About PBY Capital

PBY Capital was founded in 2020 to serve the specific needs of family offices, institutional clients, and other sophisticated investors. PBY provides access to a select group of investment strategies and delivers ongoing service, operational support, and investment insight to our clients and their investment professionals.

As a firm, we value teamwork, initiative, accountability, and a willingness to take ownership. Our culture is collaborative, with team members encouraged to contribute across multiple areas of the business.

We’re seeking a motivated, detail-oriented Dealer Operations & Support Associate to join our team. This role offers broad exposure across operations, technology, team support and administration. The successful candidate will work closely with internal teams, external partners, and service providers while playing an key role in supporting client-facing staff and business initiatives that contribute to the continued growth of the firm.

This new role will report to the Investment Operations Manager with an expected annual compensation range of $70,000–$90,000, commensurate with experience and qualifications.

Key Responsibilities

- Support investor onboarding, account opening, account maintenance, and account transfer activities, ensuring documentation is complete and processed in accordance with regulatory and operational requirements.
- Process and track operational requests and transaction activities, following up on outstanding items and escalating issues as required.
- Respond to inquiries from external managers and business partners, investigate operational issues, and coordinate timely resolutions.
- Maintain investor, advisor, and dealer records across operational systems, ensuring data quality and accuracy.
- Prepare, review, and distribute investor communications, statements, tax reporting, fund reporting, and other client-facing materials.
- Coordinate with custodians, fund administrators, transfer agents, technology vendors, and other third-party service providers to support day-to-day operational activities.
- Track operational deliverables and service provider requests, escalating exceptions, delays, and discrepancies as required.
- Maintain dealer operations procedures, documentation, records, and operational controls.
- Assist with operational reporting, reconciliations, invoicing, revenue collection activities, and management reporting requirements.
- Participate in the identification and resolution of operational issues, process gaps, and service-related challenges.
- Support workflow automation, CRM enhancements, operational reporting, and other technology initiatives that improve the efficiency of investment dealer operations.
- Participate in user acceptance testing, implementation activities, and ongoing administration of operational systems and technology platforms.
- Prepare and maintain operational reports, dashboards, and performance metrics.
- Support business continuity requirements through cross-training across Dealer Operations, Client Service, Fund Operations, and Compliance functions.
- Act as a backup for Fund Operations activities.
- Participate in special projects and contribute to operational improvement initiatives.

Qualifications & Experience

- Undergraduate degree in Business, Finance, Accounting, or a related discipline.
- 2-5 years of experience in financial services operations, wealth management, investment administration, or a related field.
- Knowledge of exempt market products, dealer operations, and investor servicing is considered an asset.
- Working knowledge of KYC, AML, and investor onboarding requirements.
- Family office experience is considered an asset.
- Bilingual (English/French) is considered a strong asset.
- Strong proficiency in Microsoft Office, particularly Excel.
- Experience with CRM systems, operational platforms,



and reporting tools is considered an asset.
- Strong attention to detail and organizational skills.
- Strong written and verbal communication skills.
- Professional and client-focused approach.
- Ability to manage multiple priorities and deadlines in a fast-paced environment.
- Strong analytical and problem-solving skills.
- Ability to work independently and collaboratively within a team environment.
- Demonstrated initiative and willingness to learn new processes and systems.

We are committed to providing accommodations for people with disabilities in all aspects of the recruitment and selection process. If you require accommodation or special assistance, please send an email with your request to [email protected]. Your information will be treated as confidential. We sincerely thank all applicants for their interest, however only those in consideration for the opportunity will be contacted. __________________________________________________________________________________________________________ À propos de PBY Capital PBY Capital a été fondée en 2020 pour répondre aux besoins spécifiques des bureaux de patrimoine familial, clients institutionnels et autres investisseurs sophistiqués. PBY donne accès à un sélection triée sur le volet de stratégies d'investissement et offre un service continu, un soutien opérationnel ainsi que des perspectives et renseignements en matière d'investissement à nos clients et aux professionnels qui les épaulent.

En tant qu'entreprise, nous valorisons le travail d'équipe, l'initiative, et la volonté d’assumer ses responsabilités. Nous avons une culture collaborative au sein de laquelle les membres de l'équipe sont encouragés à contribuer à plusieurs domaines de l'entreprise.

Nous recherchons une personne rigoureuse et attentive aux détails pour se joindre à notre équipe à titre d’associé(e) au soutien des opérations de courtage. Ce poste offre une exposition diversifiée aux activités opérationnelles, aux technologies d'affaires, au soutien aux équipes et à l'administration. La candidature retenue travaillera en étroite collaboration avec les équipes internes, les partenaires externes et les fournisseurs de services, tout en jouant un rôle important pour soutenir le personnel en contact direct avec les clients et les initiatives d'affaires qui contribuent à la croissance continue de l'entreprise.

