Adjoint(e) à la directionPermanent | 35 h/semaine | jusqu' à 72 000 $ | Hybride | Jean TalonNotre client, un organisme de formation oeuvrant dans le secteur de la santé et des services sociaux, est actuellement à la recherche d'un(e) adjoint(e) à la direction afin de soutenir la direction dans la gestion administrative, financière et opérationnelle de l'organisation.Il s'agit d'un rôle polyvalent offrant une belle autonomie, dans lequel la personne sera appelée à gérer plusieurs dossiers simultanément et à collaborer étroitement avec la direction, les membres, les clients et différents partenaires.Vos principales responsabilitésAdministration et soutien à la directionAssurer le soutien administratif quotidien auprès de la direction;Participer à la mise en place, à la mise à jour et à l'amélioration des procédures administratives;Coordonner la circulation de l'information auprès des membres, clients et partenaires;Préparer et mettre en forme différents documents, communications, rapports et outils d'information;Participer à la planification des activités de formation;Coordonner les inscriptions et les confirmations de participation;Préparer et maintenir à jour les horaires, grilles de planification et documents nécessaires aux activités;Effectuer les suivis administratifs liés aux attestations et aux formations continues;Préparer les horaires des ressources humaines et assurer le suivi des feuilles de temps;Assurer le suivi administratif des contrats et ententes avec les clients,



membres et fournisseurs;Préparer la documentation destinée aux comités et au conseil d'administration et participer à l'organisation des rencontres.Comptabilité et financesPréparer les factures et assurer le suivi des comptes à recevoir et à payer;Effectuer certaines tâches de tenue de livres;Effectuer les conciliations bancaires;Préparer différents suivis budgétaires;Collaborer avec la direction et les partenaires comptables externes;Assurer le suivi administratif des dossiers financiers.Réception et secrétariatAccueillir les visiteurs et répondre aux demandes d'information;Gérer les appels et la correspondance;Assurer le classement, l'archivage et la gestion des documents physiques et numériques;Rédiger et réviser des notes de service, comptes rendus, rapports et correspondances;Maintenir à jour les répertoires et listes de contacts;Effectuer toute autre tâche connexe nécessaire au bon fonctionnement de l'organisation.Profil recherché3 à 5 années d'expérience dans un rôle administratif pertinent;Expérience dans un poste nécessitant autonomie, initiative et gestion de plusieurs dossiers simultanément;Bonnes connaissances en comptabilité;Expérience dans un environnement demandant analyse, jugement et résolution de problèmes;Excellente maîtrise du français, à l'oral comme à l'écrit;Anglais fonctionnel, à l'oral et à l'écrit;Maîtrise de la suite Microsoft 365;Connaissance de Sage, un atout.Vous êtes…Organisé(e) et capable de gérer efficacement les priorités;Rigoureux(se) et soucieux(se) du détail;Autonome et débrouillard(e);À l'aise dans un environnement dynamique et polyvalent;Reconnu(e) pour votre discrétion et votre professionnalisme;Orienté(e) vers le service à la clientèle et la collaboration.Intéressé(e) par cette opportunité?Si votre profil correspond aux exigences du poste, contactez Hugo à [email protected] afin d'échanger sur cette opportunité. #TOTEMADMIN

📌 Adjoint.e de direction et facturation - Domaine de la formation HL (Montreal)
🏢 TOTEM Recruteur de talent
📍 Montreal