Notre entreprise est assujettie aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Toutes les données personnelles transmises dans le cadre du processus de sélection seront détruites si le candidat n’est pas retenu. Les CV reçus pour des postes ouverts seront conservés pendant une période de deux (2) mois pour référence future, puis détruits après ce délai.

Adjoint(e) exécutif(ve) et gestionnaire de bureau

Contrat d’un (1) an - REMPLACEMENT DE CONGÉ DE MATERNITÉ

Relevant de la Directrice Ressources Humaines, l’adjoint(e) exécutif(ve) et gestionnaire de bureau assure un soutien administratif et exécutif de haut niveau au CEO. Dans le cadre de ses fonctions, la personne titulaire du poste est appelée à gérer des priorités multiples ainsi que des informations sensibles et confidentielles, exigeant un haut niveau de jugement, de discrétion et de professionnalisme.

Elle assure également la coordination des réunions du comité exécutif et du comité de gestion. À ce titre, elle planifie les rencontres, prépare les ordres du jour, prend les notes lors des réunions et fais les suivis.

À titre de gestionnaire de bureau, elle est responsable de la coordination et du bon fonctionnement des activités administratives du bureau. Elle assure notamment le suivi de différents dossiers administratifs, le maintien des bases de données ainsi que la préparation de rapports, de présentations et de divers documents requis dans le cadre de ses responsabilités.

Le poste d’adjoint(e) administratif(ve), qui assume notamment les fonctions d’accueil et de réception, relève directement de l’adjoint(e) exécutif(ve) et gestionnaire de bureau. Celle-ci en assure la supervision, l’établissement des priorités et le suivi du travail.

Rôles et responsabilités:

· Coordonner les réunions du comité exécutif et du comité de gestion, préparer les ordres du jour, assister aux rencontres, prendre les notes et assurer le suivi des actions qui en découlent

· Agir comme principal point de contact administratif pour le CEO, assurer la gestion et la mise à jour de son agenda, coordonner ses rendez-vous

· Organiser et coordonner les voyages et déplacements d’affaires, incluant les réservations de transport et d’hébergement

· Préparer divers rapports en recueillant, compilant et analysant les informations requises

· Préparer et traiter les comptes de dépenses

· Rédiger, maintenir, mettre à jour et diffuser divers documents administratifs ainsi que des communiqués internes et externes

· Assurer le suivi de l’inventaire de certains produits et effectuer les commandes nécessaires

· Gérer certains comptes et contrats fournisseurs, assurer le suivi des services et approuver les factures qui y sont associées

· Planifier et coordonner différents événements corporatifs destinés aux clients et aux employés

· Coordonner les services de traiteur et les besoins logistiques lors des réunions d’affaires et autres événements corporatifs

· Superviser l’adjoint(e) administratif(ve), établir les priorités et assurer le suivi de son travail,



en plus d’assurer la continuité de certaines fonctions administratives en cas d’absence ou lorsque requis

· Superviser les services d’entretien ménager des bureaux, assurer le suivi avec l’équipe concernée et veiller à la disponibilité des fournitures nécessaires

· Assurer la gestion administrative de l’automobile corporative, incluant les différents suivis, renouvellements, entretiens et documents requis

· Effectuer toutes autres tâches connexes dans le cadre de ses fonctions

Qualifications et expérience

· Diplôme d’études collégiales en administration, bureautique ou dans un domaine connexe; un diplôme universitaire constitue un atout

· Minimum 5 années d’expérience pertinente dans un rôle d’adjoint(e) exécutif(ve), de gestion administrative, idéalement auprès de membres de la haute direction

· Excellente capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers, à établir les priorités et à respecter les échéanciers

· Excellentes compétences en gestion du temps, en planification et en organisation

· Grande rigueur, souci du détail et capacité à assurer des suivis efficaces

· Excellent jugement professionnel, autonomie, débrouillardise et capacité à prendre des initiatives

· Excellentes compétences en communication orale et écrite, tant en français qu’en anglais

· Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Outlook, Word, Excel et PowerPoint

· Capacité à traiter des informations sensibles et confidentielles avec un haut niveau de discrétion, de tact et de professionnalisme

· Capacité à travailler efficacement dans un environnement dynamique où les priorités peuvent évoluer rapidement

Our company is subject to the requirements of applicable privacy legislation. All personal information provided as part of the recruitment and selection process will be destroyed if the candidate is not selected. Resumes received for open positions will be retained for a period of two (2) months for future reference and will be destroyed thereafter.