Ce nouveau rôle relèvera du directeur opérations d'investissement avec une fourchette de rémunération annuelle prévue de 70 000 $ à 90 000 $, en fonction de l'expérience et des qualifications.

Responsabilités clés

- Soutenir les activités d’accueil et d’Intégration des investisseurs, d'ouverture de compte, d’administration et de transfert de compte, en veillant à ce que la documentation soit complète et traitée conformément aux exigences réglementaires et opérationnelles.
- Traiter et suivre les demandes d’opération et les activités administratives, faire le suivi des éléments en cours, et signaler les enjeux nécessitant une intervention de la direction.
- Répondre aux demandes des gestionnaires externes et des partenaires d'affaires, enquêter sur les questions administratives et coordonner des solutions rapides.
- Maintenir à jour les dossiers des investisseurs, des conseillers et des courtiers tiers à travers les systèmes administratifs, afin d'assurer la qualité et la précision des données.
- Préparer, examiner et distribuer les communications aux investisseurs,



les avis et relevés de compte, les relevés fiscaux, l'information relative aux fonds et tout autre matériel destiné aux clients.
- Coordonner avec les gardiens de valeurs, les administrateurs de fonds, les agents de transfert, les fournisseurs de technologies et autres fournisseurs de services tiers pour soutenir les activités opérationnelles quotidiennes.
- Suivre les livrables opérationnels et les demandes des fournisseurs de services, en amenant les exceptions, retards et divergences à son gestionnaire au besoin.
- Maintenir les procédures, la documentation, les dossiers et les contrôles opérationnels des activités de courtier.
- Contribuer à la production d’information opérationnelle, des rapprochements, de la facturation, de la perception de revenus et des rapports de gestion.
- Participer à l'identification et à la résolution des problèmes opérationnels, des lacunes de processus et des défis liés à la prestation des services.
- Soutenir l’améliorations du système de gestion des relations clients (CRM), l'automatisation des flux de travail et des rapports opérationnels, et d'autres initiatives technologiques pour améliorer en continu l'efficacité des opérations de courtage.
- Participer aux tests d'acceptation des utilisateurs, aux activités de mise en œuvre et à l'administration continue des systèmes opérationnels et des plateformes technologiques.
- Préparer et maintenir les rapports opérationnels, les tableaux de bord et les indicateurs de performance.
- Participer à la continuité des activités grâce à une formation croisée entre les opérations de courtage, le service à la clientèle, les opérations de fonds et la conformité.
- Agir à titre de relève pour les activités liées aux opérations de fonds.
- Participer à des projets spéciaux et contribuer aux initiatives d'amélioration opérationnelle.

Qualifications Et Expérience

- Diplôme de premier cycle en affaires, finance, comptabilité ou discipline connexe.
- 2 à 5 ans d'expérience en opérations de services financiers, gestion de patrimoine, administration des placements ou dans un domaine connexe.
- Connaissance des produits du marché dispensé, des opérations de courtage et du service aux investisseurs, des atouts.
- Connaissance pratique des exigences relatives à la connaissance du client (KYC), de la lutte contre le blanchiment d’argent (AML) et des exigences de prise en charge des investisseurs.
- Expérience au sein d'un bureau de gestion de patrimoine familial (family office), un atout.
- Bilinguisme (anglais/français), un atout important.
- Maîtrise de Microsoft Office, particulièrement Excel.
- Expérience avec les systèmes CRM, les plateformes d’opérations financières et les outils de production de rapports, un atout.
- Grande attention aux détails et compétences organisationnelles.
- Solides compétences en communication écrite et orale.
- Approche professionnelle et centrée sur le client.
- Capacité à gérer plusieurs priorités et échéances dans un environnement dynamique.
- Solides compétences analytiques et de résolution de problèmes.
- Capacité à travailler de façon autonome et collaborative au sein d'un environnement d'équipe.
- Initiative, débrouillardise, et volonté d'apprendre de nouveaux processus et systèmes.

Nous nous engageons à fournir des mesures d’adaptation aux personnes en situation de handicap à toutes les étapes du processus de recrutement et de sélection. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation ou d’une aide particulière, veuillez transmettre votre demande par courriel à [email protected]. Vos renseignements seront traités de façon confidentielle. Nous remercions sincèrement toutes les personnes qui poseront leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues pour la suite du processus seront contactées.

📌 Dealer Operations & Support Associate/Associé(e), soutien aux opérations de courtage (Montreal)
🏢 PBY Capital
📍 Montreal