Operations Administrator

Why DESIGNME?

DESIGNME is a fast-growing haircare brand based in Montreal. We create high-performance, cruelty-free products and are looking for people who take ownership, move quickly, and care about getting the details right.

This role supports the day-to-day administrative execution of our operations, ensuring orders are processed correctly, internal requests are executed accurately, documentation is complete, and system records stay accurate and up to date.

About the Role

We are looking for an Operations Administrator to coordinate order processing, internal fulfilment requests, shipping documentation, ERP updates, and day-to-day logistics administration.

You will be responsible for entering orders accurately, preparing documentation, coordinating with the warehouse, maintaining clean and current ERP records, and making sure internal and domestic requests move through the operation correctly.

You will also manage a defined group of smaller Canadian distributor accounts as their day-to-day contact. These accounts are limited to domestic orders and standard commercial terms.

This is a detail-focused role. The information and documents you prepare are used by customers, carriers, the warehouse, and internal teams, so accuracy, organization, and follow-through are critical.

You will report to the Operations Manager.

What You'll OwnOrder Desk

- Enter and confirm sales orders and purchase orders accurately and on time
- Process customer purchase orders, including high-volume order batches
- Verify order details before release, including SKUs, quantities, addresses, pricing references, and shipping instructions
- Generate and issue picklists and coordinate with the warehouse through dispatch
- Maintain accurate and current order status in the ERP
- Identify missing or conflicting information before an order reaches the warehouse
- Follow up on open orders and ensure required actions are completed on time

Internal Fulfilment
- Receive, review, and process approved internal fulfilment and shipment requests
- Coordinate internal requests with the warehouse and fulfilment teams
- Ensure the correct products, quantities, locations, and instructions are provided before execution
- Track internal requests through completion and maintain accurate records
- Escalate incomplete, unclear, or unapproved requests before they are processed
- Support promotional, marketing, sampling, employee, and other approved internal shipments as required

Documentation
- Prepare shipping and logistics documentation accurately and consistently
- Assemble document packages for domestic shipments
- Maintain organized and retrievable records for orders and shipments
- Ensure required documentation is complete before shipment
- Escalate cross-border, pricing, credit, or commercial-term questions to the appropriate person

Billing & Administration
- Prepare invoices and credit memos
- Process damage, shortage, and discrepancy documentation
- Support claims and follow up on outstanding documentation
- Book carrier pickups and request freight quotes for domestic shipments
- Maintain operational reports, trackers, and follow-up lists
- Keep system records and supporting documentation current and organized

Distributor Account Support
- Act as the day-to-day contact for a defined group of smaller Canadian distributors
- Respond to questions regarding order status, product availability, and delivery
- Ensure distributor orders are entered, picked, shipped, and invoiced correctly
- Follow up on outstanding orders and documentation
- Escalate pricing, credit, or commercial questions with complete supporting information

Scope of the Role Domestic orders with standard commercial terms are managed by this role from order entry through shipment and invoicing.

Approved internal requests are also managed from intake through execution and completion.

If an order crosses a border or involves pricing, credit, or commercial-term decisions, you will prepare the required information and escalate it to the appropriate person for approval.

What Success Looks Like

- Orders are entered accurately and on time
- Internal requests are processed correctly and completed within required timelines
- Documentation is correct the first time
- Distributor inquiries are answered within established turnaround times
- Orders are not delayed because of missing or incorrect paperwork
- ERP records accurately reflect the current status of orders and requests
- Invoices, credits, claims, and supporting documentation are processed consistently
- Internal teams can rely on the information and documentation you provide

What You BringRequired
- 1–3 years of experience in order processing, logistics administration,



customer service, distribution, manufacturing, or e-commerce
- Strong data-entry accuracy and attention to detail
- Comfortable handling high-volume and repetitive transactional work without losing accuracy
- Strong written communication skills with customers, carriers, and internal teams
- Working knowledge of Microsoft Excel
- Ability to communicate in both French and English
- Strong organization and follow-up skills
- Comfortable working with multiple orders, requests, priorities, and deadlines at the same time

