Administrative Assistant / Assistant(e) administratif(ve)

Below you will find the details for the position including any supplementary documentation and questions you should review before applying for the opening.

Please see Special Instructions for more details.

Position Details

Posting Summary Competition Number 20260158A/S Position Title Administrative Assistant / Assistant(e) administratif(ve) Faculty/Department La Cité Universitaire Francophone Unit La Cité Universitaire Francophone Employee Group CUPE 5791 Collective Agreement Consideration Open with preference given to CUPE 5791 members(NON-RESEARCH). CUPE 5791 Job Family Operational Services Category Staff Number of Vacancies 1 Position Summary Rejoignez La Cité universitaire francophone! C’est une occasion de travailler dans un environnement bilingue et de faire partie d’une équipe dynamique.

Notre unité académique offre des programmes d’études et des services de haute qualité à notre clientèle étudiante à travers la Saskatchewan. Nous recherchons donc à combler le poste d’adjoint administratif, idéalement une personne très organisée, collaboratrice et orientée vers le service à la clientèle à notre campus de Regina.

Dans ce rôle, vous serez une personne ressource afin de supporter les activités opérationnelles, administratives, académiques et toute activité concernant les services aux étudiants. Ceci, pour les programmes crédités et non-crédités. Étant le point de contact de nos étudiants, apprenants, collègues académiques et administratifs, et des visiteurs externes, vous allez contribuer au bon fonctionnement quotidien de La Cité.

Vous jouerez un rôle essentiel pour créer des expériences positives en accueillant chaleureusement toute personne entrant en contact avec La Cité.

Sommaire de votre rôle :

Accueillir les visiteurs et répondre aux demandes de renseignements soit par téléphone, courriel, soit en personne.

Inscrire les étudiants et traiter les paiements des droits de scolarité ainsi que toute autre transaction financière dans nos plateformes telles que Marketplace, Caspur et Banner.

Aider à la planification et à la coordination d’événements, activités, conférences, programmes et d’initiatives spéciales.

Gérer les réservations d’espaces pour les salles de classe, les salles de réunion, les conférences et les événements de La Cité.

Tenir à jour les horaires et les calendriers des réunions, conférences, cours et autres activités de La Cité.

Coordonner les réunions en organisant la logistique, préparant les ordres du jour, rédigeant les procès-verbaux et en distribuant les documents de suivi.

Rédiger, modifier, relire et distribuer la correspondance, les invitations de rendez‑vous, les rapports et les documents administratifs.

Trier, distribuer et gérer la correspondance et les colis entrants et sortants.

Tenir à jour et organiser les systèmes de classement électroniques et physiques, les bases de données et les dossiers.

Soutenir la planification des programmes, cours et activités des programmes non crédités.

Suivre les statistiques d’inscription et préparer des rapports à des fins de planification des programmes non crédités.

Coordonner les processus d’évaluation des cours non‑crédités et préparer les analyses, rapports et les sommaires.

Contribuer à l’organiser les événements du programme d’immersion.

Préparer et coordonner les offres d’emploi pour les assistants de recherche, chargés de cours à temps partiel (crédité et non crédité) et les étudiants travaillant à temps partiel.

Soumettre les demandes de ‘Footprint’ pour les employés permanents et à temps partiel, chargés de cours crédités et non crédités, étudiants et autre statut.

En remplacement de l’assistante en administration et comptabilité, occasionnellement, préparer et coordonner la documentation quant aux processus d’embauches généraux et des chargés de cours (‘workflow’).

Tenir à jour les pratiques de gestion des dossiers, notamment l’archivage et la destruction sécurisée des documents confidentiels.

Fournir des conseils et des orientations aux étudiants, au corps professoral et au personnel administratif concernant les procédures, les politiques et les processus administratifs de La Cité et de l’université de Regina.

Contribuer à la bonne gestion de l’équipement et des inventaires ainsi que s’assurer de la propreté des espaces communs.

Soutenir l’équipe dans le cadre de projets spéciaux et d’autres initiatives administratives, au besoin.

Effectuer d’autres tâches connexes qui contribuent à la réussite de La Cité et de l’université de Regina.

Pourquoi joindre l’équipe de La Cité?

Un impact significatif

votre travail contribue directement à créer un meilleur environnement pour les étudiants, les enseignants et le personnel.

Évolution professionnelle

nous soutenons votre développement en vous offrant des opportunités d’avancement et d’apprentissage.

Équilibre entre vie professionnelle et vie privée :

nous accordons de l’importance à votre bien‑être et savons que votre vie personnelle est primordiale !

