Sommaire du poste

Nous sommes à la recherche d’une personne rigoureuse et organisée pour occuper le poste de spécialiste, comptes fournisseurs et comptes clients et soutenir les activités comptables quotidiennes de l’organisation.

La personne retenue sera responsable du traitement précis et en temps opportun des factures et des paiements aux fournisseurs, de la facturation aux clients et du recouvrement, de la conciliation des comptes ainsi que de la tenue de dossiers financiers exacts. Elle travaillera en étroite collaboration avec les fournisseurs, les clients, les différents services internes et l’équipe des finances afin d’assurer un traitement efficace des transactions et une résolution rapide des écarts.

La personne recherchée est fiable, très organisée, à l’aise de gérer plusieurs priorités simultanément et capable de communiquer de façon professionnelle en français et en anglais.

Principales responsabilités

Comptes fournisseurs

- Recevoir, vérifier, coder et traiter les factures des fournisseurs avec précision et dans les délais requis.
- Vérifier les factures en fonction des bons de commande, contrats, approbations ou autres pièces justificatives, selon le cas.
- S’assurer que les dépenses sont dûment autorisées et codées avant leur traitement.
- Maintenir à jour les dossiers des fournisseurs et les pièces justificatives.
- Effectuer la conciliation des relevés de fournisseurs et examiner les écarts.
- Répondre aux demandes des fournisseurs concernant les factures, les paiements, les soldes de comptes et les montants en souffrance.
- Analyser l’ancienneté des comptes fournisseurs et assurer le suivi des éléments non résolus.
- Participer au traitement des comptes de dépenses des employés et à la conciliation des cartes de crédit, selon le cas.
- Soutenir les activités de fin de mois, notamment en identifiant les factures à recevoir et les charges à payer.

Comptes clients

- Préparer et émettre les factures aux clients ainsi que les autres documents de facturation avec précision et dans les délais prévus.
- Enregistrer et appliquer les paiements des clients aux comptes et aux factures appropriés.
- Effectuer le suivi de l’ancienneté des comptes clients et des soldes à recevoir.
- Effectuer un suivi professionnel auprès des clients concernant les comptes en souffrance et l’état des paiements.
- Examiner et résoudre les écarts de facturation, les paiements partiels, les paiements non appliqués et les écarts de comptes.
- Maintenir à jour les renseignements relatifs aux comptes clients ainsi que les pièces justificatives.
- Préparer les relevés de comptes clients, au besoin.
- Collaborer avec les différents services internes afin de résoudre les enjeux liés à la facturation ou au recouvrement.
- Signaler à la direction, lorsque requis, les comptes présentant des retards de paiement importants ou les enjeux liés au recouvrement.

Conciliations et soutien comptable général

- Effectuer la conciliation des comptes fournisseurs, des comptes clients, des comptes bancaires, des cartes de crédit et des autres comptes du bilan qui lui sont assignés.
- Examiner les écarts et veiller à ce que les éléments en suspens soient réglés dans les meilleurs délais.
- Participer aux procédures de fin de mois et de fin d’exercice.
- Maintenir des dossiers comptables complets et bien organisés, conformément aux politiques de l’entreprise.
- Participer aux demandes d’audit et à la préparation des pièces justificatives requises.




- Soutenir l’équipe des finances dans diverses tâches de comptabilité générale et d’administration, au besoin.
- Cerner les possibilités d’amélioration des processus liés aux comptes fournisseurs et aux comptes clients, de la documentation et des contrôles internes.

Qualifications

- Diplôme ou certificat en comptabilité, tenue de livres, administration des affaires ou dans un domaine connexe, ou expérience pertinente équivalente.
- Au moins deux (2) années d’expérience en comptes fournisseurs, comptes clients, tenue de livres ou dans un poste comptable similaire, de préférence.
- Bonne compréhension des principes comptables de base et des processus liés aux comptes fournisseurs et aux comptes clients.
- Expérience avec des logiciels comptables; la connaissance de QuickBooks Online constitue un atout.
- Maîtrise de Microsoft Excel, Outlook et des autres applications Microsoft 365.
- Solides aptitudes numériques et analytiques.
- Grand souci de l’exactitude et attention aux détails.
- Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps.
- Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement avec l’équipe des finances et les autres services.
- Solides aptitudes en résolution de problèmes ainsi que la capacité d’analyser et de résoudre les écarts de comptes.
- Bon jugement professionnel et capacité à traiter des renseignements financiers confidentiels avec discrétion.

