SOMMAIRE DU POSTE

Sous la responsabilité du-de la supérieur-e immédiat-e, l’adjoint-e administratif-ve cumule les tâches de l’accueil des personnes, de la gestion des documents et de la saisie des textes reliées au secrétariat général et est responsable des opérations financières courantes de l’organisation.

- Responsable de l’accueil des personnes
- Responsable de la gestion des documents et de la saisie des textes
- Responsable des opérations financières courantes de l’organisation.

TÂCHES PRINCIPALES 1.RESPONSABLE DES OPÉRATIONS FINANCIÈRES COURANTES

- Tenir à jour les registres comptables de l’organisme
- Effectuer l’entrée de données courantes :
- Paiement des factures et ventilation par projet
- Déductions à la source (DAS)
- Ajout/modification de fournisseurs et employés
- Gestion de la paie (import/export)
- Production des rapports fiscaux
- Effectuer les ajouts/modifications au plan comptable
- Réaliser les conciliations bancaires et fins de mois
- Balancer les petites caisses (mensuellement)
- Préparer et effectuer les dépôts
- Appuyer la direction générale dans la planification des budgets opérationnels

2.RESPONSABLE DE L’ACCUEIL DES PERSONNES
- Accueillir les personnes qui se présentent au bureau, les diriger vers la personne ou le service approprié et donner des renseignements d’ordre général.
- Répondre aux appels, les filtrer ou les acheminer, prendre les messages et fournir les renseignements demandés.

3.RESPONSABLE DE LA GESTION DES DOCUMENTS ET DE LA SAISIE DE TEXTES
- Rédiger, modifier, saisir et corriger les lettres, les rapports, les soumissions, les étiquettes, les procès-verbaux, les extraits de résolutions et autres documents pertinents.
- Photocopier, distribuer, numériser et classer des documents, maintenir les dossiers à jour et les diffuser aux employé-e-s concerné-e-s.
- Veiller au classement des documents et des rapports en respect du calendrier d’archivage (selon les exigences gouvernementales).
- Préparer et envoyer le courrier par la poste, par courriel et par télécopieur.




- Commander et maintenir à jour les fournitures de bureau (feuilles, stylos, encre pour imprimantes, etc.)
- Participer activement aux réunions d’équipe

QUALIFICATION REQUISES SCOLARITÉ DEP ou DEC en bureautique et administration ou toute autre combinaison de formations jugées pertinentes.

EXPÉRIENCES

Expériences pertinentes dans le domaine du secrétariat et de la comptabilité.

CONNAISSANCES

- Bonne communication.
- Bonne connaissance avec le logiciel comptable SAGE 50.(EXIGÉ)
- Bonne connaissance des outils informatiques, soit des logiciels MS Office, Word, Excel, Powerpoint, et autres système comptable
- Excellente connaissance du français écrit (français au bureau) et parlé.
- L’anglais sera un atout.

QUALITÉS PERSONNELLES : Personne polyvalente, autonome, ordonnée, diplomate, débrouillarde, bonne capacité d’adaptation, de concentration, d’analyse et d’écoute. Facilité à travailler en équipe, flexible, capacité à organiser et planifier, savoir s’exprimer oralement et par écrit, être discrète et avoir la capacité de travailler sous pression.

CONDITIONS DE TRAVAIL

- Poste à temps partiel : 4 jours par semaine
- Horaire flexible et variable, selon vos disponibilités et les besoins de l’organisme
- Salaire selon l’expérience : à discuter
- Environnement de travail chaleureux et collaboratif

« Vous pouvez soumettre votre candidature directement ou par l’intermédiaire d’un centre d’emploi de votre région. » Entrée en poste : Plus tôt possible

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ABOUT US The Maison de la Famille de Bois-des-Filion is a welcoming place for meeting, support, and sharing that offers a variety of services, activities, and workshops for children, parents, and individuals.

Our mission is to promote family well-being by breaking isolation and fostering lasting connections within the community.

We are seeking a part-time Administrative Assistant to support the financial and administrative management of our organization.

Under the supervision of the Executive Director, the successful candidate will play a key role in bookkeeping and administrative organization.

MAIN RESPONSIBILITIES

- Maintain the organization’s accounting records
- Perform daily data entry, including:
- Payment of invoices and allocation by project
- Source deductions (DAS)
- Adding/modifying suppliers and employees
- Payroll management (import/export)
- Preparation of tax reports
- Update and modify the chart of accounts as needed
- Complete bank and month-end reconciliations
- Balance petty cash (monthly)
- Prepare and make deposits
- Support the Executive Director in the planning of operational budgets
- Perform other related administrative tasks as required

QUALIFICATIONS AND SKILLS

- Education or relevant experience in accounting or administration
- Proficiency with Sage Business Cloud or Sage 50 (an asset)
- Proficiency with Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, etc.)
- Strong attention to detail, organization, and autonomy
- Interest in working in the community sector

WORKING CONDITIONS

- Part-time position: 4 days per week
- Flexible and variable schedule, according to your availability and the organization’s needs
- Salary: Based on experience (to be discussed)
- Warm, collaborative, and supportive work setting
- Start date: As soon as possible

“You may submit your application directly or through an employment center in your region.” Type d'emploi : Temps plein

Rémunération : à partir de 22,04$ par heure

Avantages

- Heures d'arrivée et de départ flexibles

Lieu du poste : En présentiel

📌 Adjoint(e) administrative - Comptabilité (Bois-des-Filion)
🏢 La Maison de la famille de Bois-des-Filion
📍 Bois-des-Filion