Job Title

Exam Delivery Coordinator

TMCE - Exam Delivery

1 Permanent and 2 Temporary for 10 months and 24 months

Position type - Backfill

Detailed Description

Today, the Royal College has over 55,000 members and the vision remains to advance the learning for specialist physicians to deliver the best health care for all.

The Royal

College partners and collaborates to lead the evolution of specialty medical education and standards; support specialist physicians, learners and teams to continuously improve; and advocate for excellence in specialty medicine by supporting innovation, well-being, equity and person-centered care. We are a national, nonprofit organization established in 1929 by a special Act of Parliament to oversee the medical education of specialists in Canada.

Reporting to the Team Lead, Exam Delivery, the Exam Delivery Coordinator is responsible for the logistical planning and execution of assigned written and applied examinations. This role requires the ability to make rapid, informed decisions during live examinations to resolve unexpected issues and ensure uninterrupted delivery of high-stakes exams.

Here’s an insight into your typical day to day:

- Coordinates all details required to deliver examinations to ensure a smooth flow during live exams. Acts as a primary point of contact on all activities taking place for each assigned written examination site across the country.
- Identifies and troubleshoots any logistical or delivery platform issues arising during examinations. Implements approved solutions independently. Escalates to the Manager and Team Lead on an as needed basis.
- Plans and executes all logistics and platform tasks related to testing accommodations for approved candidates. Includes but is not limited to circuit planning, addressing exam day questions or concerns and escorting candidates as needed.
- Creates and delivers instructions and messages, completes incident reports, and oversees candidate registrations in person.
- Provides guidance and direction to third party exam support personnel (including invigilation team), and seasonal employees and/or other contractors at the College and at off-site venues as needed to ensure College standards are met on exam day.
- Travels to exam sites to coordinate and oversee set up of exam rooms and exam hardware, leads Examiners in content checks on First Meeting Day.
- Provides logistical support specifically related to candidates including, but not limited to, exam accommodation, candidate orientation and sequestering and emergency escalation planning.
- Oversees the shipping and receiving of exam-related materials, manages inventory levels, and maintains a strong working relationship with our shipping partner to ensure timely and secure delivery of supplies.
- Obtains certification and performs Royal College Emergency Warden duties
- Performs testing of new risr/assess functionality with limited or no guidelines and determines creative solutions for executing relevant tasks that are impacted by system “bugs.”
- Collates and verifies information (via email and in-person) regarding applicable content and user scheduling for exam delivery.
- Contributes to the creation and maintenance of accurate procedure and training documents on exam delivery coordinator tasks as they pertain to exam creation and delivery in the risr/assess platform
- Prepares Candidate and Examiner allocations and creates exams in risr/assess using candidate lists, exam content from production, the timetable and logistical data.
- Grants and monitors users’ access to exams in risr/assess, and their progress during exam administration
- Performs quality assurance reviews of exams for the purpose of ensuring data accuracy and proper exam administration prior to exam delivery.
- Troubleshoots live exam issues; analyzes problems and makes informed, solution-focused recommendations.

Does this sound like you?
- Level of education, training and experience equivalent to a College Diploma in Business Administration, Meetings and Events Planning or related field.
- 3 years of directly related experience in a medical or educational workplace or in event planning.
- 3 years of experience in exam administration or delivery will be an asset
- Intermediate computer software skills required in Word, Excel, Outlook, experienced using databases. Able to identify and learn new programs and software skills.
- Experience with event management software such as User Service Information (USI) is an asset.
- Bilingualism required

How to get noticed?





Please apply through our UKG recruitment platform with your résumé, covering letter and salary expectations by October 07, 2026.

The Royal College invites applications from all qualified applicants. The Royal College is strongly committed to employment equity and diversity in the workplace and encourages applications from Black, racialized/visible minorities, Indigenous/Aboriginal people, women, persons with disabilities, and 2SLGBTQQIA+ persons.

We sincerely thank all applicants for their interest; however, we will only contact those under consideration. An eligibility list may be established for similar positions of various tenures. The list will be retained for a maximum period of 18 months.

The Royal College supports a hybrid work environment which includes a combination of working both onsite in Ottawa and from home.

The Royal College will provide support in its recruitment processes for applicants with disabilities, including accommodation that considers an applicant’s accessibility needs. If you require accommodations during the interview process, please contact [email protected]

Please note that the job advertisement will no longer be available once the position has closed.

Annual Salary

Band 4 - Salary ranges from $51,617.00 to $64,573.00

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Titre du poste

Coordonnatrice ou coordonnateur de la prestation des examens

Centre d’évaluation McLaughlin (CEM) – Prestation des examens

1 poste permanent et 2 postes temporaires (pour 10 mois et 24 mois)

Type de poste – Remplacement

Description détaillée

Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada compte aujourd’hui plus de 55 000 membres, mais sa vision reste la même : faire progresser l’apprentissage des médecins spécialistes pour offrir les meilleurs soins de santé à toute la population. De façon concertée et en partenariat, il dirige l’évolution de la formation médicale spécialisée et des normes dans ce domaine, et contribue ainsi à l’amélioration constante des médecins spécialistes, de la communauté apprenante et des équipes professionnelles. En outre, son appui à l’innovation, au bien-être, à l’équité et aux soins centrés sur la personne reflète son engagement à l’égard de l’excellence en médecine spécialisée.

Le Collège royal est un organisme sans but lucratif d’envergure nationale créé en 1929 en vertu d’une loi spéciale du Parlement dans le but d’encadrer la formation médicale des spécialistes au Canada.

