Operations Assistant | GridBank

Hybrid – Must be located in Montreal

Salary: Up to $50,000 based on experience

FR TO FOLLOW

About GridBank

GridBank is a Montreal-based startup building a platform for authentic, mobile-shot UGC content.

Our platform enables people to upload everyday video content, have it verified, and make it available through a subscription library used by brands, media companies, enterprises, and other teams that need authentic video at scale.

Behind the scenes, we build the technology and operational systems required to manage content verification, moderation, authenticity, fraud prevention, and content quality at scale.

About the Role

We’re looking for an Operations Assistant to help keep the day-to-day moving across GridBank.

This is a broad, hands-on role supporting our customer and creator operations, along with the systems, processes, and coordination behind them.

Some days that might mean responding to support requests or helping manage moderation queues. Other days, you might update an SOP, organize documentation, coordinate follow-ups, support an admin workflow, or help improve a recurring process.

You’ll work across different parts of the business, making this a strong fit for someone early in their career who wants hands-on exposure to how a growing startup operates.

What You’ll Work On

Customer + Creator Support

- Help manage customer and creator support requests.
- Respond to routine admin and billing inquiries, including subscriptions, invoices, account requests, refunds or credits where applicable, and creator admin support.
- Maintain support templates and SOP/FAQ documentation.
- Identify recurring issues and flag opportunities to improve processes, documentation, or the product experience.

Creator Operations

- Support creator-facing operational workflows.
- Help manage community moderation, including triage, tagging, escalation, and queue management.
- Support social media scheduling and publishing as needed.
- Flag recurring creator ops issues that create bottlenecks or confusion.

Processes + SOPs

- Create, maintain, and improve SOPs, checklists, templates, and recurring workflows.
- Help implement new operational processes and systems.
- Test workflows, identify friction points, and suggest improvements.

Admin + Coordination

- Support day-to-day execution across teams.
- Coordinate scheduling, meetings, follow-ups, and reminders.
- Keep documents, templates, trackers, and folders organized.
- Support task and deadline tracking across projects.
- Help coordinate grants and admin, including collecting information, organizing documentation, and tracking deadlines.
- Support finance/admin workflows, including vendor coordination, receipts, documentation, trackers, and preparing items for review.
- Occasionally support local Montreal logistics, including pickups, drop-offs, errands, or other in-person coordination.

What We’re Looking For

You don’t need years of operations experience. We’re looking for someone organized, reliable, curious, and comfortable learning as they go.

You’ll likely be a valuable fit if you:

- Have strong organization and follow-through.
- Pay attention to the details that keep work moving.
- Communicate clearly and use good judgment with customers, creators, and teammates.
- Are comfortable working across inboxes, documents, trackers, SOPs, and internal tools.




- Can follow a process while noticing when something is unclear, inefficient, or could work better.
- Are comfortable switching between recurring work and changing priorities in a fast-moving startup.

Schedule

This is a full-time position requiring a minimum of 32 hours per week.

We’re open to candidates who are currently studying, provided they can meet the required weekly hours and already meet the education requirements of the NRC IRAP Youth Employment Program.

NRC IRAP Funding Eligibility

This position is being hired with support from the National Research Council of Canada Industrial Research Assistance Program (NRC IRAP) Youth Employment Program.

The successful candidate must meet all program eligibility requirements at the start of employment.

You may currently be enrolled in school and still be eligible, provided you have already completed an eligible post-secondary program.

For example, someone currently attending university who has already graduated from CEGEP may still qualify.

Assistant·e aux opérations | GridBank

Hybride – Doit être basé·e à Montréal

Salaire : jusqu’à 50 000 $ selon l’expérience

À propos de GridBank

GridBank est une startup montréalaise qui développe une plateforme de contenu UGC authentique filmé sur mobile.

Notre plateforme permet aux utilisateurs de téléverser des vidéos du quotidien, de les faire vérifier, puis de les rendre disponibles dans une bibliothèque par abonnement utilisée par des marques, des médias, des entreprises et d’autres équipes qui ont besoin de contenu vidéo authentique à grande échelle.

En coulisses, nous bâtissons la technologie et les systèmes opérationnels nécessaires pour gérer la vérification, la modération, l’authenticité, la prévention de la fraude et la qualité du contenu à grande échelle.

À propos du poste

Nous cherchons un·e assistant·e aux opérations pour contribuer au bon déroulement des activités quotidiennes chez GridBank.

