Job Summary

We are seeking an energetic and detail-oriented Logistics Coordinator to join our dynamic supply chain team. In this pivotal role, you will oversee the coordination of warehouse distribution, transportation management, and order fulfillment processes to ensure seamless operations. Your proactive approach will help optimize inventory flow, improve processes, and support efficient sourcing and procurement activities.

This position offers an exciting opportunity to contribute to a fast-paced environment where your skills in data analysis, process improvement, and supply chain management will drive success.

Duties

- Responsible for coordinating inbounds/outbounds from our Montreal warehouse
- Load Board Experience and previously booking loads is preferred
- Efficiently match available freight loads with available carrier options
- Build and track freight loads (FTL and LTL) in the Company’s Transportation Management System (TMS)
- Build and track freight loads (export and import containers) in the Company’s Transportation Management System (TMS) and terminals website
- Optimal tracking and planning of shipments to avoid extra charges for customers by meeting the LFDs for imports and the ERDs and cut-offs for exports
- Create receptions and picking in the Warehouse Management System
- Manage daily shipment activities, resolving issues to ensure pickup and delivery is on time
- Warehouse door management
- Negotiate with carriers on rates
- Communicate regularly with customers to build long-term, trusted partnerships.
- Negotiate pricing and prepare quotes for clients
- Dispatch drayage, linehaul and check with the warehouse for planning
- Maximize brokerage coverage by developing and maintaining excellent relationships with clients and suppliers
- Data entry into transportation software & systems and Warehouse Management System
- Processes and closes load confirmations for invoicing and order entry
- Administers customs paperwork & requests for the release of cargo from customs in the customs system
- Verify and troubleshoot any issues in shipping or customs documentation including, but not limited to, PODs, BOL and Customs Brokers, to make sure shipments and processes are followed
- Update customers in a timely manner to ensure loads are delivered on time
- Tracks, trace, and updates the customer on the status of their shipments while keeping accurate records of relevant activities
- Collaborate and communicate with all parties involved in the shipment and receipt of products about information related to the shipment
- Communicate with carriers and customers to resolve any discrepancies in billing or the shipment
- Bill loads on the Transportation Management System and Warehouse Management System
- Update invoices and proof of deliveries to customers as required
- Identify problems proactively and develop creative and productive solutions
- Provides after-hours assistance as required

Requirements

- Ability to independently handle multiple projects.
- Ability to work both independently and within a team.
- Exceptional multitasking skills and able to work in a fast-paced environment
- Strong communication skills, both written and verbal, problem solving
- Ability to work well under pressure and meet deadlines
- Excellent interpersonal skills and emotional intelligence Self-starter with good judgment
- Accountable for results, strives to meet and exceed expectations
- Extremely organized and detail oriented.




- Time management/prioritization and follow-up skills Self-starter with good judgment
- Accountable for results, strives to meet and exceed expectations
- Experience with cross border shipping requirements.

An opportunity has arisen to fill a vacant role in our organization. This recruitment process may involve the use of automated decision-support tools, including artificial intelligence, to assist in screening candidates.

Disclaimer: The above describes the general responsibilities, required knowledge and skills. Please keep in mind that other duties may be added, or this description may be amended at any time.

French:

Résumé du poste:

Nous sommes à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) logistique dynamique, énergique et soucieux(se) du détail pour se joindre à notre équipe de gestion de la chaîne d’approvisionnement. Dans ce rôle clé, vous serez responsable de la coordination des activités de distribution en entrepôt, de la gestion du transport et des processus d’exécution des commandes afin d’assurer le bon déroulement des opérations.

Grâce à votre approche proactive, vous contribuerez à optimiser les flux d’inventaire, à améliorer les processus opérationnels et à soutenir efficacement les activités d’approvisionnement et d’achats. Ce poste représente une excellente occasion de mettre vos compétences en analyse de données, en amélioration continue et en gestion de la chaîne d’approvisionnement au service d’un environnement dynamique où votre contribution aura un impact direct sur le succès de l’organisation.

