Executive & HR Coordinator

Executive Support | HR Administration | Accounting & Operations Support

Type: Permanent, Full time

Reporting to: VP Operations & Administration

Location: Hybrid — 4 days in our office (Westmount, close to Vendôme Metro) and 1 day from home

Celebrating more than 10 years of success in transforming patient care, CandorVision (a division of CandorPharm Inc.) is at the forefront of dry eye treatment in Canada and has earned a trusted reputation with both patients and healthcare providers. We are a Canadian owned and operated company dedicated to helping healthcare professionals provide exceptional care to their patients.

We are currently seeking an Executive & HR Coordinator to join our dynamic team. This is an important role in keeping key executive, HR, payroll, accounting, and administrative processes organised and moving forward.

This is a high-trust role for someone who combines strong organisation with good judgement and emotional intelligence. We are looking for someone who is naturally supportive, comfortable handling confidential information, and able to work with people in a thoughtful and professional way.

You should be the kind of person who notices when something does not look right, follows through without being reminded, asks good questions, and is willing to step in and help when needed.

What you will be doing:

Executive Support

- Assist the VP and management team with day-to-day organisation, meetings, follow-ups, documentation, and special projects.
- Help keep track of priorities, deadlines, action items, and outstanding commitments.
- Support the VP in coordinating cross-functional projects and communication, helping align stakeholders, track deliverables, and keep priorities and follow-ups moving forward.
- Prepare and maintain contracts, agreements, corporate documentation, and confidential records.
- Help ensure key administrative information is properly documented and kept current.

HR & Payroll Administration
- Coordinate employee records, onboarding, offboarding, contracts, attendance, vacation, and other HR administration.
- Coordinate, verify and process payroll information and related changes, working with external providers where applicable. Review payroll information for accuracy and follow up on discrepancies.
- Administer the company’s group health insurance benefits, including enrolments, employee changes, terminations, and coordination with the benefits provider.
- Support recruitment activities, including job postings, candidate coordination, interview scheduling, and recruitment documentation.
- Maintain and update HR policies, procedures, templates, and related documentation.
- Act as an administrative point of contact for employee questions related to HR processes, policies, benefits, payroll, and documentation.
- Monitor relevant regulatory updates and flag changes that may affect the company.
- Help organise employee events and recognition activities and contribute to a positive, engaging and enjoyable work environment.

Accounting & Financial Administration Support
- Reconcile corporate credit cards and review employee and sales representative expenses.
- Manage accounts payable, including tracking invoices, ensuring payments are completed on time, and confirming transactions are recorded.
- Verify transactions and supporting documents for completeness, consistency, and alignment with company policies.
- Follow up on missing information or discrepancies, file and organize supporting documents.
- Support basic accounting activities, including data entry, invoice processing, reconciliations, and documentation.

General Administration & Operational Support
- Take ownership of recurring administrative processes and make sure things do not fall through the cracks.
- Maintain key administrative information such as company portals, subscriptions, and access records.
- Work closely with the Office Coordinator and provide additional administrative support when needed.
- Identify gaps, inconsistencies, or opportunities to make things simpler and more efficient.

Why this role is different:

· This is not a traditional Executive Assistant role. It is not purely HR. It is not purely accounting.

· It is a high-trust coordination role at the centre of an established, growing business, with exposure to leadership, people operations, administration, and day-to-day company processes.

· You will be joining a small but high-performing team where people work hard, collaborate closely, enjoy working together, and have a visible impact on the business.

· For the right person, the role offers a lot of variety, responsibility, visibility, and room to grow as the company continues to expand.

You will likely be a strong fit if you have:

· Strong organisational, follow-up, and time-management skills.

· Excellent attention to detail and accuracy.

· High emotional intelligence and the ability to communicate with tact, empathy, and professionalism.

· A genuine willingness to support others and contribute wherever needed in a collaborative team environment.

· Excellent judgement and discretion when handling confidential, sensitive, or personal information.

· Fluency in both English and French is required. Strong written and verbal communication skills.

· Ability to manage multiple priorities and remain calm and dependable in a fast-moving environment.

· Proactive approach and willingness to investigate questions

· Comfortable working independently while also being a reliable point of support for managers and employees.

Education & Experience requirements

- College diploma or university degree in Human Resources, Business Administration, Management, Accounting, or a related field is preferred.
- Minimum 7 years of relevant experience in HR administration, payroll, executive support, business administration, or a similar multifunctional role.
- Experience independently managing confidential and deadline-driven processes.
- Basic accounting knowledge is required. Previous hands-on accounting and/or payroll processing experience is considered a strong asset.
- Experience working with accounts payable, reconciliations,



expense review, or QuickBooks is an asset.

What we offer

At CandorVision, we value our team and we are committed to providing a supportive and enriching work environment. We offer:

· Competitive Compensation: A competitive salary aligned with your experience and the scope of the role.

· Meaningful Work: Varied and engaging assignments, with the opportunity to take ownership, contribute ideas, and make a visible impact on the business.

· Collaborative Culture: Join a friendly, multicultural, high-performing team of supportive and passionate colleagues.