Relevant de la ou du chef d’équipe de la prestation des examens, vous serez responsable de la planification logistique et de la prestation des examens écrits et appliqués. Ce rôle exige une capacité à prendre des décisions rapides et éclairées pendant la prestation des examens afin de résoudre tout problème pouvant survenir et de veiller au bon déroulement d’examens à enjeux élevés.

Aperçu de votre rôle au quotidien

- Coordonner tous les détails nécessaires à la prestation des examens afin d’en assurer le bon déroulement. Jouer le rôle de personne-ressource pour toutes les activités prévues dans tous les centres au pays où se dérouleront les examens qui vous sont assignés.
- Repérer et résoudre les problèmes de logistique ou touchant la plateforme virtuelle pouvant survenir pendant les examens. Mettre en œuvre les solutions approuvées de manière autonome. Faire monter le problème à sa hiérarchie (gestionnaire ou chef d’équipe), au besoin.
- Planifier et exécuter toutes les tâches logistiques et liées à la plateforme découlant des mesures d’adaptation mises en place pour les demandes approuvées (p. ex. planifier le circuit, gérer les questions ou préoccupations le jour de l’examen ou escorter les candidates et candidats, au besoin).
- Préparer et communiquer les instructions et les messages, remplir les rapports d’incident et superviser l’inscription aux examens en personne.
- Fournir des conseils et des directives au personnel de soutien externe (y compris l’équipe de surveillance) et au personnel saisonnier,



ainsi qu’à tout autre service externe au Collège royal et aux centres d’examen afin de veiller au respect des normes le jour de l’examen.
- Se rendre aux centres d’examen pour coordonner et superviser la mise en place des salles et du matériel d’examen, et accompagner les examinatrices et examinateurs dans la vérification du contenu lors de la première journée de réunion.
- Offrir du soutien logistique aux personnes candidates, notamment : mesures d’adaptation lors des examens, orientation et isolement des candidates et candidats et planification des mesures d’urgence.
- Voir à l’expédition et à la réception du matériel d’examen, gérer les niveaux de stock et entretenir une relation de travail étroite avec notre partenaire d’expédition afin d’assurer la livraison sécuritaire et en temps opportun des fournitures.
- Obtenir la certification d’agente ou agent de secours du Collège royal et exécuter les tâches afférentes.
- Tester les nouvelles fonctionnalités de l’application risr/assess de façon autonome ou avec peu d’encadrement et trouver des solutions créatives pour assurer l’exécution des tâches touchées par les bogues du système.
- Compiler et vérifier les renseignements (par courriel et en personne) concernant le contenu applicable et l’horaire des utilisatrices et utilisateurs pour la prestation des examens.
- Contribuer à la création et à la mise à jour de procédures et de documents de formation portant sur les tâches de coordination de la prestation des examens en ce qui a trait à l’élaboration des examens et à leur prestation dans la plateforme risr/assess.
- Planifier la répartition des personnes candidates et des examinatrices et examinateurs et créer les examens dans risr/assess à l’aide de la liste de personnes candidates, du contenu des examens obtenu de l’équipe de production, de l’horaire et des données logistiques.
- Donner accès aux examens aux utilisatrices et utilisateurs, et surveiller leur accès et leur progression pendant la tenue de l’examen.
- Réaliser des contrôles de la qualité des examens dans le but d’assurer l’exactitude des données et le bon déroulement des examens en prévision de leur tenue.
- Résoudre les problèmes qui surviennent le jour de l’examen; analyser les problèmes et formuler des recommandations éclairées et axées sur les solutions.

Ce profil vous correspond?
- Formation et expérience équivalentes à un diplôme collégial en administration des affaires, en planification d’événements et de réunions ou dans un domaine connexe.
- Trois années d’expérience directement liée au poste dans un milieu de médecine, d’éducation ou de planification d’événements.
- Trois années d’expérience en prestation d’examens, un atout.
- Connaissance intermédiaire des logiciels Word, Excel et Outlook, et expérience des bases de données. Aptitude à identifier de nouveaux programmes et à développer de nouvelles habiletés informatiques.
- Expérience avec des logiciels de gestion d’événements, comme USI, un atout.
- Bilinguisme requis.

Pour postuler

Veuillez poser votre candidature dans la plateforme de recrutement UKG, et joindre votre curriculum vitæ, une lettre de motivation et vos attentes salariales d’ici le xx mars 2026.

Le Collège royal invite toutes les personnes qualifiées à postuler. Fermement engagé à l’égard de l’équité en matière d’emploi et de la diversité en milieu de travail, il encourage les personnes noires, autochtones ou appartenant à un groupe ethnique particulier, les femmes, ainsi que les personnes handicapées et 2SLGBTQQIA+ à poser leur candidature.

Nous remercions toutes les personnes qui manifestent leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu’avec celles dont la candidature aura été retenue. Une liste d’admissibilité pourrait être établie afin de pourvoir des postes similaires de durées diverses. La liste sera conservée pendant 18 mois.

Le Collège royal favorise un mode de travail hybride, combinant le travail sur place à Ottawa et le travail à domicile.

Le Collège royal apportera son soutien aux personnes handicapées dans le cadre de ses processus de recrutement, notamment en proposant des mesures d’adaptation qui tiennent compte de leurs besoins en matière d’accessibilité. Si vous souhaitez vous en prévaloir, communiquez avec nous à l’adresse [email protected].

Veuillez noter qu’il ne sera plus possible de consulter cette offre d’emploi une fois que le poste sera pourvu.

Salaire annuel

Échelon 4 – Salaire de 51 617 $ à 64 573 $

📌 Exam Delivery Coordinator (Ottawa)
🏢 Royal College of Physicians and Surgeons of Canada
📍 Ottawa