Offre d’emploi : Adjoint(e) à la directionAdministration, comptabilité et coordination de projetsDescription de l’entreprise

Nous sommes une entreprise spécialisée en technologie de l’information et en développement de solutions adaptées aux besoins de nos clients. Notre équipe évolue dans un environnement collaboratif où la polyvalence, l’autonomie et la qualité du service occupent une place importante.

Nous recherchons une personne organisée, rigoureuse et proactive pour soutenir la direction dans la gestion quotidienne des opérations, le suivi administratif et comptable ainsi que la coordination de nos projets.

Description du poste En collaboration directe avec la direction, vous contribuerez au bon déroulement des activités de l’entreprise en assurant le suivi des dossiers, des communications, des échéanciers et des ressources.

Votre rôle sera de faciliter le travail de l’équipe, de maintenir l’information à jour et de veiller à ce que les tâches et les engagements fassent l’objet d’un suivi régulier. Vous participerez également à la tenue de livres, au suivi des approvisionnements et au contrôle des heures consacrées aux projets.

Ce poste s’adresse à une personne qui apprécie la diversité des tâches, aime travailler avec les gens et sait transformer les priorités de la direction en actions concrètes et bien organisées.

Responsabilités

- Soutien à la direction : accompagner la direction dans l’organisation des activités quotidiennes, la préparation de documents et le suivi des priorités, des décisions et des engagements.
- Tenue de livres et soutien comptable : effectuer la saisie et le classement des pièces comptables, participer aux rapprochements bancaires et assurer le suivi des factures clients et fournisseurs, des paiements et des comptes à recevoir, en collaboration avec la direction et les ressources comptables.
- Communications avec les clients : assurer le suivi des courriels, des appels et des demandes; transmettre l’information aux personnes concernées; effectuer les relances nécessaires et tenir les clients informés de l’avancement de leurs dossiers.
- Suivi des approvisionnements : recueillir les besoins en matériel, en logiciels ou en services, demander des soumissions,



préparer les commandes pour approbation et suivre les livraisons, les délais et les échanges avec les fournisseurs.
- Coordination des projets : collaborer à la planification des étapes, coordonner les interventions des ressources et suivre les échéanciers, les livrables et les actions à réaliser. Signaler à la direction les retards, les obstacles et les situations nécessitant une décision.
- Rapports d’activité : préparer et mettre à jour des rapports présentant l’avancement des travaux, les tâches réalisées, les heures consacrées aux projets, les points en suspens et les prochaines étapes.
- Feuilles de temps et budgets de projets : assurer la saisie, la vérification et le suivi des feuilles de temps; effectuer les relances auprès des ressources; veiller à la bonne attribution des heures aux projets et signaler les écarts par rapport aux budgets prévus.
- Classement des dossiers clients : organiser et maintenir à jour les dossiers, les documents, les communications et les pièces justificatives afin de faciliter leur consultation et d’assurer la traçabilité de l’information.
- Gestion des listes de tâches : créer et mettre à jour les tâches à exécuter, préciser les responsables et les échéances, effectuer les suivis nécessaires et vérifier que les travaux réalisés sont documentés avant leur clôture.
- Planification des horaires et coordination des ressources : organiser les horaires de travail en fonction des besoins opérationnels, des priorités et des projets, confirmer les disponibilités des ressources et communiquer les ajustements nécessaires.

Profil recherché
- Formation en administration, en bureautique, en comptabilité ou dans un domaine connexe, ou expérience professionnelle équivalente.
- Au moins deux ans d’expérience pertinente en soutien administratif, en assistance à la direction, en tenue de livres ou en coordination des opérations.




- Bonnes connaissances en tenue de livres et aisance avec les chiffres, les feuilles de temps et le suivi budgétaire.
- Excellentes capacités d’organisation, de gestion du temps et de suivi de plusieurs dossiers simultanément.
- Rigueur, souci du détail et discrétion dans le traitement des renseignements confidentiels.
- Autonomie, initiative et capacité à reconnaître les situations nécessitant une validation ou une décision de la direction.
- Excellente maîtrise du français, à l’écrit comme à l’oral, et aisance en anglais pour les communications avec les clients et les partenaires anglophones.
- Bonne maîtrise des outils bureautiques et des tableurs, ainsi qu’une aisance à utiliser des logiciels comptables et des outils de gestion de tâches ou de projets.
- Approche professionnelle, sens du service client et aptitude à collaborer avec des personnes occupant des fonctions variées.

Une expérience dans une entreprise de services ou de technologie de l’information, ainsi que la connaissance d’un logiciel de gestion intégré (ERP), constituent des atouts. Ce que nous offrons
- Un poste polyvalent permettant de contribuer directement à l’organisation et au fonctionnement de l’entreprise.
- Une collaboration étroite avec la direction et une équipe favorisant l’entraide, l’autonomie et les initiatives.
- Un horaire versatile, établi en tenant compte des besoins des opérations, de la disponibilité des ressources et des échéances des projets.
- La possibilité de travailler à distance ou en présentiel, selon les responsabilités et les besoins de coordination.
- Un environnement stimulant offrant des occasions de développer vos compétences en administration, en comptabilité et en coordination de projets.

Pour postuler Vous aimez organiser, coordonner et faire avancer les dossiers? Vous êtes à l’aise autant avec les chiffres qu’avec les communications et les suivis auprès des clients et des équipes?

Faites-nous parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une courte présentation de votre expérience et de votre intérêt pour le poste.

Rémunération : à partir de 58 500,00$ par an

Avantages

- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée

Lieu du poste : Télétravail hybride à Brossard, QC

📌 Offre d’emploi : Adjoint(e) à la direction (Brossard)
🏢 Solutions 3minds
📍 Brossard