Fonctions

- Responsable de la coordination des entrées et sorties de notre entrepôt de Montréal
- Une expérience dans le domaine des Load Board et booking de chargements est préférable
- Assurer de manière efficace la correspondance entre les chargements disponibles et les options de transport disponibles
- Créer et suivre les chargements (FTL et LTL) dans le système de gestion des transports de l'entreprise (TMS)
- Créer et suivre les chargements (conteneurs d'exportation et d'importation) dans le système de gestion des transports (TMS) de l'entreprise et sur le site web des terminaux
- Assurer un suivi et une planification optimaux des expéditions afin d'éviter des frais supplémentaires pour les clients en respectant les LFD pour les importations et les ERD et Cut offs pour les exportations
- Créer des réceptions et des pickings dans le système de gestion d'entrepôt
- Gérer les activités quotidiennes d'expédition, résoudre les problèmes pour garantir que l'enlèvement et la livraison se font dans les délais
- Gérer les portes de l'entrepôt
- Négocier les tarifs avec les transporteurs
- Communiquer régulièrement avec les clients afin d'établir des partenariats de confiance à long terme.
- Négocier les prix et préparer les devis pour les clients
- Dispatcher le transport routier, le linehaul et vérifier avec l'entrepôt pour la planification
- Maximiser le brokerage coverage en développant et en entretenant d'excellentes relations avec les clients et les fournisseurs




- Saisir les données dans les logiciels et systèmes de transport et dans le système de gestion d'entrepôt
- Traiter et clôturer les confirmations de chargement pour la facturation et la saisie des commandes
- Gérer les formalités douanières et les demandes de dédouanement des marchandises dans le système douanier
- Vérifier et résoudre tout problème lié aux documents d'expédition ou de dédouanement, notamment, mais sans s'y limiter, les accusés de réception (POD), les lettres de transport (BOL) et les déclarations des courtiers en douane, afin de s'assurer que les expéditions et les procédures sont bien respectées
- Informer les clients en temps utile afin de garantir la livraison des chargements dans les délais
- Assure le suivi et la traçabilité des expéditions, et tient le client informé de leur statut, tout en conservant des registres précis des activités concernées
- Collaborer et communiquer avec toutes les parties impliquées dans l'expédition et la réception des produits au sujet des informations relatives à l'expédition
- Communiquer avec les transporteurs et les clients afin de résoudre tout problème lié à la facturation ou à l'expédition
- Facturer les chargements dans le système de gestion des transports et le système de gestion des entrepôts
- Mettre à jour les factures et les bons de livraison destinés aux clients, selon les besoins
- Identifier les problèmes de manière proactive et élaborer des solutions créatives et efficaces
- Fournir une assistance après les heures de bureau, si nécessaire

Exigences:

- Capacité à gérer plusieurs projets de manière autonome.
- Capacité à travailler aussi bien de manière autonome qu'au sein d'une équipe.
- Excellentes capacités à mener plusieurs tâches à la fois et à travailler dans un environnement dynamique.
- Excellentes compétences en communication, tant à l'écrit qu'à l'oral.
- Excellentes compétences en communication, tant à l'écrit qu'à l'oral, et capacité à résoudre les problèmes
- Capacité à bien travailler sous pression et à respecter les délais.
- Excellentes compétences interpersonnelles et intelligence émotionnelle. Esprit d'initiative et bon jugement.
- Responsable des résultats, soucieux de répondre aux attentes et de les dépasser.
- Très organisé(e) et soucieux(se) du détail.
- Compétences en matière de gestion du temps, de hiérarchisation des priorités et de suivi. Esprit d'initiative et bon jugement.
- Compétences en gestion du temps, en hiérarchisation des priorités et en suivi ; esprit d'initiative et bon jugement
- Responsable des résultats, s'efforce de répondre aux attentes et de les dépasser
- Expérience des exigences en matière d'expéditions transfrontalières
- Sens aigu de l'urgence et capacité à anticiper les problèmes potentiels

Une occasion s’est présentée pour pourvoir un poste vacant au sein de notre organisation. Dans le cadre de ce processus de recrutement, des outils automatisés d’aide à la décision, y compris l’intelligence artificielle, peuvent être utilisés pour soutenir l’évaluation et la présélection des candidatures.

Avis de non-responsabilité: La présente description de poste vise à décrire les responsabilités générales ainsi que les connaissances et compétences requises pour le poste. Veuillez noter que d’autres tâches peuvent être ajoutées et que cette description peut être modifiée en tout temps selon les besoins de l’organisation.

Pay: From $50,000.00 per year

Work Location: In person

📌 Logistics Coordinator (Montreal)
🏢 Proactive Supply Chain Group
📍 Montreal