établis.
- Réaliser des premières entrevues de présélection avec certains candidats.
- Coordonner les entrevues avec les gestionnaires et membres de l’équipe concernés.
- Effectuer les suivis avec les candidats tout au long du processus de recrutement.
- Participer à la préparation des offres d’emploi et documents administratifs associés.
- Soutenir le processus d’accueil et d’intégration des nouveaux employés et stagiaires.




- Participer à la préparation et au maintien des dossiers administratifs des employés.
- Assurer certains suivis liés aux stages et programmes universitaires.
- Communiquer avec les universités, cégeps et autres établissements d’enseignement lorsque nécessaire.
- Participer à la préparation et au suivi des dossiers Mitacs et autres programmes associés aux stages et à la recherche.
- Maintenir à jour les différents tableaux et outils de suivi RH.

Administration générale

- Soutenir la direction des opérations dans différentes tâches administratives ponctuelles nécessaires au fonctionnement de l’entreprise.
- Préparer, compléter et organiser différents formulaires et documents administratifs.
- Répondre à certains questionnaires, sondages ou demandes d’information provenant de partenaires et organismes externes.
- Recueillir les informations nécessaires auprès des différents membres de l’équipe afin de compléter des demandes administratives.
- Assurer le suivi de documents nécessitant une validation, une signature ou une transmission.
- Maintenir une documentation structurée et facilement accessible.
- Participer à la préparation de différents documents internes selon les besoins de l’entreprise.
- Effectuer des recherches et préparer des synthèses afin de soutenir la prise de décision sur certains dossiers.

Soutien administratif et financier

- Participer au suivi de certaines factures, dépenses et pièces justificatives.
- Organiser les documents nécessaires aux suivis financiers et comptables.
- Participer à la mise à jour de budgets et tableaux de suivi simples.
- Effectuer certaines vérifications de dépenses associées aux projets et programmes de financement.
- Soutenir la préparation d’informations et de documents destinés à la comptabilité.
- Participer à différents suivis financiers administratifs selon les besoins de la direction des opérations.

Coordination de projets

- Soutenir la direction des opérations dans la coordination de certains projets internes et externes.
- Maintenir à jour les échéanciers, listes d’actions et tableaux de suivi.
- Effectuer les suivis nécessaires auprès des personnes responsables des différentes actions.
- Participer à la préparation de rencontres et comités de projets.
- Prendre des notes et préparer des comptes rendus lorsque nécessaire.
- Identifier les actions, décisions et échéances découlant des rencontres.
- Effectuer les relances nécessaires afin de favoriser l’avancement des dossiers.
- Participer à la préparation de documents, présentations et rapports liés aux différents projets.

Livrables attendus Au cours du stage, le/la stagiaire contribuera notamment aux livrables suivants :

- Recherche et analyse de nouvelles opportunités de financement.
- Demandes de subventions et documents justificatifs.
- Budgets et tableaux de suivi associés aux programmes de financement.
- Réclamations financières et redditions de comptes.
- Suivi des échéances et obligations associées aux différents programmes.
- Affichages de postes et suivis des processus de recrutement.
- Entrevues de présélection et coordination des candidatures.
- Documentation d’accueil et dossiers administratifs des employés et stagiaires.
- Dossiers et suivis associés aux stages, universités et programmes Mitacs.
- Documents et formulaires administratifs.
- Tableaux de suivi financiers et opérationnels.
- Échéanciers, comptes rendus et suivis de projets.

Compétences recherchées

- Excellente capacité d’organisation et grande rigueur dans le suivi des dossiers.
- Très bonne capacité de communication écrite et orale en français.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers, échéances et priorités simultanément.
- Bonne maîtrise d’Excel ou Google Sheets, Word ou Google Docs et PowerPoint.
- Aisance avec les chiffres et capacité à travailler avec des budgets et données financières simples.
- Capacité à rechercher, analyser et synthétiser de l’information.
- Excellente attention aux détails, particulièrement dans la préparation de documents administratifs et financiers.




