Why DESIGNME?

DESIGNME is a fast-growing haircare brand based in Montreal. We create high-performance, cruelty-free products and are looking for people who take ownership, move quickly, and care about getting the details right.

Every customer order passes through this team. This role is responsible for making sure those orders leave on time, complete, accurate, and undamaged.

About the Role

We are looking for an E-Commerce Fulfillment Lead to run daily order fulfillment and manage the physical inventory within the e-commerce fulfillment area.

You will turn incoming orders into a explicit picking and packing plan, assign the team based on volume, manage carrier cut-offs, maintain accurate inventory, and make sure every order leaving the building meets our standards.

This is a hands-on floor leadership role, not a desk job. You will spend most of your day working directly with the fulfillment team.

You will report to the Operations Manager.

What You'll OwnDaily Fulfillment

- Plan and execute the daily order flow from release through dispatch
- Assign labour across picking, packing, and shipping based on volume and priorities
- Ensure orders are shipped accurately and within carrier cut-off times
- Manage carrier pickups and resolve shipping exceptions or missed pickups
- Track daily output, backlog, and reasons for missed orders
- Execute approved internal shipment and fulfillment requests accurately and on time

Inventory & Accuracy
- Manage physical inventory levels within the e-commerce fulfillment area
- Maintain accurate inventory quantities and investigate discrepancies
- Perform regular cycle counts and report variances
- Ensure stock is rotated using FIFO (First In, First Out) principles
- Maintain proper product organization, location accuracy, and stock rotation
- Maintain high picking and packing accuracy
- Ensure promotional inserts, gifts-with-purchase, kits, and internal requests are fulfilled correctly
- Identify stock shortages early and escalate issues before they impact orders
- Ensure inventory errors in the fulfillment area do not create avoidable stockouts

Reporting & Controls
- Prepare and maintain daily and weekly operational reports
- Report on order volume, productivity, backlog, inventory variances, returns, and fulfillment issues
- Maintain accurate records of cycle counts, damages, claims, and inventory movements
- Escalate recurring operational or inventory issues with clear supporting information
- Support continuous improvement of fulfillment processes and standard operating procedures

Returns, Damages & Claims
- Process returns and quickly return resalable products to inventory
- Document damaged shipments and submit carrier claims within required timelines
- Track return reasons and identify recurring issues
- Ensure damaged, returned, or non-sellable stock is properly identified and separated

Launches & Promotions
- Ensure fulfillment is ready before launches and promotions
- Confirm stock, kits, packaging, and materials are staged and available
- Coordinate with E-Commerce, Marketing, Sales, and Warehouse teams to ensure launches and internal requests are executed correctly
- Ensure promotions and launches ship accurately from day one

Team & Safety
- Lead, train, and support the fulfillment team
- Set clear daily priorities and performance expectations
- Address performance or execution issues quickly
- Maintain strong housekeeping, safety, and standard operating procedures
- Ensure the fulfillment area is organized, clean, and ready for the following day's operation

What Success Looks Like
- Orders consistently ship within required timelines
- Picking and packing accuracy is measured and maintained
- Physical inventory in the e-commerce area is accurate
- Cycle counts are completed consistently and variances are investigated
- FIFO procedures are followed
- Returns are processed within established turnaround times
- Carrier claims are submitted within required claim windows
- Internal fulfillment requests are executed accurately and on time
- Operational reports are accurate and delivered consistently
- Launches and promotions ship accurately and on time
- Inventory errors in the fulfillment area do not create avoidable stockouts

What You BringRequired
- 2+ years of experience leading a fulfillment, warehouse, shipping, or distribution team
- Experience managing daily operations against shipping deadlines and carrier cut-offs
- Experience managing physical inventory and performing cycle counts




- Understanding of inventory rotation and FIFO principles
- Strong organization, attention to detail, and problem-solving skills
- Ability to lead people, set expectations, and address performance issues directly
- Comfortable working primarily on the warehouse floor
- Ability to communicate in both French and English

