Ce remplacement est pour le CHSLD Providence Saint-Joseph. Les journées de remplacement sont le mercredi, jeudi et vendredi.

SOMMAIRE DE LA FONCTION : Sous l'autorité immédiate de la coordonnatrice des soins et des services cliniques, la personne est responsable : Gérer l'agenda des rendez-vous à l'extérieur des personnes hébergées et préparer la documentation nécessaire.Planifier les transports des personnes hébergées à l'extérieur pour des raisons médicales.Préparer les dossiers en vue des visites cliniques.Commander les fournitures médicales nécessaires et tenir l'inventaire à jour.Compléter les documents et remplir les formulaires pour les statistiques mensuelles et annuelles au niveau des soins.Préparer les documents et formulaires nécessaires et les listes des réunions de l'équipe inter- disciplinaire.Assister aux réunions ou comités où sa présence est demandée, en préparer l'ordre du jour et en rédiger les procès-verbaux.Exécuter des recherches, compiler et préparer des données demandées par sa supérieure immédiate.Assister la coordonnatrice des soins et services cliniques notamment dans la préparation de divers documents et saisir, à l'ordinateur, les dossiers, les indicateurs de soins, les rapports et les programmes de soins.Développer les outils et compiler les statistiques du service de réadaptation, du service des loisirs, service social et des activités thérapeutiques.Assurer la mise à jour des cahiers de Plan de travail des préposées aux bénéficiaires lors des changements effectués par l'équipe de soins.Élaborer les recommandations en vue d'effectuer des changements et des modifications nécessaires à l'amélioration du fonctionnement du Service médical au niveau du secrétariat, et voir à leur implantation en accord avec les instructions reçues.Assurer la reprographie des documents pertinents aux activités de sa direction.Appliquer les règles relatives à la confidentialité, la conservation, la circulation et la destruction des dossiers.Collaborer activement à l'approche milieu de vie, en accompagnant la personne dans ses droits fondamentaux, dans son intégrité, ses choix et ses habitudes de vie.Effectuer toute autre tâche connexe à son titre d'emploi à la demande de sa supérieure immédiate.

RESPONSABILITÉS: Responsabilités principales: Assurer un soutien aux consultants pour l'organisation de leur clinique. Planifier l'agenda et transmettre, par courriel, aux unités de vie la liste des consultations. S'assurer que chaque consultant a une liste à jour des personnes hébergées et des mouvements (transferts internes, admissions,



départs).Préparer tous les documents nécessaires à l'unité de vie lors d'une admission (carte embossée, bracelet, étiquettes d'identifications, formules, pochettes, etc.) et les achemine à l'unité.Superviser les mouvements des personnes hébergées dans le logiciel Sicheld (rendez- vous, transfert de chambre, hospitalisation, départ définitif vers un autre centre, décès) et transmet l'information par courriel aux personnes concernées.Assurer la gestion et le renouvellement des cartes d'assurance-maladie des personnes hébergées.Assister aux comités où sa présence est requise et en produire les comptes rendus.Collaborer au suivi des dossiers de la direction.Tenir à jour un système de classement des documents.Effectuer toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.

Responsabilités spécifiques : Assurer un service de soutien à la Direction des soins et des services cliniques incluant les unités de vie, la conseillère clinique, les chefs d'unités et la conseillère en gestion des risques et milieu de vie, le service de réadaptation (ergothérapie), services sociaux et le service des loisirs. S'impliquer dans la conception, la préparation et la production des dossiers courants ou plus spécifiques.Assurer la distribution et le suivi du courrier de la direction, rédiger, au besoin, la correspondance.Effectuer la gestion documentaire de la direction (réf : manuel de conversation).Seconder, pour les tâches cléricales, le directeur adjoint et, au besoin, la conseillère clinique, la conseillère gestion des risques et milieu de vie, les chefs d'unités et les différents professionnels, entre autres sur :

- La rédaction, après conception, de politiques et procédures;- L'ébauche de processus;- La mise en place de mécanismes et de structures. Rédiger les documents reliés aux divers programmes de formation : plan, invitations, etc.Superviser la tenue des réunions familiales des personnes hébergées en collaboration avec les travailleurs sociaux et en assurer la logistique.Agir à titre de ressource-conseil au niveau de la conception de documents ou autres.Maintenir les stocks en fournitures de bureau nécessaires et préparer les commandes de matériel et de formulaires. 2.

Responsabilité des admissions : Gérer informatiquement les admissions,



les départs, les décès, les mouvements des personnes hébergées et en relaie l'information, en plus de produire des statistiques périodiques. Tenir un registre des personnes hébergées à la fois en mode « papier » et informatisé de tous les mouvements concernant la clientèle et en extraire des données statistiques.Entrer toutes les données dans Sicheld.À partir du dossier et à la suite de la confirmation d'admission de la part des travailleurs sociaux, préparer l'admission : (Sicheld, pochette d'accueil, carte, bracelet, étiquettes, etc.) et produire les rapports ou listes nécessaires aux autres services de l'établissement.Recevoir les appels téléphoniques des établissements et des familles quant à d'éventuelles admissions.Donner de l'information et adresser à une tiers personne, au besoin.

- Effectue toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat. Vérifie toutes les factures en provenance d'Urgence Santé et de Transport adapté, puis les transmet au service de la comptabilité pour fins de paiement.Participe à la planification des élections fédérales, provinciales et municipales, s'il y a lieu.

EXIGENCE DU POSTE : Formation académique: Doit détenir un DEP en secrétariat général ou détenir une attestation d'études collégiales (AEC) en bureautique.Maîtriser les outils bureautiques Word, Outlook (courrier électronique), Sicheld.Posséder une bonne connaissance des autres outils bureautiques utilisés par la direction (Excel, Power Point).Autres informations complémentaires: Réussite d'un test de français, Excel et Word Expérience professionnelle: Détenir une expérience de trois ans comme secrétaire, agente ou adjointe administrative ou secrétaire-commis senior ou l'équivalent (atout) Compétences techniques : Maîtrise de la langue française, parlée et écrite.

Profil de compétences recherchées: Manifester un intérêt particulier pour le développement de méthode de travail pour l'utilisation et l'apprentissage d'outils en bureautique.Démontrer de très grandes habiletés dans les relations interpersonnelles, dans le travail d'équipe en communication.Faire preuve d'un sens de l'organisation et de la coordination et d'une grande autonomie.Capacité de mener plusieurs dossiers à la fois.Sens de l'organisation et du service à la clientèle.Capacité d'établir des priorités et tolérance au stress.Flexibilité dans les horaires de travail.Maîtriser la rédaction des comptes rendus et de procès-verbaux.Capacité de susciter la collaboration.Tact et diplomatie.Discrétion.Intégrité.Leadership.

📌 Agent(e) administratif(ve) classe 1 - Remplacement 3 jours/semaine jusqu'à la fin novembre 2026
🏢 Providence Saint-Joseph et Providence Notre-Dame de Lourdes
📍 Montreal