· Comprehensive Benefits: A generous group health insurance package.

· Career Growth: Opportunities for continued learning, professional development, and growth with the company.

· Regular Hours: A consistent Monday-to-Friday schedule, from 9:00 AM to 5:00 PM, supporting a healthy work-life balance.

A human hiring process

One thing we want to be clear about:

CandorVision team does not use AI to screen applications or conduct interviews.

Every application is reviewed by a real person, and every interview is conducted by people you would actually be working with.

We believe hiring should be a conversation, not an algorithm.

We want to understand your experience, how you think, how you work, and what kind of environment helps you perform at your best.

And you should have the same opportunity to get to know us.

We sincerely thank everyone who takes the time to apply and for your interest in joining CandorVision. While we appreciate every application, only candidates selected to move forward in the hiring process will be contacted.

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Coordonnateur(trice), soutien exécutif et RH

Support exécutif | Administration RH | Soutien comptable et opérationnel

Type : Permanent, temps plein

Supérieur immédiat : Vice-présidente, Opérations et administration

Lieu : Mode hybride — 4 jours à notre bureau de Westmount, près du métro Vendôme, et 1 journée en télétravail

Célébrant plus de 10 années de succès à transformer les soins aux patients, CandorVision (une division de CandorPharm Inc.) est à l’avant-garde du traitement de la sécheresse oculaire au Canada et s’est bâti une solide réputation auprès des patients comme des professionnels de la santé. Nous sommes une entreprise canadienne détenue et exploitée au Canada, qui se consacre à aider les professionnels de la santé à offrir des soins exceptionnels à leurs patients.

Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) Coordonnateur(trice), soutien exécutif et RH pour se joindre à notre équipe dynamique. Il s’agit d’un rôle important qui contribue à assurer le bon déroulement des principales activités liées au soutien exécutif, aux RH, à la paie, à la comptabilité et à l’administration.

Il s’agit d’un poste de grande confiance, destiné à une personne qui combine un excellent sens de l’organisation, un bon jugement et une forte intelligence émotionnelle. Nous recherchons quelqu’un qui aime naturellement soutenir les autres, qui est à l’aise avec des renseignements confidentiels et qui sait interagir avec les gens avec tact, professionnalisme et considération.

Vous avez l’œil pour repérer ce qui mérite attention, prenez l’initiative de faire les suivis nécessaires, posez les bonnes questions et n’hésitez pas à donner un coup de main. lorsque nécessaire.

Ce que vous ferez

Soutien exécutif

- Soutenir la VP et l’équipe de direction dans l’organisation quotidienne, les réunions, les suivis, la documentation et les projets spéciaux.
- Aider à garder une vue d’ensemble des priorités, échéances, actions à réaliser et engagements en cours.
- Soutenir la VP dans la coordination de projets interfonctionnels et des communications entre les équipes, afin de favoriser l’alignement des parties prenantes et le suivi des livrables.
- Préparer et maintenir les contrats, ententes, documents corporatifs et dossiers confidentiels.
- Veiller à ce que les renseignements administratifs clés soient bien documentés et tenus à jour.

Administration RH et paie
- Coordonner les dossiers employés, l’intégration et le départ des employés, les contrats, les avantages sociaux, les présences, les vacances et les autres activités administratives RH.
- Coordonner, vérifier et traiter les renseignements liés à la paie et les changements requis, en collaboration avec des fournisseurs externes lorsque nécessaire. Vérifier l’exactitude des renseignements de paie et effectuer les suivis en cas d’écart.
- Administrer le régime collectif d’assurance santé de l’entreprise, notamment les adhésions, modifications, cessations de couverture et communications avec le fournisseur d’avantages sociaux.
- Soutenir les activités de recrutement, notamment l’affichage des postes, la coordination des candidatures, la planification des entrevues et la préparation de la documentation.
- Maintenir et mettre à jour les politiques, procédures, modèles et autres documents RH.
- Agir comme point de contact administratif pour les questions des employés liées aux processus RH, politiques, avantages sociaux, paie et documentation.
- Surveiller les mises à jour réglementaires pertinentes et signaler les changements pouvant avoir une incidence sur l’entreprise.
- Participer à l’organisation d’activités sociales, d’initiatives de reconnaissance et contribuer à un environnement de travail positif, stimulant et agréable.

Soutien à l’administration comptable et financière
- Effectuer les rapprochements des cartes de crédit corporatives et réviser les dépenses des employés et des représentants des ventes.
- Gérer les comptes fournisseurs,



notamment en assurant le suivi des factures, le paiement dans les délais requis et l’enregistrement approprié des transactions.
- Vérifier les transactions et les pièces justificatives afin d’en assurer l’exactitude, la cohérence et la conformité aux politiques de l’entreprise.
- Faire le suivi des renseignements manquants ou des écarts et classer et organiser les pièces justificatives.
- Soutenir les activités comptables de base, notamment la saisie de données, le traitement des factures, les rapprochements et la tenue de documentation.

