Secrétaire-réceptionniste – emploi étudiant ou jeune finissant

Temps partiel adapté aux études (temps plein possible l’été) En présentiel Montréal, centre-ville

Qui nous sommes

PHOENIX-GMI est un cabinet de mobilité internationale établi à Montréal, avec un bureau à Port-Louis (Île Maurice). Nous accompagnons des entreprises et des travailleurs dans leurs démarches d’immigration au Québec et au Canada, dans un cadre réglementé et exigeant. Notre équipe est de taille humaine, rigoureuse et solidaire : chaque personne y joue un rôle visible, et nous avons à cœur de faire progresser ceux et celles qui se joignent à nous.

Le poste La personne titulaire du poste est le premier point de contact de notre clientèle, de nos partenaires et des candidats que nous accompagnons, au téléphone comme à la réception. Elle assure les fonctions de secrétariat et d’accueil de base et soutient l’équipe des opérations au quotidien. Ses principales responsabilités :

- Accueillir les visiteurs et prendre en charge les appels avec courtoisie et professionnalisme, en français et en anglais.
- Gérer la boîte courriel générale : tri, redirection et suivis de premier niveau.
- Tenir les agendas, fixer les rendez-vous et préparer les salles de rencontre.
- Recevoir, numériser, classer et acheminer le courrier et les documents.
- Saisir et mettre à jour les informations dans nos outils de suivi (dossiers, listes, échéanciers).
- Préparer des documents simples (lettres, formulaires, envois) selon nos modèles.
- Veiller à la tenue de la réception et des espaces communs.

Il s’agit d’un poste d’entrée, aux tâches clairement définies et conciliables avec un horaire de cours, dans un domaine où chaque appel compte et où l’on apprend beaucoup au contact de l’équipe.

Le profil recherché

Ce poste s’adresse aux personnes inscrites à temps plein ou à temps partiel dans un établissement d’enseignement (cégep, université, formation professionnelle), quel que soit le domaine d’études. De même, si vous êtes jeune finissant, à la recherche d'une première véritable expérience professionnelle,



ce poste peut être idéal ! Nous recrutons d’abord une personnalité : aucune expérience préalable n’est requise, et nous formerons la personne retenue à nos outils, à nos procédures et aux exigences d’un environnement institutionnel et réglementé.

Ce que nous recherchons, en revanche, ne s’enseigne pas :

- L’entregent. Une aisance naturelle avec les gens, le sens de l’accueil et une présence chaleureuse, au téléphone comme en personne.
- La vivacité d’esprit. Une compréhension rapide, de bonnes questions et de l’initiative.
- L’énergie et l’enthousiasme. Une attitude positive qui se ressent et qui donne le ton au bureau.
- La communication. Être à l’aise en français et en anglais, à l’oral comme à l’écrit; toute autre langue est un atout.
- La rigueur et la discrétion. Nous traitons des renseignements personnels sensibles : la confidentialité et le respect des règles font partie intégrante du poste.
- L’aisance avec les outils numériques. Suite Microsoft 365 (Outlook, Word, Teams) et capacité à apprendre rapidement de nouveaux outils.
- L’envie d’apprendre en présentiel. Le goût de progresser au sein d’une équipe et d’acquérir, en parallèle des études, une expérience concrète dans le milieu de l’immigration.
- La fiabilité. Une disponibilité reliable d’une session à l’autre et le respect des engagements pris quant à l’horaire.

Des études en administration, en bureautique, en langues, en droit ou en relations internationales, ou une expérience en accueil ou en service à la clientèle, seront considérées comme un atout — sans être une condition.

Ce que nous offrons

- Un horaire à temps partiel conçu autour de vos cours (idéalement un minimum de 24 heures par semaine,



du lundi au vendredi, heures de bureau), révisé à chaque session et allégé en période d’examens.
- La possibilité de passer à temps plein l’été et, selon l’évolution, de poursuivre avec nous après les études.
- Un poste en présentiel au centre-ville de Montréal (rue Stanley, à 2 pas du métro Peel).
- Une formation structurée à nos outils et à nos méthodes, avec un accompagnement direct de la direction.
- Une expérience qui compte sur un CV : un cabinet réglementé, un secteur humain et concret, et des responsabilités réelles dès le premier jour.
- Une équipe bienveillante qui reconnaît le travail bien fait et où le savoir-être est valorisé au même titre que le savoir-faire.

Pour postuler

Veuillez transmettre votre curriculum vitæ, accompagné de quelques lignes de présentation, à [email protected] en indiquant « Secrétaire-réceptionniste » en objet, ainsi que vos disponibilités pour la session en cours (jours et plages horaires).

Entrée en fonction : dès que possible, en tenant compte de votre calendrier scolaire. Nous remercions toutes les personnes qui manifesteront leur intérêt; seules celles retenues pour une entrevue seront contactées.

Connaissance de l’anglais : conformément à l’article 46 de la Charte de la langue française, la connaissance de l’anglais est requise parce qu’une partie de notre clientèle, établie hors Québec ou à l’étranger, communique uniquement en anglais.

Renseignements personnels : les renseignements transmis avec votre candidature sont recueillis uniquement aux fins du recrutement, conservés de façon sécuritaire et détruits à l’issue du processus (Loi 25).

PHOENIX-GMI souscrit au principe de l’égalité en emploi et encourage toute personne qualifiée à poser sa candidature. L’emploi du masculin et du féminin vise uniquement à alléger le texte.

Rémunération : 22,00$ à 25,00$ par heure

Heures prévues : au minimum 24.0 par semaine

Avantages

- Congés payés
- Heures d'arrivée et de départ flexibles

Lieu du poste : En présentiel

📌 Secrétaire-réceptionniste (Montreal)
🏢 PHOENIX-GMI (AR-2000004)
📍 Montreal