Please note: If you are a current Collège Boréal employee, please apply to this job via the Workday application.

Collège Boréal is committed to upholding the values of equity, diversity, inclusion and human rights in our living, learning and working environments. We know that diversity fosters excellence and we all share the responsibility to foster an equitable, diverse and inclusive community. In keeping with our values, we are looking for staff who will work respectfully and constructively with everyone who attends our college.

We invite applications from any qualified individual and actively encourage applications from members of groups with historical or current equity barriers, including, but not limited to, women, people of Indigenous descent, racialized people, people with disabilities, and members of the 2SLGBTQI+ community. We support diversity and equity and are committed to creating a workplace free of harassment and discrimination and an inclusive and barrier-free workplace. If we contact you for a job interview, please inform us of any accommodations you require with respect to any materials or processes used, so that we can ensure you receive a fair and equitable assessment of your qualifications.

Alternative formats will be provided upon request throughout the recruitment and selection process. Please let us know if you require accommodations to apply for the position.

Job Type:

RegularAdditional Locations:

Weekly Hours:

35

Position End Date:

Job Category:

SoutienSalary Range:

$30,43 - 35,11 CADCompensation grade:

SOU-P-E

Sous la supervision de la direction du Développement des affaires, la personne occupant ce poste assure le soutien aux opérations du secteur et appuie l’équipe dans la prestation des programmes, des services et des activités de la Formation continue et de la Formation en entreprise. Elle assure l’accueil et le service à la clientèle ainsi que divers suivis administratifs liés à la population étudiante, à la clientèle, aux formations, aux contrats, aux ressources humaines et aux finances. Elle prépare, met à jour et compile des renseignements, des rapports et des documents, et effectue les suivis logistiques nécessaires au bon fonctionnement du secteur.

Responsabilités :

Accueil et soutien administratif

· Assurer le suivi des communications et des demandes adressées au secteur, notamment par les boîtes de courriel génériques, les appels et le CRM; fournir des renseignements d’ordre général; filtrer les appels, prendre les messages et fixer des rendez-vous; recevoir, trier et distribuer le courrier; prendre les inscriptions aux activités du secteur; rediriger les demandes qui ne relèvent pas de son cadre de responsabilités. · Fournir un appui au secteur; participer et fournir un soutien à l’organisation des activités de formation, des rencontres, des réunions et des séances d’information,



au besoin; participer à l’organisation des activités générales du secteur; préparer des trousses d’information pour les cours, les programmes et les activités.

· Rédiger diverses correspondances, mettre en page et modifier des documents.

· Organiser les réservations de voyage pour le personnel du secteur; inscrire les dépenses dans le système informatisé; s’assurer que les formulaires de voyage sont correctement remplis, conformément aux politiques et directives; transmettre les documents au Service des ressources financières.

· Organiser, maintenir et développer, le cas échéant, des systèmes de classement de l’information physique et électronique pour le secteur; veiller à ce que le système de classement respecte la confidentialité des dossiers (ex., contrats, dossiers du personnel temporaire et de la clientèle).

· Commander, recevoir et distribuer les fournitures de bureau, les manuels scolaires et les objets promotionnels, et en maintenir l’inventaire.

· Assurer un soutien aux collègues de travail afin de servir efficacement la clientèle pendant les périodes de pointe et lors du remplacement de personnel absent.

Soutien aux opérations et à la prestation des formations

· Maintenir à jour les dossiers, les calendriers et les outils de suivi liés aux demandes et au développement des formations; recueillir et compiler les renseignements requis et effectuer les suivis auprès du personnel du secteur, de la clientèle et du personnel de formation. · Appuyer le personnel du Développement des affaires dans le suivi de la clientèle et des partenaires; maintenir à jour le système de gestion de bases de données et les outils de suivi, et effectuer les suivis requis.

· Préparer et compiler les renseignements et les documents administratifs requis, notamment les contrats, les propositions et les ententes, à la demande du personnel du Développement des affaires et dans le cadre des demandes de services du secteur.

· Assurer le suivi administratif des contrats, des ententes et des autres documents liés aux services du secteur, notamment leur préparation, leur transmission, leur réception et leur classement.

· Fournir un appui administratif aux activités de promotion et de développement des affaires du secteur, notamment en préparant et en mettant à jour des documents promotionnels, des listes de diffusion, des renseignements destinés à la clientèle et le contenu administratif de certaines plateformes Web.

· Assurer le suivi administratif des formations offertes, notamment la préparation et la mise à jour des dossiers, les inscriptions, les listes de participants, les confirmations, les changements,



les présences et la transmission des renseignements pertinents aux personnes concernées.

· Préparer et transmettre les communications administratives à la population étudiante, à la clientèle, aux partenaires et au personnel de formation, notamment les confirmations, les horaires, les documents relatifs aux formations et les autres documents requis.

· Maintenir à jour les données liées aux cours, aux programmes et aux formations offerts ainsi que les renseignements relatifs au personnel de formation, à la clientèle et aux partenaires du secteur.

· Rechercher, recueillir et compiler les renseignements requis pour appuyer le personnel de supervision dans la préparation de rapports, de bilans et de documents liés aux activités et aux projets de formation.

Soutien aux ressources humaines et aux finances

· Préparer, dans le système du Collège, les contrats d’embauche du personnel temporaire relevant de son cadre de responsabilités; vérifier les heures à l’aide des feuilles de temps du personnel temporaire; apporter les modifications selon les directives de la personne superviseure; assurer le suivi auprès du Service des ressources humaines pour obtenir les documents signés requis pour l’embauche. · Appuyer la direction dans la préparation des prévisions budgétaires; suivre les dépenses engagées; imprimer les rapports budgétaires à partir du système informatisé de gestion, compiler les données et préparer un sommaire à la demande du personnel de supervision; préparer et saisir les demandes d’achat du secteur; préparer et suivre les demandes de facturation et de remboursement.

· Effectuer toute autre tâche connexe jugée pertinente par la personne superviseure.

Exigences :

- Diplôme de deux ans en administration de bureau;
- Minimum de deux années d’expérience pertinente;
- Excellentes habiletés de communication en français et en anglais, à l’oral et à l’écrit;
- Expérience en service à la clientèle et en communication téléphonique;
- Expérience en administration de bureau;
- Excellente connaissance des logiciels de traitement de texte (Word), de tableur électronique (Excel), de présentation (PowerPoint), de base de données (SharePoint, Access), de courrier électronique (Outlook) et d’Internet;
- Expérience en gestion budgétaire;
- Expérience dans l’utilisation de systèmes informatisés de gestion;
- Expérience dans la compilation et la comparaison de données;
- Expérience dans l’organisation d’activités;
- Expérience dans la rédaction d’ordres du jour et de procès-verbaux ainsi que dans l’exécution des suivis nécessaires;
- Expérience de travail avec le public.

Closing Date: 2026-10-05 11:59pmNote: Posting is no longer available as of date cited above at 11:59 p.m.

First consideration will be given to internal applicants in accordance with their respective Collective Agreements.

📌 Agent ou agente des opérations au Développement des affaires (Greater Sudbury)
🏢 Collège Boréal
📍 Greater Sudbury