Soutien administratif général et opérationnel
- Prendre en charge les processus administratifs récurrents et veiller à ce que rien ne passe entre les mailles du filet.
- Maintenir les renseignements administratifs clés, notamment les portails de l’entreprise, les abonnements et les dossiers d’accès.
- Travailler en étroite collaboration avec la personne responsable de la coordination du bureau et offrir un soutien administratif supplémentaire au besoin.
- Identifier les écarts, incohérences ou possibilités de simplifier et d’améliorer les façons de faire.

Pourquoi ce rôle est different:
- Il ne s’agit pas d’un rôle traditionnel d’adjoint(e) exécutif(ive). Il ne s’agit pas uniquement de RH. Il ne s’agit pas uniquement de comptabilité.
- C’est un rôle de coordination à haut niveau de confiance, au cœur d’une entreprise établie et en croissance, offrant une exposition directe à la direction, aux opérations liées aux employés, à l’administration et aux activités quotidiennes de l’entreprise.
- Vous vous joindrez à une petite équipe très performante, où les gens travaillent fort, collaborent étroitement, aiment travailler ensemble et peuvent voir concrètement l’impact de leur contribution.
- Pour la bonne personne, ce rôle offre beaucoup de variété, de responsabilités, de visibilité et de possibilités d’évolution à mesure que l’entreprise poursuit sa croissance.

Vous pourriez être un excellent candidat ou une excellente candidate si vous avez:
- D’excellentes compétences en organisation, en suivi et en gestion du temps.
- Une grande attention aux détails et un souci marqué de l’exactitude.
- Une forte intelligence émotionnelle et la capacité de communiquer avec tact, empathie et professionnalisme.
- Un réel désir de soutenir les autres et de contribuer là où le besoin se présente dans un environnement collaboratif.
- Un excellent jugement et beaucoup de discrétion dans le traitement de renseignements confidentiels, sensibles ou personnels.
- Une maîtrise du français et de l’anglais est requise, ainsi que de solides compétences en communication écrite et verbale.
- La capacité de gérer plusieurs priorités tout en demeurant calme, fiable et organisé(e) dans un environnement dynamique.
- Une approche proactive et la volonté de faire les recherches nécessaires lorsqu’une question se présente.
- La capacité de travailler de façon autonome tout en étant une personne-ressource fiable pour les gestionnaires et les employés.

Formation et expérience requises
- Diplôme collégial ou universitaire en ressources humaines, administration des affaires, gestion, comptabilité ou dans un domaine connexe, de préférence.
- Minimum de 7 années d’expérience pertinente en administration RH, paie, soutien exécutif, administration des affaires ou dans un rôle multifonctionnel similaire.
- Expérience dans la gestion autonome de processus confidentiels et soumis à des échéances.
- Des connaissances de base en comptabilité sont requises. Une expérience pratique préalable en comptabilité ou en traitement de la paie constitue un atout important.
- Une expérience avec les comptes fournisseurs, les rapprochements, la révision des dépenses ou QuickBooks constitue un atout.

Ce que nous offrons

Chez CandorVision, nous accordons une grande importance à notre équipe et nous nous engageons à offrir un environnement de travail stimulant et enrichissant.

- Rémunération concurrentielle: Un salaire concurrentiel correspondant à votre expérience et à l’étendue des responsabilités du poste.
- Un travail qui a du sens: Des mandats variés et intéressants, avec la possibilité de prendre des responsabilités, de proposer des idées et de voir concrètement l’impact de votre travail sur l’entreprise.
- Une culture team-oriented: Joignez-vous à une équipe amicale, multiculturelle, performante, passionnée et solidaire.
- Avantages sociaux complets: Un généreux régime collectif d’assurance santé.
- Développement professionnel: Des possibilités d’apprentissage continu, de développement professionnel et d’évolution au sein de l’entreprise.
- Horaire régulier: Un horaire stable du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h, favorisant un bon équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle.

Un processus d’embauche humain

Nous tenons à être très clairs sur un point:

L’équipe de CandorVision n’utilise pas l’intelligence artificielle pour présélectionner les candidatures ou mener les entrevues.

Chaque candidature est examinée par une vraie personne, et chaque entrevue est menée par des personnes avec lesquelles vous pourriez réellement travailler.

Nous croyons que le recrutement devrait être une conversation, et non un algorithme.

Nous voulons comprendre votre expérience, votre façon de réfléchir, votre manière de travailler et le type d’environnement qui vous permet de donner le meilleur de vous-même.

Et nous voulons également vous donner la même occasion de mieux nous connaître.

Nous remercions sincèrement toutes les personnes qui prennent le temps de poser leur candidature et de manifester leur intérêt à se joindre à CandorVision. Bien que nous apprécions chaque candidature reçue, seules les personnes sélectionnées pour poursuivre le processus d’embauche seront contactées.

Pay: $65,000.00-$75,000.00 per year

Benefits

- Extended health care
- Paid time off
- Vision care

Language:
- English (preferred)
- French (preferred)

Location:
- Montréal, QC (preferred)

Work Location: In person

📌 Executive & HR Coordinator / Coordonnateur(trice), soutien exécutif et RH (Montreal)
🏢 Candorvision (div. of Candorpharm
📍 Montreal