Un environnement de travail dynamique et inclusif :

nous valorisons la diversité et l’inclusion. Vous ferez partie d’une équipe qui célèbre la diversité des points de vue, des origines et des expériences, faisant de chaque jour une occasion d’épanouissement personnel.

Culture de l’innovation





Nous encourageons les idées nouvelles et la réflexion innovante.

Rémunération compétitive

Nous proposons une rémunération et des avantages sociaux compétitifs pour récompenser votre talent. Parmi ces avantages, citons notamment une couverture santé, dentaire et optique, un compte de dépenses flexible, un plan de retraite à cotisations définies, et bien plus encore !

Venez contribuer à tisser des liens significatifs, à inspirer les futurs étudiants et à laisser une empreinte durable au sein des communautés francophones de toute la Saskatchewan.

At La Cité Universitaire Francophone, you will be part of a collaborative bilingual environment dedicated to supporting students and delivering high‑quality academic programs and services. We are seeking a highly organized, collaborative, and service‑oriented professional to join La Cité as an Administrative Assistant.

In this role, you will provide comprehensive administrative, operational, and student support to La Cité’s Administration and Academic units. As a key point of contact for students, faculty, staff, and visitors, you will help coordinate day‑to‑day activities and support the effective delivery of academic programs and services. This is an opportunity to contribute to a dynamic bilingual educational workplace while building positive relationships and helping create a welcoming and supportive experience for the La Cité community.

What You’ll Do

Provide reception services, welcome visitors, answer inquiries, and respond to telephone, email, and in‑person requests.

Register students and process tuition payments and other financial transactions.

Assist with the planning and coordination of events, activities, conferences, programs, and special initiatives.

Manage space bookings for La Cité classrooms, meeting rooms, conferences, and events.

Maintain schedules and calendars for meetings, conferences, non‑credited courses, and other La Cité activities.

Coordinate meetings by arranging logistics, preparing agendas, recording minutes, and distributing follow‑up materials.

Sort, distribute, and manage incoming and outgoing correspondence and mail.

Maintain, update, and organize electronic and physical filing systems, databases, and records.

Draft, edit, proofread, and distribute correspondence, appointment notices, reports, and administrative documents.

Support non‑credit program scheduling.

Coordinate course evaluations and prepare statistical summaries and reports for the non‑credit programs.

Track enrolment non‑credit program statistics and prepare reports for planning purposes.

Contribute to the organization of the immersion programs.

Prepare and coordinate student research assistant, sessional instructor, non‑credited sessional lecturer, and part‑time student job postings.

Submit all Footprints tickets for permanent and part‑time employees, instructors, sessional lecturers (for credited and non credited programs), students and other hiring statuses.

Occasionally prepare and coordinate general and sessional workflow documentation when the administrative accounting assistant is absent.

Maintain records management practices, including archiving and confidential document shredding.

Provide advice and guidance to students, faculty, and staff regarding administrative procedures, policies, and processes.

Contribute to the inventory and equipment management and ensure that common spaces are maintained and clean.

Assist the team with special projects and other administrative initiatives as required.

Perform other related duties that contribute to the success of La Cité and the University of Regina.

Why Join Us?

At the University of Regina, we’re more than just a campus, we’re a community dedicated to learning, collaboration, and student success.

Meaningful Impact

Support students, faculty, and staff while contributing to the success of a vibrant Francophone academic community.

Qualified Growth

Develop your skills across student services, academic administration, financial processes, event coordination, and operational support.

Collaborative Environment

Work alongside committed colleagues, faculty members, and university partners in a supportive team environment.

Diverse and Dynamic Work

Enjoy a varied role where no two days are the same, balancing student support, academic coordination, and administrative operations.

Competitive Compensation

We offer a comprehensive compensation and benefits package, including Health, Dental and Vision benefits, flexible spending options, a Defined Contribution Pension Plan, and more.

Work‑Life Balance

We value employee well‑being and support a healthy balance between professional and personal commitments.

Position Requirements Ce que vous apporterez à ce rôle :

Diplôme d’études secondaires (12e année) avec la réussite d’un programme d’études reconnu en administration.

Un minimum de 3 ans d’expérience en administration ou dans un bureau, avec une progression des responsabilités.

Une combinaison d’expérience professionnelle et de formation pertinentes sera prise en compte.

Un bilinguisme :



la maîtrise que l’anglais et du français (à l’écrit comme à l’oral) est requise pour ce poste.

