Secrétaire administratif(ive)- Direction adjointe du Cégep à distance (P568)
Concours 2026-2027S22

Régulier temps complet

Le rôle principal de la secrétaire administrative consiste à accomplir, de façon autonome, diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, afin de soutenir la direction adjointe du Service du cheminement scolaire et de l’organisation scolaire (SCOS). Elle assure également le service de première ligne du SCOS auprès des collaborateurs internes et externes et veille à les orienter adéquatement.

Votre profil
Vous êtes une personne...

Une personne qui fait preuve d’entregent et de dynamisme dans ses approches

Reconnue pour votre esprit analytique et votre sens de l’initiative

Capable de travailler de manière autonome

Votre principales responsabilités

Agir à titre d’intervenant(e) de première ligne pour répondre aux appels et courriels des étudiants destinés à la registraire et au directeur adjoint du service

Au besoin assurer la gestion des agendas duregistrariatet dela directionadjointedu SCOS et organiser les réunions et la réservation de salles pour les rencontres de service

Rédiger l’ordre du jour des réunions, envoyer la documentation nécessaire avant les rencontres et assister à ces rencontres afin d’y produire les comptes-rendus de réunions

Veiller à l’approvisionnement du SCOS pour les fournitures de bureau et les bris d’équipements (DMA et Octopus)

Effectuer tout support administratif nécessaire à la bonne marche du service,assurer la mise à jour des diverses sources d’informations utilisées par le SCOS,tenir à jour des échéanciers et vérifier le respect

Effectuer la gestion documentaire selon les normes établies par le Cégep à distance

Organiser les activités liées aux rencontres internes ou externes du service

Concevoir, mettre en forme et faire la révision des documents (lettres, présentation, tableaux de compilation, formulaire de perfectionnement, etc.) requis





Conseiller le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans les documents à produire

Effectuer des recherches documentaires et préparer la synthèse des problèmes et des questions complexes

Coordonner les tâches administratives liées aux arrivées et départ des employés du SCOS

Préparer des demandes d'achat dans le progiciel de gestion intégré du Collège (actuellement CLARA)

Valider dans le progiciel de gestion la conformité des déclarations de temps des employés du service

Agir à titre de Super utilisateur de la plateforme SharePoint du SCOS

Accomplir toutes autres tâches connexes

Exigences

Détenir un diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente

Avoir (4) années d'expérience pertinente dans le milieu scolaire

Avoir des connaissances pratiques et récentes en bureautique

Très bonne connaissance de la suite Office 365 et de SharePoint

Maîtrise du français parlé et écrit

Avoir des connaissances de base en comptabilité

Avoir une approche professionnelle et un sens accru du service à la clientèle

Posséder une très bonne capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément, être en mesure d’en prioriser la réalisation

Détenir un très grand sens de l’organisation, flexibilité, courtoisie et jugement

Sens accru de la discrétion et de la confidentialité et de la diplomatie

Tests requis

Test de français (niveau intermédiaire)

Test de bureautique (Word, Excel)



niveau intermédiaire

Vitesse de frappe 40 MPM

Pourquoi joindre l'équipe?

Pour joindre une équipe expérimentée ayant à cœur la réussite des élèves du milieu collégial

Pour travailler dans un milieu chaleureux et stimulant, où tout le monde se connaît et où plus de 100 communautés culturelles se côtoient

Pour intégrer un Cégepqui s’implique avec des partenaires et des citoyens du quartier

Le Cégep de Rosemont souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes en situation de handicap, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les Autochtones à présenter leur candidature.

Informations générales

Numéro de concours : 2026-2027S22

Direction:Cégep à distance

Service:Service du Cheminement et de l'Organisation scolaires du Cégep à Distance (SCOS)

Statut de l'emploi :Régulier temps complet

Échelle salariale :25 86$ à 29 83$

Horaire de travail :35 heures par semaine, du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30

Entrée en fonction prévue :Dès que possible

Date de l’entrevue : À déterminer

Date et heure de fin de l'affichage interne : Jeudi 8 octobre 16 h 30

Date et heure de fin de l'affichage externe :Jeudi 8 octobre 16 h 30

Remarques
Si votre expérience professionnelle a évolué depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel, et ce, afin que votre candidature soit prise en considération.

Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre dossier en déposant votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

#J-18808-Ljbffr

📌 Secrétaire administrative - Direction adjointe du Cégep à distance (Quebec City)
🏢 WORKLAND
📍 Quebec City