Executive Assistant and Office Manager

One (1) Year Contract – MATERNITY LEAVE REPLACEMENT

Reporting to the Human Resources Director, the Executive Assistant & Office Manager provides high-level administrative and executive support to the CEO. In this role, the incumbent is responsible for managing multiple priorities, sensitive and confidential information, requiring a high degree of judgment, discretion, and professionalism.

The Executive Assistant & Office Manager also coordinates Executive Committee and Management Committee meetings. This includes scheduling meetings, preparing agendas, taking meeting notes, and following up on action items.

As Office Manager, the incumbent is responsible for coordinating and ensuring the smooth operation of the office’s administrative activities. Responsibilities include following up on various administrative matters, maintaining databases,



and preparing reports, presentations, and other documents required as part of the role.

The Administrative Assistant, whose responsibilities include front desk and reception duties, reports directly to the Executive Assistant & Office Manager. The Executive Assistant & Office Manager is responsible for supervising the Administrative Assistant, setting priorities, and following up on assigned work.

Roles & Responsibilities:

· Coordinate Executive Committee and Management Committee meetings, prepare agendas, attend meetings, take notes, and follow up on resulting action items

· Serve as the CEO’s primary administrative point of contact, manage and maintain the CEO’s calendar, and coordinate appointments

· Organize and coordinate business travel, including transportation and accommodation arrangements

· Prepare various reports by gathering, compiling, and analyzing required information

· Prepare and process expense reports

· Draft, maintain, update, and distribute various administrative documents as well as internal and external communications

· Monitor the inventory of certain products and place orders as required

· Manage certain vendor accounts and contracts, monitor services, and approve related invoices

· Plan and coordinate various corporate events for clients and employees

· Coordinate catering services and logistical requirements for business meetings and other corporate events

· Supervise the Administrative Assistant, establish priorities, and follow up on assigned work, while ensuring continuity of certain administrative functions during absences or as required

· Oversee office cleaning services, follow up with the appropriate team, and ensure that required supplies are available

· Manage the administrative aspects of the corporate vehicle, including required follow-ups, renewals, maintenance, and documentation

· Perform any other related duties within the scope of the position

Qualifications & Experience

· College diploma in administration, office administration, or a related field; a university degree is considered an asset

· Minimum of five (5) years of relevant experience in an Executive Assistant or administrative management role, ideally supporting senior management

· Excellent ability to manage multiple files and priorities simultaneously, establish priorities, and meet deadlines

· Excellent time management, planning, and organizational skills

· Robust attention to detail, thoroughness, and ability to ensure effective follow-up

· Excellent professional judgment, autonomy, resourcefulness, and ability to take initiative

· Excellent verbal and written communication skills in both French and English

· Excellent proficiency with the Microsoft Office suite, particularly Outlook, Word, Excel, and PowerPoint

· Ability to handle sensitive and confidential information with a high degree of discretion, tact, and professionalism

· Ability to work effectively in a fast-paced environment where priorities may change quickly.

Heures prévues : 37.5 par semaine

Avantages

- Stationnement sur place

Langue:
- Français (Obligatoire)
- Anglais (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel

📌 Adjoint(e) exécutif(ve) et Gestionnaire de bureau -REMPLACEMENT DE CONGÉ DE MATERNITÉ
🏢 Invera Flexibles
📍 Saint-Laurent