Compétences qui assureront votre réussite dans ce poste :

Maîtrise démontrée de la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel, Outlook, et des technologies de bureau connexes.

Excellente compréhension des pratiques, principes et procédures d’administration de bureau.

Excellentes compétences en service à la clientèle et en réception, avec la capacité de répondre de manière professionnelle et efficace aux demandes des étudiants, des professeurs, du personnel et du public.

Expérience dans le traitement des transactions financières, des paiements, des reçus, des dépôts, de la facturation et des procédures comptables connexes.

Capacité démontrée à gérer des calendriers, à fixer des rendez‑vous et à coordonner la réservation de salles et d’événements.

Capacité à préserver la confidentialité et à traiter des renseignements sensibles avec professionnalisme et discrétion.

Fortes compétences en rédaction, en révision, en correction d’épreuves et en préparation de documents.

Excellentes compétences organisationnelles, avec la capacité de prioriser des tâches multiples et de respecter des délais serrés.

Grand souci du détail et souci de l’exactitude.

Capacité à faire preuve d’un jugement sûr, à résoudre des problèmes et à s’adapter à l’évolution des priorités tout en travaillant dans le cadre des directives établies.

Expérience de la tenue de bases de données, de systèmes de gestion des dossiers et de systèmes de classement.

Capacité à préparer des rapports, des résumés statistiques et de la documentation administrative.

Fortes compétences en relations interpersonnelles, en communication et en établissement de relations.

Capacité démontrée à travailler efficacement, tant de manière autonome qu’au sein d’une équipe collaborative.

La connaissance des processus administratifs et universitaires est considérée comme un atout.

What You’ll Bring to the Position:

Grade 12 education supplemented by the successful completion of a recognised business or administrative programme.

A minimum of three years of progressively responsible clerical or administrative experience.

An equivalent combination of education, training and experience may be considered.

Bilingual proficiency with excellent written and spoken French and good written and spoken English.

Skills That Will Ensure Your Success in this Role:

Demonstrated knowledge and proficiency in Microsoft Office applications, including Word, Excel, Outlook, and related office technologies.

Strong understanding of office administration practices, principles, and procedures.

Excellent customer service and receptionist skills with the ability to respond professionally and efficiently to inquiries from students, faculty, staff, and the public.

Experience processing financial transactions, payments, receipts, deposits, invoicing, and related accounting procedures.

Demonstrated ability to manage calendars, schedule appointments, and coordinate room bookings and events.

Ability to maintain confidentiality and handle sensitive information with professionalism and discretion.

Strong writing, editing, proofreading, and document preparation skills.

Excellent organisational skills with the ability to prioritise multiple tasks and meet competing deadlines.

Strong attention to detail and commitment to accuracy.

Ability to exercise sound judgement, solve problems, and adapt to changing priorities while working within established guidelines.

Experience maintaining databases, records management systems, and filing systems.

Ability to prepare reports, statistical summaries, and administrative documentation.

Strong interpersonal, communication, and relationship‑building skills.

Demonstrated ability to work effectively both independently and as part of a collaborative team.

Knowledge of university administrative and academic processes is considered an asset.

Physical Demands Pay Grade CUPE Phase 4 Salary Range $45,591.00 to $61,570.60 annually Status Term Work Hours Monday to Friday, 8:14 to 4:30 Duration (if Term/Temporary) 18 months (with possibilty of extension or becoming permanent) Full-Time/Part-Time Full Time Preference Posting No Preference Target Posting Not Targeted Additional Information Contact Information Job Open Date 09/21/2026 Job Close Date 09/27/2026 Open Until Filled

Safety Statement The University is committed to maintaining a safe and healthy workplace and strengthening a culture of safety across the campus community. All employees share responsibility for contributing to a safe working environment.

Diversity Statement The University of Regina is committed to an inclusive workplace that reflects the richness of the community that we serve. The University welcomes applications from all qualified individuals, including individuals within the University’s employment equity categories of women, persons with disabilities, members of visible minorities, Indigenous persons, individuals of diverse gender and sexual orientation and all groups protected by The Saskatchewan Human Rights Code, 2018.

Supplemental Questions

- Are you bilingual, proficient in French and English, both in speaking and writing? Kindly elaborate on your proficiency levels in both languages.

(Open Ended Question)

Documents Required

Required Documents

Resume/Curriculum Vitae

Cover Letter

Optional Documents

Reference Contact Info

📌 Administrative Assistant / Assistant(e) administratif(ve)
🏢 University of Regina
📍 Winnipeg