- Capacité à communiquer de manière professionnelle avec des candidats, partenaires et organismes externes.
- Autonomie et capacité à prendre en charge des suivis sans supervision constante.
- Débrouillardise et capacité à trouver rapidement l’information ou la bonne personne pour faire avancer un dossier.
- Capacité à respecter des échéances et à anticiper les actions nécessaires.
- Discrétion et professionnalisme dans la gestion d’informations confidentielles.
- Capacité à travailler dans un environnement entrepreneurial où les dossiers et priorités peuvent évoluer rapidement.

Atouts

- Expérience ou intérêt pour les programmes de subventions et de financement.
- Connaissances de base en comptabilité ou en finance.
- Expérience en recrutement ou en ressources humaines.
- Expérience en coordination ou en gestion de projets.
- Expérience dans un environnement de startup ou de PME.
- Connaissance des programmes Mitacs ou d’autres programmes de financement de la recherche.
- Expérience avec la préparation de budgets ou le suivi de dépenses.
- Intérêt pour les technologies, l’innovation ou l’entrepreneuriat.
- Bonne capacité à communiquer en anglais.

Formation Étudiant(e) en dernière année de baccalauréat ou à la maîtrise dans un domaine tel que :

- administration des affaires;
- gestion;
- finance;
- comptabilité;
- gestion de projet;
- ressources humaines;
- entrepreneuriat;
- ou tout autre domaine connexe.

Nous accordons toutefois une importance particulière au profil de la personne. Un parcours académique différent pourra être considéré si le/la candidat(e) démontre une excellente capacité d’organisation, de la débrouillardise et un intérêt marqué pour les opérations d’entreprise.

Profil recherché

Nous recherchons avant tout une personne qui aime faire avancer les choses.

Le profil idéal est organisé, rigoureux et débrouillard. Il aime comprendre comment fonctionne une entreprise et n’a pas peur de travailler sur des dossiers très différents au cours d’une même semaine : préparer une demande de subvention, effectuer une première entrevue avec un candidat, vérifier des dépenses, remplir un document administratif ou faire le suivi des prochaines étapes d’un projet.

Nous cherchons également une personne capable de développer progressivement une grande autonomie. Lorsqu’un suivi doit être effectué ou qu’une échéance approche, l’objectif est qu’elle puisse éventuellement l’identifier et agir sans devoir attendre qu’on lui rappelle chaque prochaine étape.

Le stage offre ainsi une occasion d’acquérir une compréhension très concrète du fonctionnement d’une entreprise technologique en croissance et de développer une expérience diversifiée en opérations, financement, ressources humaines, administration et gestion de projets.

Le/la stagiaire travaillera directement avec la direction des opérations et aura l’occasion de contribuer à des dossiers ayant un impact réel sur les activités et le développement de Sentiom.

Modalités et rémunération du stage

Le stage peut être réalisé à temps plein ou à temps partiel, à raison de 20 à 40 heures par semaine, selon la période de l’année et les disponibilités du/de la candidat(e).

Nous recherchons des candidat(e)s souhaitant s’engager dans un stage de longue durée, d’une période de 8 à 12 mois, afin de permettre une implication significative et une progression dans les responsabilités.

Le stage sera réalisé dans le cadre d’un programme Mitacs. La rémunération du/de la stagiaire sera versée par l’entremise de Mitacs, à raison de 15 000 $ par session de stage.

Type d'emploi : Temps plein, Temps partiel, Stage/coop

Rémunération : 18,00$ à 22,00$ par heure

Avantages

- Événements d'Entreprise
- Gym sur place
- Heures d'arrivée et de départ flexibles
- Tenue Décontractée
- Travail à domicile

Capacité à faire le trajet ou à déménager:
- Montréal, QC H3N 1M3: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Obligatoire)

Question(s) de présélection:
- Combien d'heures par semaine êtes-vous disponible?
- Décrivez brièvement une situation où vous avez dû gérer plusieurs tâches ou échéances simultanément. Comment vous êtes-vous organisé(e) pour assurer les suivis?

Formation:
- Baccalauréat (Obligatoire)

Expérience:
- administration: 1 an (Obligatoire)

Langue:
- Français (Obligatoire)
- Anglais (Souhaité)

Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC H3N 1M3

📌 Stagiaire – Coordination des opérations et administration (Montreal)
🏢 Sentiom
📍 Montreal