Exigences linguistiques

- Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
- Capacité à communiquer de façon professionnelle avec les clients, les fournisseurs et les collègues dans les deux langues.
- Excellentes aptitudes en communication et en rédaction professionnelle, en français et en anglais.

Compétences clés

- Rigueur et souci du détail
- Sens de l’organisation et capacité à établir les priorités
- Sens des responsabilités et fiabilité
- Communication professionnelle
- Service à la clientèle
- Résolution de problèmes
- Confidentialité et discrétion
- Travail d’équipe et collaboration
- Capacité à respecter les échéances
- Initiative et amélioration continue

Position Summary We are seeking a detail-oriented and organized Accounts Payable & Accounts Receivable Specialist to support the day-to-day accounting operations of the organization.

The successful candidate will be responsible for the accurate and timely processing of vendor invoices and payments, customer invoicing and collections, account reconciliations, and maintenance of accurate financial records. This role works closely with vendors, customers, internal departments, and the finance team to ensure that transactions are processed efficiently and discrepancies are resolved promptly.

The ideal candidate is dependable, highly organized, comfortable managing multiple priorities, and able to communicate professionally in both English and French.

Key Responsibilities

Accounts Payable

- Receive, review, code, and process vendor invoices accurately and on a timely basis.
- Verify invoices against purchase orders, contracts, approvals, or other supporting documentation, as applicable.
- Ensure appropriate authorization and coding of expenses prior to processing.




- Maintain accurate vendor records and supporting documentation.
- Reconcile vendor statements and investigate discrepancies.
- Respond to vendor inquiries regarding invoices, payments, account balances, and outstanding items.
- Review accounts payable aging and follow up on unresolved items.
- Assist with employee expense reports and credit card reconciliations, where applicable.
- Support month-end closing activities, including identifying outstanding invoices and accruals.

Accounts Receivable

- Prepare and issue customer invoices and other billing documentation accurately and on schedule.
- Record and apply customer payments to the appropriate accounts and invoices.
- Monitor accounts receivable aging and outstanding customer balances.
- Follow up professionally with customers regarding overdue accounts and payment status.
- Investigate and resolve billing discrepancies, short payments, unapplied payments, and account differences.
- Maintain accurate customer account information and supporting documentation.
- Prepare customer statements as required.
- Work with internal departments to resolve billing or collection issues.
- Escalate significant overdue accounts or collection concerns to management when appropriate.

Reconciliations & General Accounting Support

- Reconcile accounts payable, accounts receivable, bank, credit card, and other balance sheet accounts as assigned.
- Investigate discrepancies and ensure outstanding items are resolved in a timely manner.
- Assist with month-end and year-end closing procedures.
- Maintain complete and organized accounting records in accordance with company policies.
- Assist with audit requests and preparation of supporting documentation.
- Support the finance team with general accounting and administrative duties as required.
- Identify opportunities to improve AP/AR processes, documentation, and internal controls.

Qualifications

- Diploma or certificate in accounting, bookkeeping, business administration, or a related field, or equivalent relevant experience.
- 2+ years of experience in accounts payable, accounts receivable, bookkeeping, or a similar accounting role preferred.
- Solid understanding of basic accounting principles and AP/AR processes.
- Experience working with accounting software; experience with QuickBooks Online is an asset.
- Proficiency with Microsoft Excel, Outlook, and other Microsoft 365 applications.
- Strong numerical and analytical skills.
- High level of accuracy and attention to detail.
- Strong organizational and time-management skills
- Ability to work independently while collaborating effectively with the finance team and other departments.
- Strong problem-solving skills and ability to investigate and resolve account discrepancies.
- Professional judgment and ability to handle confidential financial information.

Language Requirements

- Fluent in both English and French, written and spoken.
- Ability to communicate professionally with customers, vendors, and colleagues in either language.
- Strong business writing and communication skills in both languages.

Key Competencies

- Accuracy and attention to detail
- Organization and prioritization
- Accountability and reliability
- Professional communication
- Customer service
- Problem solving
- Confidentiality and discretion
- Teamwork and collaboration
- Ability to meet deadlines
- Initiative and continuous improvement

Pay: $55,000.00-$68,000.00 per year

Ability to commute/relocate

- Dorval, QC: reliably commute or plan to relocate before starting work (required)

Location:
- Dorval, QC (preferred)

Work Location: In person

📌 Accounts Payable & Receivables Specialist - Spécialiste des comptes fournisseurs et comptes clients (Dorval)
🏢 Truck'N Roll
📍 Dorval