Notre entreprise est assujettie aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Toutes les données personnelles transmises dans le cadre du processus de sélection seront détruites si le candidat n’est pas retenu. Les CV reçus pour des postes ouverts seront conservés pendant une période de deux (2) mois pour référence future, puis détruits après ce délai.

Adjointe administrative

Relevant de l’adjointe exécutive, l’adjointe administrative agira à titre de premier point de contact pour l’entreprise en accueillant les visiteurs et les employés, en répondant aux appels téléphoniques, en effectuant la distribution de la correspondance et en exécutant diverses tâches administratives.

Rôles et responsabilités

· Participer à des rencontres de direction et rédiger les comptes rendus

· Accueillir et orienter les visiteurs

· Gérer les appels téléphoniques internes et externes

· Répondre aux courriels reçus ou les transférer aux personnes concernées

· Rédiger, mettre à jour et traduire divers documents et communications internes et externes

· Trier l’ensemble du courrier reçu et préparer les envois ponctuels de lettres et de colis par services d’expédition externes (Poste Canada, Purolator, UPS, etc.)

· Préparer les échantillons de produits à envoyer aux clients

· Participer à l’organisation de projets et événements spéciaux (recherche de traiteurs, commande de nourritures, etc.)

· Gérer l’inventaire et commander les fournitures de bureau

· Gérer et attribuer les casiers aux nouveaux employés

· Gérer les cartes d’accès aux bureaux

· Faire la réception de pièces dans le système de gestion de la maintenance

· Numériser les bons de livraison pour le département des finances

· Offrir le soutien administratif à différents départements au besoin

· Dépôt de chèques bancaires

· Maintenir en ordre les bureaux et salles d’archives





· Toutes autres tâches connexes

Qualifications et expériences

· Diplôme d’études professionnel en bureautique/secrétariat/administration ou Diplôme d’études secondaires et expérience pertinente

· Avoir un minimum de trois années d’expérience pertinentes dans un poste similaire

· Excellentes aptitudes de communication (verbales et écrites) tant en français qu’en anglais

· Maîtrise des outils informatiques tels que MS Office

· Excellente écoute et faire preuve de diplomatie, tact et discrétion en tout temps

· Comportement hautement professionnel

· Autonomie et débrouillardise

· Fiabilité et ponctualité

Our company is subject to the requirements of applicable privacy legislation. All personal information provided as part of the recruitment and selection process will be destroyed if the candidate is not selected. Resumes received for open positions will be retained for a period of two (2) months for future reference and will be destroyed thereafter.

Administrative Assistant

Reporting to the Executive Assistant, the Administrative Assistant will serve as the first point of contact for the company by welcoming visitors and employees, answering telephone calls, distributing correspondence, and performing a variety of administrative duties.

Roles and Responsibilities

· Attend management meetings and prepare meeting minutes

· Welcome and direct visitors

· Handle incoming and outgoing internal and external telephone calls

· Respond to incoming emails or forward them to the appropriate individuals

· Draft, update,



and translate various internal and external documents and communications

· Sort incoming mail and prepare occasional shipments of letters and packages using external courier services (Canada Post, Purolator, UPS, etc.)

· Prepare product samples for shipment to customers

· Assist with the organization of special projects and events (researching caterers, ordering food, etc.)

· Manage inventory and order office supplies

· Manage and assign lockers to current employees

· Manage office access cards

· Receive parts in the maintenance management system

· Scan delivery slips for the Finance Department

· Provide administrative support to various departments as required

· Make bank cheque deposits

· Maintain offices and archive rooms in an organized manner

· Perform any other related duties.

Qualifications and Experience

· Diploma of Vocational Studies in Office Administration, Secretarial Studies, Administration, or a high school diploma combined with relevant experience

· Minimum of three (3) years of relevant experience in a similar position

· Excellent verbal and written communication skills in both French and English

· Proficiency in computer applications, including Microsoft Office

· Excellent listening skills and the ability to demonstrate diplomacy, tact, and discretion at all times

· Highly professional demeanor

· Ability to work independently and demonstrate resourcefulness

· Reliable and punctual.

Type d'emploi : Temps plein

Avantages

- Assurance Dentaire
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vision
- Congés payés
- Stationnement sur place

Capacité à faire le trajet ou à déménager:
- Saint-Laurent, QC: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Obligatoire)

Expérience:
- Réception: 1 an (Souhaité)

Langue:
- Français et Anglais (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel

📌 Réceptionniste / Adjoint(e) administrative (Saint-Laurent)
🏢 Invera Flexibles
📍 Saint-Laurent