Rle et responsabilits Lagente ou lagent aux activits effectue essentiellement des tches de soutien et de collaboration soutenus pour linscription et la facturation des formations publiques et des activits de lED. PLUS SPCIFIQUEMENT, LA PERSONNE TITULAIRE DE CET EMPLOI : Procde linscription et la facturation des participants, puis effectue les suivis ncessaires auprs des personnes concernes.

Reoit les appels des clients, traite les courriels au sujet de linscription et de la facturation, prend en charge leurs demandes.

Collabore rgulirement avec les services comptables et les parties prenantes concernes pour assurer le traitement des enjeux lis la facturation et aux paiements.

Fait ltat priodique des comptes recevoir et le suivi auprs des clients en cas de dfaut de paiement.

Effectue les recherches ncessaires lajout, la correction et la mise jour dinformations, apporte les modifications requises dans la base de donnes People

Soft et dans la plateforme de commerce lectronique de lED (coordonnes errones ou incompltes des clients, doublons des participants ou organismes, etc.).

Participe la mise jour des listes externes et tout projet de mise jour de la base de donnes.

Prpare divers documents (lettres, tableaux, rapports et autres) et compile des donnes.

Tient jour le systme de classement normalis en vigueur HEC Montral.

Procde llagage et larchivage des dossiers auprs du service des archives lorsque requis.

Fait le suivi des ententes avec les Ordres professionnels et les associations: Conoit les tableaux des inscriptions et rdige les rapports de participation.

Informe les Ordres et les associations des changements la programmation et des cas particuliers.

Au besoin et de faon ponctuelle, apporte un appui la ralisation dvnements, notamment sur le plan logistique.

Gre linventaire des fournitures qui composent le matriel remis aux participants afin dviter les ruptures de stock.

Transmet les demandes dachats au Service des approvisionnements.

Classe les commandes reues dans lentrept.





Sassure que le matriel ncessaire est disponible dans les espaces de lED.

Fait les demandes pour transfrer les inventaires de lentrept aux bureaux de lED.

Assure le remplacement du prpos ou de la prpose service la clientle / agent de coordination lorsque ncessaire et, dans ce contexte, offre un soutien auprs des clients internes et externes en rpondant leurs questions et/ou en transmettant efficacement leurs demandes aux personnes concernes du service.

Soumet son suprieur tout dossier requrant une attention particulire; effectue toute autre tche la demande de son suprieur ou ncessite par ses fonctions, permettant de maintenir ou damliorer les services de son secteur de travail.

Section 3 bleue Profil recherch Diplme dtudes professionnelles en secrtariat ou dans toute autre discipline juge pertinente et un minimum de quatre annes d''exprience de travail pertinente Excellente connaissance de la langue franaise parle et crite Bonne connaissance de la langue anglaise parle et crite Trs bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques dusage courant Souci du dtail, de la minutie et des critres levs de qualit Esprit marqu de collaboration et de flexibilit Excellentes habilets dans ses relations interpersonnelles et souci lev de lapproche client interne Habilets dans les communications orales et crites Capacit travailler sous la direction de plusieurs personnes, rviser ses priorits en fonction des vnements et des diffrentes demandes Capacit de travailler en quipe Autonomie et capacit de travailler avec un minimum de supervision Disponibilit travailler lextrieur de lhoraire rgulier (matin et parfois en soire dont les dates sont habituellement connues lavance) Intrt pour lapprentissage des nouvelles technologies Section 4 grise Avantages 23 jours de vacances annuelles aprs un an de service 16 jours fris Horaire estival: 10 vendredis d''t Amnagement de temps de travail: mode hybride Programme de formation et de dveloppement plus gnreux que le march Programme dassurances collectives Rgime de retraite prestations dtermines Accs un service de tlmdecine Section 5 bleue Section 6 grise Section 7 bleue Section 8 grise

📌 Agente ou agent aux activités (Montreal)
🏢 HEC Montréal
📍 Montreal