Additional Experience
- Experience with NetSuite or another ERP system
- Experience with Monday.com or another workflow or task-management platform
- Experience preparing shipping, freight, or logistics documentation
- Experience supporting distributor or wholesale accounts
- Experience with carrier portals and freight coordination
- Exposure to customs or cross-border documentation
- Experience with Amazon Vendor Central or Seller Central

What We Offer
- Health, dental, and vision care
- Product discounts
- Paid vacation and time off
- In office parking
- Company events
- Long-term growth opportunities

Job Type: Full-time, Permanent Work Location: In person — Montreal, QC

Administrateur(trice) des opérations

Pourquoi DESIGNME?

DESIGNME est une marque de soins capillaires en pleine croissance basée à Montréal. Nous créons des produits haute performance, sans cruauté animale, et recherchons des personnes qui prennent leurs responsabilités, agissent rapidement et accordent une grande importance aux détails.

Ce rôle soutient l’exécution administrative quotidienne de nos opérations en veillant à ce que les commandes soient traitées correctement, que les demandes internes soient exécutées avec précision, que la documentation soit complète et que les informations dans nos systèmes demeurent exactes et à jour.

À propos du rôle

Nous recherchons un(e) Administrateur(trice) des opérations pour coordonner le traitement des commandes, les demandes internes, la documentation d’expédition, les mises à jour dans l’ERP et l’administration logistique quotidienne.

Vous serez responsable de saisir les commandes avec précision, de préparer la documentation, de coordonner avec l’entrepôt, de maintenir les informations de notre ERP à jour et de vous assurer que les demandes internes et les commandes domestiques sont traitées correctement.

Vous serez également responsable d’un groupe défini de petits distributeurs canadiens et agirez comme leur principal point de contact au quotidien. Ces comptes concernent uniquement des commandes domestiques avec des conditions commerciales standards.

Il s’agit d’un poste où le souci du détail est essentiel. Les informations et documents que vous préparez sont utilisés par les clients, les transporteurs, l’entrepôt et différentes équipes internes. La précision, l’organisation et la rigueur dans les suivis sont donc essentielles.

Vous relèverez du/de la Gestionnaire des opérations.

Vos responsabilitésBureau des commandes

- Saisir et confirmer les commandes clients et les bons de commande avec précision et dans les délais
- Traiter les bons de commande clients, y compris les volumes élevés
- Vérifier les détails des commandes avant leur libération, notamment les SKU, quantités, adresses, références de prix et instructions d’expédition
- Générer et transmettre les listes de préparation et coordonner avec l’entrepôt jusqu’à l’expédition
- Maintenir le statut des commandes exact et à jour dans l’ERP
- Identifier les informations manquantes ou contradictoires avant qu’une commande soit transmise à l’entrepôt
- Effectuer le suivi des commandes ouvertes et s’assurer que les actions requises sont complétées dans les délais

Traitement des demandes internes
- Recevoir, vérifier et traiter les demandes internes approuvées de préparation et d’expédition
- Coordonner les demandes internes avec les équipes d’entrepôt et de préparation des commandes
- S’assurer que les bons produits, quantités, emplacements et instructions sont confirmés avant l’exécution
- Suivre les demandes internes jusqu’à leur complétion et maintenir des dossiers exacts
- Transmettre les demandes incomplètes,



imprécises ou non approuvées avant leur traitement
- Soutenir les expéditions internes liées aux promotions, au marketing, aux échantillons, aux employés et autres demandes approuvées

Documentation
- Préparer les documents d’expédition et de logistique avec précision et constance
- Préparer les dossiers documentaires nécessaires pour les expéditions domestiques
- Maintenir des dossiers organisés et facilement accessibles pour chaque commande et expédition
- S’assurer que toute la documentation requise est complète avant l’expédition
- Transmettre les questions concernant les expéditions transfrontalières, les prix, le crédit ou les conditions commerciales à la personne responsable

