Titre du poste:Coordonnateur(trice) de bureau / Office Coordinator (contrat/contract)Résumé de la description du poste:Energetic and productive front desk and office support person to work in operations for a commercial real estate services company within the Montreal Area.The candidate will work closely with the Operations Manager, Managing Principal and fee-earners (brokers) within the market to provide support and implement strategic initiatives. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nous recherchons une personne énergique, organisée et professionnelle pour assurer le soutien à la réception ainsi qu'aux activités de bureau au sein des opérations d'une entreprise de services immobiliers commerciaux dans la région de Montréal.Le ou la titulaire du poste travaillera en étroite collaboration avec le gestionnaire des opérations, le directeur principal ainsi que les courtiers, afin de fournir un soutien administratif efficace et de contribuer à la mise en œuvre d'initiatives stratégiques.Description du poste:Responsabilités principalesOpérations du bureauFournir un soutien administratif au leader du marché et/ou à d'autres responsables de départementEntrer les rapports de dépensesRédiger la correspondance courante, saisir des données, imprimer des lettres et des étiquettes, créer des modèles de documents et mettre en forme des fichiersSoutenir les opérations de la salle de courrier (ex. : tri du courrier, affranchisseuse, télécopieur, photocopieurs)Aider à la planification et à la coordination des déplacements de baseOrganiser et soutenir les réunions et événements internes, au besoinCoordonner les services de traiteur, la réservation de salles de réunion, l'envoi d'invitations et autres activités liées à l'organisation d'événementsVeiller au respect des politiques de l'entrepriseTraduction de documents (de l'anglais vers le français)Accueil des visiteursGérer la réception en accordant l'accès à l'édifice (au besoin) et en avisant les employés de l'arrivée d'un client, fournisseur ou candidatCommuniquer avec le personnel des opérations, les courtiers et le leader du marché concernant leur disponibilitéFournir un laissez-passer ou une validation de stationnement sur demandeGestion des fournisseurs et administrationGérer l'approvisionnement et l'entretien des fournitures et équipements de bureau (mobilier, équipement informatique, téléphones, services de collations, plantes, etc.), via Workday, les services d'approvisionnement ou des fournisseurs externesSaisir les nouveaux fournisseurs locaux dans Workday et nettoyer les données, au besoinGestion des appelsRépondre et filtrer tous les appels entrants pour deux bureaux et transmettre les messagesCommuniquer des informations générales sur l'entrepriseCollaborer avec le personnel des opérations, les courtiers et le leader du marchéTraiter certains appels avec discrétion, à la demande du personnel des opérations,



des courtiers ou du directeur principalAutres tâches administrativesCollaborer avec le gestionnaire des opérations sur les questions de continuité des activitésAider à l'intégration des nouveaux employésCommander des cartes professionnellesPréparer des documents (révision, impression, reliure)Effectuer toute autre tâche connexeSupérieur hiérarchiqueLe poste relève du gestionnaire des opérations.Indicateurs de performanceLe rôle sera évalué selon :La gestion des coûts par rapport au budget, en limitant les écarts au minimumUne attitude positiveLe professionnalismeL'efficacité et la fiabilitéL'organisationLe service à la clientèle et les aptitudes relationnellesLe respect des délais et la réactivité aux demandes, ainsi que la résolution de conflitsFormation et expérience requisesDiplôme collégial préféréBilingue français/anglais, avec compétences de base en traduction un atoutExcellentes compétences en communication écrite et orale dans les deux languesMinimum de 2 à 4 ans d'expérience en soutien administratifExpérience à la réception un atoutCompétencesCapacité à suivre des instructions et des procéduresCapacité à interagir et communiquer efficacement avec tous les niveaux du personnel et de la directionExcellentes aptitudes de communication écrite et oraleSolides compétences avec la suite Microsoft Office; connaissance de Workdayun atoutBonne connaissance des tâches administratives de bureauBon jugement, tact et discrétionKey responsibilitiesOffice OperationsProvide administrative support duties for Market Leader, and/or other department leaders-Enter expense reportsComplete routine/correspondence, enter data, print letters, print labels, create form letters, format documents, and input dataSupport mail room operations (i.E., mail sorting, postage machine, fax and copy machines)Assist in planning and coordination of basic travel arrangementsOrganize and assist internal meetings and events as requiredCoordinate catering, conference room space, invitations, and other event planning activities as neededEnsure company policies are followedSupport document translations (English to French)Greet / Direct All VisitorsManage front desk by providing building access (when required) and notifying the employees that client, vendor or job candidate has arrivedCommunicate with operations staff, brokers, and Market Leader regarding their availabilityProvide parking pass/validation per requestVendor Management / AdministrationManage purchasing and maintenance of office supplies and office equipment (i.E., furniture, IT equipment, telephones, snack services, plants, etc.) by ordering through Workday, procurement,



or outside vendorEnter all new local vendors into Workday and cleanse data, if requiredManage PhonesAnswer and screen all incoming calls and relay messages for 2 officesCommunicate general company informationCommunicate with operations staff, fee-earners, and Market LeaderHandle calls with discretion per the request of the operations staff, fee-earners, and Managing PrincipalOther Administrative DutiesWork with Operations Manager on business continuity issuesAssistance with onboarding new employeesOrder business cardsDocument preparation (review, print, bind)Other duties as assignedReporting relationship- Role will report to the following:Operations ManagerMetricsRole will be evaluated on the following:Management of costs to budget, keeping variances to a minimumPositive attitudeProfessionalismEfficiency and dependabilityOrganizationCustomer service and people skillsTimeliness and responsiveness to requests and conflict resolutionBACKGROUND AND EXPERIENCE-Demonstrated experience should include:College degree preferredBilingual French/English, basic English-French translation skills an assetVery good written and oral communication skills in both languagesA minimum of 2-4 years of administrative support experienceFront desk experience a plusCompetenciesAbility to follow instructions and proceduresAbility to deal and communicate effectively with all levels of staff and managementStrong written and oral skillsStrong Microsoft Office Suite skills, Workday knowledge an assetKnowledge of office administrative dutiesGood judgment, tact and discretionLe français est la langue principale de travail chez Cushman & Wakefield Québec. Le poste exige une excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit.La rémunération offerte au candidat retenu dépendra de plusieurs facteurs, notamment si le poste est régi par une convention collective, la région géographique où le travail sera effectué, les taux du marché dans cette région ainsi que l'expérience et les qualifications du candidat.L'entreprise ne versera pas une rémunération inférieure au salaire minimum pour ce poste.Cushman & Wakefield is committed to equity in employment and our goal is to have a diverse, inclusive, and barrier-free workplace. If you are a person with a disability and need the job posting in an alternative format or any other accessible accommodations during the hiring process, please email your request to [email protected]. Please refer to the job title and job location when you contact us.Cushman & Wakefield s'engage à respecter l'équité en matière d'emploi. Notre objectif est d'offrir un milieu de travail diversifié, inclusif et exempt d'obstacles. Si vous êtes une personne handicapée et que vous avez besoin de recevoir l'offre d'emploi dans un autre format ou d'accéder à toute autre mesure d'adaptation au cours du processus d'embauche, veuillez soumettre votre demande par courriel à [email protected]. Veuillez mentionner le titre de poste et le lieu de travail au moment de communiquer avec nous.INCO: "Cushman & Wakefield"

📌 Coordonnateur(Trice) De Bureau / Office Coordinator (Contrat/Contract)
🏢 Cushman & Wakefield
📍 Montreal