Sous l’autorité de la direction, l’agente à l’accueil constitue le premier point de contact entre l’Association, ses membres, leurs proches, les partenaires et le public.

Elle assure un accueil chaleureux, respectueux, inclusif et professionnel, en personne, par téléphone et par les différents moyens de communication utilisés par l’organisme.

Elle contribue également au bon fonctionnement quotidien de l’Association en effectuant diverses tâches administratives liées à l’accueil, aux inscriptions, aux communications et à la circulation de l’information.

Principales responsabilités

1. Accueil des membres et du public

- Accueillir les personnes qui se présentent dans les locaux de l’Association.
- Répondre aux appels téléphoniques et aux demandes générales.
- Identifier sommairement la nature de la demande afin de diriger la personne vers le bon service ou la bonne ressource.
- Fournir les renseignements généraux concernant les services, activités, ateliers et modalités de fonctionnement de l’Association.
- Favoriser un accueil accessible et adapté aux différents besoins des personnes.
- Porter une attention particulière aux obstacles pouvant affecter la communication, la compréhension ou l’autonomie d'une personne.
- Maintenir une attitude respectueuse, bienveillante et professionnelle, notamment lors de situations plus exigeantes ou émotives.

2. Gestion des appels et des demandes

- Recevoir, filtrer et acheminer les appels aux membres appropriés de l’équipe.
- Prendre des messages complets et transmettre rapidement l’information.
- Informer les personnes des modalités de prise de rendez-vous avec les intervenantes ou la direction.
- Éviter d'interrompre inutilement les rencontres ou interventions en cours et favoriser une gestion structurée des demandes.




- Repérer les situations qui semblent nécessiter une attention rapide et les transmettre à une intervenante ou à la direction selon les procédures établies.
- Respecter les limites de son rôle et éviter de poser des gestes relevant de l’intervention psychosociale lorsqu’une situation doit être prise en charge par une intervenante.

3. Inscriptions aux activités et ateliers

- Recevoir et enregistrer les inscriptions aux activités, ateliers, formations et événements.
- Avec l’équipe, vérifier les places disponibles et tenir les listes de participation à jour.
- Effectuer les confirmations ou rappels de participation selon les procédures de l’organisme.
- Communiquer aux participants les informations pratiques nécessaires : date, heure, lieu, accessibilité, matériel requis, coût, transport ou autres renseignements pertinents.
- Aviser rapidement les personnes concernées lors d’une modification ou d’une annulation.

4. Soutien administratif lié à l’accueil

- Avec l’adjointe administrative, s’assurer de la mise à jour de renseignements dans la base de données.
- Compléter certaines listes, feuilles de présence, formulaires et documents nécessaires aux activités.
- Effectuer du classement numérique ou papier.
- Recevoir et distribuer le courrier et les documents.
- Effectuer certaines tâches de photocopie, numérisation et préparation documentaire.




- Collaborer à la préparation d’envois postaux ou électronique
- Soutenir l’équipe dans certaines tâches administratives ponctuelles liées au fonctionnement quotidien.

5. Soutien à la vie associative

- Informer les membres des activités et services offerts.
- Favoriser leur participation à la vie associative.
- Collaborer à l’accueil lors d’activités spéciales, rencontres, événements ou assemblées.
- Contribuer à créer une atmosphère conviviale, inclusive et sécurisante dans les espaces communs.
- Faciliter, lorsque nécessaire, l’intégration des nouveaux membres aux activités de l’organisme.

6. Communication et circulation de l’information

- Consulter quotidiennement les outils de communication utilisés par l’organisme.
- Transmettre les informations pertinentes aux membres de l’équipe concernés.
- Collaborer à la diffusion de certaines communications auprès des membres.
- S’assurer que les renseignements transmis au public sont exacts et conformes aux orientations de l’Association.
- Signaler à la direction toute situation inhabituelle, plainte, difficulté récurrente ou problématique observée à l’accueil.

7. Confidentialité et protection des renseignements

- Respecter rigoureusement la confidentialité des informations obtenues dans le cadre de ses fonctions.
- Appliquer les politiques et procédures de l’organisme concernant la protection des renseignements personnels.
- Éviter de discuter de situations confidentielles dans les espaces publics ou communs.
- Transmettre uniquement les informations nécessaires aux personnes autorisées à les recevoir.

Rémunération : à partir de 21,17$ par heure Heures prévues : 35.0 par semaine

Lieu du poste : En présentiel

📌 Agent(e) à l'accueil (Repentigny)
🏢 Association Des Personnes Handicapées Physiques Rive-Nord
📍 Repentigny