Additional Experience
- Experience with Shopify or another e-commerce platform
- Experience with NetSuite or another ERP system
- Experience with Microsoft Excel
- Experience with Monday.com or another workflow/project management platform
- Experience with carrier portals, shipping claims, and transportation coordination
- Experience preparing operational or inventory reports

What We Offer
- Health, dental, and vision care
- Product discounts
- Paid vacation and time off
- On-site parking
- Company events
- Long-term growth opportunities

Job Type: Full-time, Permanent Work Location: In person — Montreal, QC

Chef d’équipe – Préparation des commandes e-commercePourquoi DESIGNME?

DESIGNME est une marque de soins capillaires en pleine croissance basée à Montréal. Nous créons des produits haute performance, sans cruauté animale, et recherchons des personnes qui prennent leurs responsabilités, agissent rapidement et accordent une grande importance aux détails.

Chaque commande client passe par cette équipe. Ce rôle est responsable de s’assurer que les commandes quittent nos installations à temps, complètes, exactes et en bon état.

À propos du rôle

Nous recherchons un(e) Chef d’équipe – Préparation des commandes e-commerce pour gérer les opérations quotidiennes de traitement des commandes ainsi que l’inventaire physique de la zone e-commerce.

Vous transformerez les commandes reçues en un plan clair de préparation et d’emballage, répartirez le travail de l’équipe selon le volume, gérerez les heures limites des transporteurs, maintiendrez un inventaire précis et veillerez à ce que chaque commande quittant l’entrepôt respecte nos standards.

Il s’agit d’un poste de supervision pratique sur le plancher, et non d’un poste principalement administratif. Vous passerez la majorité de votre journée directement avec l’équipe de préparation des commandes.

Vous relèverez du/de la Gestionnaire des opérations.

Vos responsabilitésTraitement quotidien des commandes

- Planifier et exécuter le flux quotidien des commandes, de leur libération jusqu’à l’expédition
- Répartir la main-d’œuvre entre la préparation, l’emballage et l’expédition selon le volume et les priorités
- S’assurer que les commandes sont expédiées avec exactitude et avant les heures limites des transporteurs
- Gérer les ramassages des transporteurs ainsi que les exceptions d’expédition et les ramassages manqués
- Suivre quotidiennement la productivité, les commandes en attente et les causes des retards
- Exécuter avec précision et dans les délais les demandes internes approuvées d’expédition et de préparation de commandes

Inventaire et exactitude
- Gérer les niveaux d’inventaire physique dans la zone de traitement des commandes e-commerce
- Maintenir des quantités d’inventaire exactes et enquêter sur les écarts
- Effectuer régulièrement des comptages cycliques et signaler les écarts d’inventaire
- Assurer la rotation des stocks selon le principe FIFO (premier entré, premier sorti)
- Maintenir une bonne organisation des produits, l’exactitude des emplacements et une rotation adéquate des stocks
- Maintenir un niveau élevé d’exactitude dans la préparation et l’emballage des commandes
- S’assurer que les inserts promotionnels, cadeaux avec achat, ensembles et demandes internes sont préparés correctement
- Identifier rapidement les risques de rupture de stock et les signaler avant qu’ils n’affectent les commandes
- S’assurer que les erreurs d’inventaire dans la zone e-commerce ne créent pas de ruptures de stock évitables

Rapports et contrôles
- Préparer et maintenir des rapports opérationnels quotidiens et hebdomadaires




- Produire des rapports sur le volume de commandes, la productivité, les commandes en attente, les écarts d’inventaire, les retours et les problèmes de traitement
- Maintenir des registres précis des comptages cycliques, dommages, réclamations et mouvements d’inventaire
- Signaler les problèmes opérationnels ou d’inventaire récurrents avec des informations claires et précises
- Participer à l’amélioration continue des processus de traitement des commandes et des procédures opérationnelles

