Supporter les gestionnaires des ventes dans leurs tâches administratives et faire des appels pour trouver les informations de clients potentiels; Coordonner les détails concernant les groupes; Maintenir à jour les inventaires de chambres et les informations des groupes dans le système d'exploitation des ventes; Remplacer les gestionnaires et la coordonnatrice banquet dans leurs fonctions lorsque nécessaire; Accueillir, diriger et répondre aux besoins (photocopie, courriel ou fax) et aux questions des clients lorsqu'ils se présentent au bureau de l'administration; Assister la Directrice des ventes dans ces fonctions; Exécuter toutesautres tâches administratives tel que répondre au téléphone, prendre des messages, diriger les courriels et les appels au bon département.Listes de tâches au niveau de la supervision des groupesCréer les blocs de groupes dans Opera + washerActiver les groupes dans PasskeyMise à jour des groupes dans Passkey ( Suivi chaque semaine pour s'assurer qu'il reste des chambres s'il doit en rester et de fermer les réservations si on est pleinDemander la liste de réservations aux groupes ( Heures d'arrivée, de départ, le type de clients)Entrer les listes de réservations dans le système et les envoyer au client pour une 2e vérification.Demander au client s'il utilise le service de déjeuner ou de bagage et les heures auxquelles ils en ont besoinVérifier le besoin en sécurité, faire la demande de sécurité, valider la facture de la compagnie de sécurité et charger la sécurité au clientDemander aux groupes leurs méthodes de paiement et envoyer le formulaire adéquatDemander le dépôt au clientPrendre les dépôts sur carte de crédit et faire entrer les dépôts en chèque aux réceptionnistesEnvoyer la confirmation du dépôt au clientOuvrir des comptes maitres et faire le routing demandé par le client (chambres et taxes ou autre)Faire des résumés de groupes et donner les consignes spécifiques s'il y a lieu à chaque départementRemplir le rapport de pickup de congrès et autres groupes en réservations individuelles + imprimer group pickup pour 3 moisAvant l'arrivée des groupes :Attribuer les numéros de chambre des groupes qui arrivent tous en même tempsBloquer les numéros de chambre en Do not move une à la foisCréer les traces ou alertes spécifiques pour les réservations à la demande des clientsPréparer une carte de bienvenueCharger les montants totaux du proforma sur la carte de crédit Faire les coupons déjeuners au besoinAu départ des groupes :Vérifier les charges,



les corriger au besoin et imprimer la référence Vérifier les chambres complémentaires au besoinEnvoyer la facture finale au clientRemettre le dossier à la comptabilité avec la facture è 0Au niveau des congrèsParticiper à une rencontre précongrèsGérer les demandes additionnelles de chambres avec les responsables de contrats ou les bureaux d'hébergementRemplir le formulaire d'inventaire des bureaux d'hébergementRemplir le formulaire post congrès de Tourisme Montréal Procéder à l'Audit du groupePrévoir les livraisons de documents ou cadeaux dans les chambres ou à l'arrivéePrévoir l'utilisation de cartes magnétiques spécifiques aux groupes pour les chambresEnvoyer le document de no show et de pick up aux bureaux d'hébergement à tous les jours pendant les congrèsPour les groupes et congrès :Attribuer les nuitées gratuites et les autres concessionsGérer les demandes de départs tardifs avec l'entretien ménagerCalculer les commissions de groupes et faire les demandes de chèqueFaire des factures individuelles pour certaines chambresCréer les dossiers de groupe et les garder à jour et complets pour la réceptionRemplir le pick up des groupes pour le mois précédent dans le logExigencesAvoir environ un an d'expérience dans un poste similaire ou dans le domaine de l'hôtellerie.Maîtriser le français et l'anglais autant à l'oral et à l'écrit et avoir de bonnes connaissances avec Microsoft Office et Opera.Formation en administration, ventes ou en hôtellerie est un atout.ENGLISH:Support sales managers in their administrative tasks and make calls to find information from potential customers; Coordinate group details; Maintain room inventories and group information in the sales operating system; Replace the managers and the banquet coordinator in their duties when necessary; Welcome, directand respond to the needs (photocopy, email or fax) and questions of clients when they come to the administration office; Assist the Sales Director in these functions; Perform all other administrative tasks such as answering the phone, taking messages, directing emails and calls to the right department.Group supervision task lists:Create the groups blocks in Opera + washerEnable Groups in PasskeyUpdate of groups in Passkey (Follow-up every week to ensure that there are rooms left if there are any left and to close reservations if we are fullAsk for the list of group reservations (Arrival and departure times,



type of customers)Enter reservation lists into the system and send them to the client for a 2nd verification.Ask the customer if they use the lunch or baggage service and the times when they need itCheck the need for security, make the security request, validate the invoice from the security company and charge the security to the clientAsk the groups for their payment methods and send the appropriate formRequest deposit from guest Take credit card deposits and enter check deposits to receptionistsSend deposit confirmation to customerOpen master accounts and do the routing requested by the client (rooms and taxes or other)Make summaries of groups and give specific instructions if necessary to each departmentComplete the pickup report for congresses and other groups in individual reservations + print group pickup for 3 monthsBefore the arrival of the groups:Assign room numbers to groups that all arrive at the same timeBlock room numbers in Do not move one at a timeCreate specific traces or alerts for reservations at the request of customersPrepare a welcome cardLoad the total amounts of the proforma on the credit card Make the lunch coupons as neededFrom the groups:Check the charges, correct them if necessary and print the reference Check the additional chambers if necessarySend the final invoice to the customerSubmit the file to accounting with the invoice è 0At congress levelParticipate in a pre-conference meetingManage additional room requests with contract managers or accommodation officesComplete the accommodation office inventory formComplete the Tourisme Montréal post-convention form Proceed with the Group AuditArrange the delivery of documents or gifts to the rooms or upon arrivalProvide for the use of group-specific magnetic cards for the roomsSend the no show and pick up document to the accommodation offices every day during the congressesFor groups and congresses:Award free nights and other concessionsManage late check-out requests with housekeepingCalculate group commissions and make check requestsMake individual invoices for certain roomsCreate group folders and keep them up to date and complete for the receptionFill in the group pick up for the previous month in the logRequirements:Have approximately one year of experience in a similar position or in the hospitality industry.Master French and English both orally and in writing and have positive knowledge of Microsoft Office and Opera.Training in administration, sales or hospitality is an asset.Job Types: Permanent, Full-timePay: $50,000.00-$52,000.00 per yearBenefits:Dental careExtended health careOn-site parkingPaid time offEducation:DCS / DEC (preferred)Work Location: In person

📌 Coordonnateur Ventes/ Sales Coordinator (Montreal)
🏢 HOLIDAY INN MONTREAL CENTRE VILLE]
📍 Montreal