About Us

Securo, an innovative company with 35 years of experience in property security, is looking for a bilingual dispatch agent and receptionist to join our dynamic team.

We offer customized residential and commercial security solutions using state-of-the-art technology.

Key Responsibilities – Reception & Technician-Dispatch Administrator

Reception & Front-Desk Duties

Warmly greet all visitors, clients, and vendors; ensure sign-in / security protocols are followed

Manage a multi-line phone system and shared email inbox, triaging inquiries to the right team members

Provide first-level information on company services, pricing, and basic troubleshooting steps

Receive mail, packages, and courier deliveries; log and distribute promptly

Keep the lobby and front desk area tidy, stocked, and client-ready at all times

Technician Dispatch & Scheduling

Monitor incoming service requests (calls, emails, ticketing software) and create service orders with complete, accurate details

Prioritize jobs using urgency, client SLA, technician skill set, and geographic proximity

Build efficient daily and weekly routes; adjust schedules in real time when emergencies or delays arise

Confirm appointments with clients (phone, SMS, or email) and send reminders / access instructions

Track technician departures, arrivals, and job completion status using GPS or workforce-management tools (e.g., TrackTik, Zendesk, Service Titan)

Coordinate parts availability, equipment pick-ups, and site access requirements before dispatching

Administrative & Customer Support

Enter and update client information, job notes, and time logs in the CRM / ERP system

Generate work orders, service reports, and PO numbers; obtain client signatures on completion

Prepare daily dispatch summaries and technician workload reports for management

Assist accounting by flagging billable hours, collecting credit-card details, and verifying purchase order references

Follow up on open tickets, warranty claims, and return-visit needs to ensure timely resolution

Communication & Coordination

Serve as the central point of contact between field technicians, sales reps, project managers, and clients

Escalate technical issues or resource conflicts to appropriate supervisors without delay

Maintain explicit, bilingual (English/French) communication when required,



both verbally and in writing

Provide technicians with job documentation (drawings, access codes, H&S; forms) before arrival on site

Compliance, Safety & Continuous Improvement

Verify that technicians possess required certifications, permits, and PPE for each job

Record incident reports, near-misses, and customer complaints according to company procedure

Contribute to process improvements—e.g., refining dispatch workflows, creating phone/email templates, or updating SOPs

Protect confidential client data by following privacy and cybersecurity policies

These responsibilities combine the front-of-house professionalism of a receptionist with the real-time logistical coordination needed to keep technicians productive and clients satisfied.

Responsabilités clés – Réception & Administration de la répartition des techniciens

Accueil et réception

Accueillir chaleureusement visiteurs, clients et fournisseurs ; assurer le respect des protocoles de sécurité et d’inscription

Gérer un système téléphonique multi-lignes et une boîte courriel partagée, puis aiguiller les demandes vers les bonnes personnes

Fournir un premier niveau d’information sur les services, la tarification et les étapes de dépannage de base

Réceptionner le courrier, les colis et les livraisons de messagerie ; consigner et distribuer rapidement

Maintenir l’aire d’accueil propre, bien rangée et prête à recevoir les clients en tout temps

Planification et répartition des techniciens

Surveiller les demandes de service entrantes (appels, courriels, logiciel de billets) et créer les bons de travail avec des détails complets et exacts

Prioriser les interventions selon l’urgence, les SLA, les compétences des techniciens et la proximité géographique

Élaborer des routes quotidiennes et hebdomadaires efficaces ; ajuster les horaires en temps réel lors d’urgences ou de retards





Confirmer les rendez-vous avec les clients (téléphone, SMS ou courriel) et envoyer rappels / consignes d’accès

Suivre les départs, arrivées et statuts de fin de tâche des techniciens via GPS ou outils de gestion de main-d’œuvre (p. ex. TrackTik, Service Titan)

Coordonner la disponibilité des pièces, la collecte d’équipement et les exigences d’accès avant la répartition

Soutien administratif et service à la clientèle

Saisir et mettre à jour les informations clients, les notes de travail et les feuilles de temps dans le CRM / ERP

Générer bons de travail, rapports de service et numéros de bons de commande ; obtenir la signature du client à la clôture

Préparer des résumés quotidiens de répartition et des rapports de charge de travail pour la direction

Aider le service de comptabilité en signalant les heures facturables, en recueillant les données de paiement et en validant les bons de commande

Faire le suivi des billets ouverts, des réclamations sous garantie et des visites de retour pour assurer une résolution rapide

Communication et coordination

Servir de point de contact central entre techniciens, représentants commerciaux, chargés de projet et clients

Élever sans délai les problèmes techniques ou conflits de ressources aux superviseurs concernés

Maintenir une communication claire et bilingue (français/anglais) à l’oral et à l’écrit

Remettre aux techniciens la documentation de chantier (plans, codes d’accès, formulaires SST) avant leur arrivée sur site

Conformité, sécurité et amélioration continue

Vérifier que les techniciens possèdent les certifications, permis et EPI requis pour chaque intervention

Consigner les rapports d’incident, quasi-accidents et plaintes clients selon la procédure interne

Contribuer à l’amélioration des processus : optimisation des flux de répartition, création de modèles de courriel/téléphone, mise à jour des SOP

Protéger les données confidentielles des clients en appliquant les politiques de confidentialité et de cybersécurité

Ces responsabilités combinent le professionnalisme d’un poste d’accueil et la coordination logistique en temps réel nécessaire pour maintenir la productivité des techniciens et la satisfaction des clients.

📌 Adjoint Administratif / Reception (Winnipeg)
🏢 Securo
📍 Winnipeg