Retours, dommages et réclamations
- Traiter les retours et remettre rapidement en inventaire les produits pouvant être revendus
- Documenter les expéditions endommagées et soumettre les réclamations aux transporteurs dans les délais requis
- Suivre les raisons des retours et identifier les problèmes récurrents
- S’assurer que les produits endommagés, retournés ou non vendables sont correctement identifiés et séparés

Lancements et promotions
- S’assurer que les opérations de traitement des commandes sont prêtes avant chaque lancement et promotion
- Confirmer que les stocks, ensembles, emballages et autres matériaux nécessaires sont disponibles et préparés
- Collaborer avec les équipes E-commerce, Marketing, Ventes et Entrepôt afin d’assurer l’exécution adéquate des lancements et des demandes internes
- Veiller à ce que les promotions et lancements soient expédiés correctement dès le premier jour

Équipe et sécurité
- Diriger, former et soutenir l’équipe de préparation des commandes
- Établir des priorités quotidiennes et des attentes de performance claires
- Traiter rapidement les problèmes de performance ou d’exécution
- Maintenir des standards élevés en matière d’ordre, de sécurité et de respect des procédures opérationnelles
- S’assurer que la zone de traitement des commandes est propre, organisée et prête pour les opérations du lendemain

À quoi ressemble la réussite dans ce rôle
- Les commandes sont expédiées de façon constante dans les délais requis
- L’exactitude de la préparation et de l’emballage est mesurée et maintenue
- L’inventaire physique de la zone e-commerce est exact
- Les comptages cycliques sont effectués régulièrement et les écarts sont analysés
- Les principes FIFO sont respectés
- Les retours sont traités dans les délais établis
- Les réclamations auprès des transporteurs sont soumises dans les délais requis
- Les demandes internes sont exécutées avec précision et dans les délais
- Les rapports opérationnels sont exacts et produits de façon régulière
- Les lancements et promotions sont expédiés avec exactitude et à temps
- Les erreurs d’inventaire ne créent pas de ruptures de stock évitables

Profil recherchéExigences
- Minimum de 2 ans d’expérience dans la supervision d’une équipe de traitement des commandes, d’entrepôt, d’expédition ou de distribution
- Expérience dans la gestion d’opérations quotidiennes avec des délais d’expédition et des heures limites de transporteurs
- Expérience dans la gestion d’inventaire physique et les comptages cycliques
- Bonne compréhension des principes de rotation des stocks et du FIFO
- Excellentes compétences organisationnelles, souci du détail et capacité à résoudre les problèmes
- Capacité à diriger une équipe, établir des attentes claires et gérer directement les écarts de performance
- Être à l’aise de travailler principalement sur le plancher de l’entrepôt
- Capacité à communiquer en français et en anglais

Expérience supplémentaire
- Expérience avec Shopify ou une autre plateforme e-commerce
- Expérience avec NetSuite ou un autre système ERP
- Expérience avec Microsoft Excel
- Expérience avec Monday.com ou une autre plateforme de gestion des tâches et projets
- Expérience avec les portails de transporteurs, les réclamations et la coordination du transport
- Expérience dans la préparation de rapports opérationnels ou d’inventaire

Ce que nous offrons
- Assurance santé, dentaire et vision
- Rabais sur les produits
- Vacances et congés payés
- Stationnement sur place
- Événements d’entreprise
- Possibilités de développement à long terme

Type d’emploi : Temps plein, permanent Lieu de travail : En présentiel — Montréal, QC

Pay: $22.00-$24.00 per hour

Expected hours: 40.0 per week

Benefits

- Company events
- Discounted or free food
- On-site parking
- Paid time off
- Store discount

Work Location: In person

📌 E-Commerce and Internal Fulfillment Lead (Dorval)
🏢 DESIGNME
📍 Dorval