Position Overviewdormakaba is seeking a Project Onboarding Administrator for a temporary 9-month assignment based in Montreal. The Project Onboarding Administrator is responsible for providing administrative support to the Project Specialists team, ensuring accurate project data, documentation, scheduling, and invoice handling. This role contributes to successful project execution by completing defined tasks on time and escalating issues when needed.Total Compensation Range: 50,000$ - 60,000$ annuallyAI Disclosure: No automated screening tools will be used during the application processWhat you will doProvide administrative assistance to the Project Coordination team, supporting tasks such as scheduling 3rd-party installers, updating records, and assisting in project planningMaintain accurate data across ERP systems, project trackers, and shared documentsReview orders and client information, collect payments, and dispatch projects to the Project Coordinator/Onboarding Specialist.Manage documentation for active and closed projects to ensure compliance and completenessAssist with tracking, validating, and processing installer invoices related to installation servicesCoordinate availability and scheduling of 3rd-party installers. Ensure installer details, scope, and timelines are confirmed, documented, and communicated to relevant partiesAssist in the project closure process by gathering and reviewing finalWhat we requireAdministrative support or related fieldCollege Degree (DEC) or equivalent experienceStrong organizational skills; able to manage schedules, invoices, and multi-step tasks.Proficiency in Microsoft Excel and OutlookBilingualism in French and English is considered an asse, supporting collaboration across departments and helping keep project data and schedules aligned with a global multidisciplinary teamWhat we preferProject administration experienceERP systems and scheduling platforms experienceAbility to learn internal systems and tools, able to get up to speed quickly on ERP platforms, trackers, and internal processes with minimal hand-holdingStrong at managing requests — comfortable juggling multiple incoming asks from installers, project specialists and internal stakeholdersComfortable balancing both project validation and administrative tasks — equally at ease double-checking data/documentation accuracy and handling day-to-day scheduling, invoicing,



and coordination workWhat we offerEmployee Assistance ProgramsVirtual Healthcare ServicesUnlimited Referral Reward BonusesAperçu du postedormakaba est à la recherche d'un(e) administrateur(trice) de l'intégration de projets pour un mandat temporaire de 9 mois, basé(e) à Montréal. L'Administrateur(trice) d'intégration de projets est responsable de fournir un soutien administratif à l'équipe des Spécialistes de projets, en assurant l'exactitude des données de projet, de la documentation, de la planification et du traitement des factures. Ce rôle contribue à la réussite de l'exécution des projets en complétant les tâches définies dans les délais et en signalant les problèmes lorsque nécessaire.Echelle salariale: 50 000 $ - 60 000 $ par annéeDivulgation relative à l'IA: Aucun outil de sélection automatisé sera utilisé pendant le processus de candidature.Ce que vous ferezTravaille sous supervision directe, suit les processus et procédures établis pour fournir un soutien administratif à l'équipe de Coordination de projets, en appuyant des tâches telles que la planification des installateurs tiers, la mise à jour des dossiers et l'aide à la planification des projets.Maintient l'exactitude des données dans les systèmes ERP, les outils de suivi de projets et les documents partagés.Réviser les commandes et les informations clients, percevoir les paiements et transmettre les projets au Coordonnateur de projets/Spécialiste de l'intégration.Gère la documentation des projets actifs et fermés afin d'assurer la conformité et l'exhaustivité.Aide au suivi, à la validation et au traitement des factures des installateurs liées aux services d'installation.Coordonne la disponibilité et la planification des installateurs tiers. S'assure que les détails, la portée et les échéanciers des installateurs sont confirmés,



documentés et communiqués aux parties concernées.Participe au processus de clôture de projet en rassemblant et en révisant les documents finauxCe que nous demandonsSoutien administratif ou domaine connexeDiplôme d'études collégiales (DEC) ou expérience équivalenteSolides compétences organisationnelles; capacité à gérer des horaires, des factures et des tâches à étapes multiplesMaîtrise de Microsoft Excel et OutlookLe bilinguisme en français et en anglais est considéré comme un atout, favorisant la collaboration entre les départements et aidant à maintenir l'alignement des données de projet et des échéanciers au sein d'une équipe mondiale et multidisciplinaireCe que nous préféronsExpérience en administration de projetsExpérience avec les systèmes ERP et les plateformes de planificationCapacité à apprendre rapidement les systèmes et outils internes, en se familiarisant vite avec les plateformes ERP, les outils de suivi et les processus internes avec un minimum d'encadrementExcelle dans la gestion des demandes — à l'aise de jongler avec de multiples demandes provenant des installateurs, des spécialistes de projets et des parties prenantes internesÀ l'aise de concilier à la fois la validation de projets et les tâches administratives — tout aussi habile à vérifier l'exactitude des données et de la documentation qu'à gérer la planification quotidienne, la facturation et la coordinationCe que nous offronsProgrammes d'aide aux employésServices de soins de santé virtuelsPrimes de récompense illimitées pour référencesPourquoi rejoindre dormakaba?Nous sommes au cœur de chaque lieu qui compte. Des portes automatiques à la gestion des accès en nuage – en tant que fournisseur mondial de premier plan sur le marché des solutions d'accès pour les écoles, les banques, les aéroports, les hôpitaux, les hôtels et bien d'autres, nous permettons une circulation fluide dans des espaces sécurisés, sûrs et durables. Forts de plus de 160 ans d'expérience et d'un engagement envers l'excellence et l'innovation, nous offrons des opportunités stimulantes d'évoluer dans un environnement où vous pouvez avoir un impact réel. Chez dormakaba, vous êtes encouragé à prendre des initiatives, à développer vos compétences et à bâtir votre carrière aux côtés de 16 000 experts à travers le monde qui établissent les normes de l'industrie chaque jour.

📌 Project Onboarding Administrator / Administrateur(Trice) De L'Intégration De Projets (Montreal)
🏢 dormakaba International Holding
📍 Montreal