Facturation et administration
- Préparer les factures et notes de crédit
- Traiter la documentation liée aux dommages, manques et écarts
- Soutenir les réclamations et effectuer les suivis nécessaires
- Réserver les ramassages des transporteurs et demander des soumissions de transport pour les expéditions domestiques
- Maintenir les rapports opérationnels, outils de suivi et listes de tâches à jour
- Maintenir les dossiers et pièces justificatives organisés et à jour dans les systèmes

Soutien aux comptes distributeurs
- Agir comme principal point de contact quotidien pour un groupe défini de petits distributeurs canadiens
- Répondre aux questions concernant le statut des commandes, la disponibilité des produits et les livraisons
- S’assurer que les commandes des distributeurs sont saisies, préparées, expédiées et facturées correctement
- Effectuer le suivi des commandes et documents en attente
- Transmettre les questions concernant les prix, le crédit ou les conditions commerciales avec toute l’information nécessaire

Portée du rôle Les commandes domestiques avec des conditions commerciales standards sont gérées par ce poste, de la saisie de la commande jusqu’à l’expédition et la facturation.

Les demandes internes approuvées sont également prises en charge depuis leur réception jusqu’à leur exécution et leur complétion.

Si une commande traverse une frontière ou implique une décision liée aux prix, au crédit ou aux conditions commerciales, vous préparerez les informations nécessaires et transmettrez le dossier à la personne responsable pour approbation.

À quoi ressemble la réussite dans ce rôle

- Les commandes sont saisies avec précision et dans les délais
- Les demandes internes sont traitées correctement et complétées dans les délais requis
- La documentation est correcte dès la première fois
- Les demandes des distributeurs reçoivent une réponse dans les délais établis
- Aucune commande n’est retardée en raison de documents manquants ou incorrects
- Les informations dans l’ERP reflètent correctement le statut actuel des commandes et des demandes
- Les factures, crédits, réclamations et documents connexes sont traités de façon constante
- Les équipes internes peuvent se fier aux informations et documents fournis

Profil recherchéExigences
- 1 à 3 ans d’expérience en traitement de commandes, administration logistique, service à la clientèle, distribution, fabrication ou commerce électronique
- Grande précision dans la saisie de données et excellent souci du détail
- Capacité à gérer un volume élevé de tâches répétitives tout en maintenant un haut niveau de précision
- Excellentes compétences en communication écrite avec les clients, transporteurs et équipes internes
- Bonne connaissance de Microsoft Excel
- Capacité à communiquer en français et en anglais
- Excellentes compétences organisationnelles et de suivi
- Capacité à gérer plusieurs commandes, demandes, priorités et échéances simultanément

Expérience supplémentaire
- Expérience avec NetSuite ou un autre système ERP
- Expérience avec Monday.com ou une autre plateforme de gestion des tâches ou des processus
- Expérience dans la préparation de documents d’expédition, de transport ou de logistique
- Expérience avec des comptes de distributeurs ou de vente en gros
- Expérience avec les portails de transporteurs et la coordination du transport
- Connaissance de la documentation douanière ou transfrontalière
- Expérience avec Amazon Vendor Central ou Seller Central

Ce que nous offrons
- Assurance santé, dentaire et vision
- Rabais sur les produits
- Vacances et congés payés
- Stationnement sur place
- Événements d’entreprise
- Possibilités de développement à long terme

Type d’emploi : Temps plein, permanent Lieu de travail : En présentiel — Montréal, QC

Pay: $21.00-$22.00 per hour

Expected hours: 40.0 per week

Benefits

- On-site parking
- Paid time off

Work Location: In person

📌 Operations Administrative Assistant (Dorval)
🏢 DESIGNME
📍 Dorval