Il s’agit d’un rôle large et concret où vous soutiendrez nos opérations clients et créateurs, ainsi que les systèmes, processus et activités de coordination qui les appuient.

Certaines journées pourraient être consacrées aux demandes de soutien ou aux files de modération. D’autres pourraient inclure la mise à jour d’une SOP, l’organisation de documentation, la coordination de suivis, le soutien d’un processus administratif ou l’amélioration d’un processus récurrent.

Vous toucherez à plusieurs aspects de l’entreprise, ce qui en fait un excellent poste pour une personne en début de carrière qui souhaite comprendre concrètement le fonctionnement d’une startup en croissance.

Ce sur quoi vous travaillerez

Soutien aux clients + créateurs

- Aider à gérer les demandes de soutien des clients et des créateurs.
- Répondre aux demandes courantes d’administration et de facturation, notamment les abonnements, factures, comptes, remboursements ou crédits lorsque applicable, ainsi que le soutien administratif aux créateurs.




- Maintenir les modèles de réponse et la documentation SOP/FAQ.
- Repérer les problèmes récurrents et signaler les occasions d’améliorer les processus, la documentation ou l’expérience produit.

Opérations créateurs

- Soutenir les processus opérationnels destinés aux créateurs.
- Aider à gérer la modération, notamment le triage, la catégorisation, l’escalade et la gestion des files.
- Soutenir la planification et la publication sur les réseaux sociaux au besoin.
- Signaler les enjeux récurrents qui créent des goulots d’étranglement ou de la confusion.

Processus + SOP

- Créer, maintenir et améliorer les SOP, listes de contrôle, modèles et processus récurrents.
- Aider à mettre en œuvre de nouveaux processus et systèmes opérationnels.
- Tester les processus, repérer les points de friction et proposer des améliorations.

Administration + coordination

- Soutenir l’exécution quotidienne entre différentes équipes.
- Coordonner les horaires, réunions, suivis et rappels.
- Garder les documents, modèles, suivis et dossiers bien organisés.
- Soutenir le suivi des tâches et des échéances.
- Contribuer à la coordination des subventions et tâches administratives, notamment la collecte d’information, l’organisation de la documentation et le suivi des échéances.
- Soutenir les processus financiers et administratifs, notamment la coordination avec les fournisseurs, les reçus, la documentation, les suivis internes et la préparation d’éléments pour révision.
- Fournir occasionnellement un soutien logistique local à Montréal, notamment pour des cueillettes, livraisons, courses ou autres tâches nécessitant une présence sur place.

Ce que nous recherchons

Vous n’avez pas besoin de plusieurs années d’expérience en opérations. Nous cherchons surtout une personne organisée, fiable, curieuse et à l’aise d’apprendre.

Vous pourriez être un bon fit si vous:

- Avez un excellent sens de l’organisation et un bon suivi.
- Portez attention aux détails qui permettent au travail d’avancer.
- Communiquez clairement et faites preuve de bon jugement.
- Êtes à l’aise avec les boîtes de réception, documents, suivis, SOP et outils internes.
- Savez suivre un processus tout en remarquant lorsqu’un élément est flou, inefficace ou pourrait être amélioré.
- Êtes à l’aise de passer de tâches récurrentes à des priorités changeantes dans une startup qui évolue rapidement.

Horaire

Il s’agit d’un poste à temps plein exigeant un minimum de 32 heures par semaine.

Nous sommes ouverts aux personnes actuellement aux études, à condition qu’elles puissent respecter le nombre d’heures requis et qu’elles répondent déjà aux exigences de scolarité du Programme emploi jeunesse du PARI CNRC.

Admissibilité au financement du PARI CNRC

Ce poste est offert avec le soutien du Programme emploi jeunesse du Programme d’aide à la recherche industrielle du Conseil national de recherches du Canada (PARI CNRC).

La personne retenue doit répondre à tous les critères d’admissibilité du programme au début de son emploi.

Vous pouvez être actuellement aux études et quand même être admissible, à condition d’avoir déjà terminé un programme d’études postsecondaires admissible.

Par exemple, une personne actuellement à l’université qui a déjà obtenu son diplôme du cégep peut tout de même être admissible.

📌 Operations Assistant |Assistant·e aux Opérations (Quebec City)
🏢 GridBank
📍 Quebec City